emplois Secretaire Ehpad

Appel à candidatures pour le recrutement d’un(e) Secrétaire Général(e) en charge des relations institutionnelles

L’Association Saint-François d’Assise (ASFA) est une association loi 1901 à but non-lucratif fondée par Mme Louise Joséphine Samat en 1918. L’ASFA a pour but la prise en charge et l’accompagnement des personnes âgées en difficultés et/ou dépendantes, des enfants et adolescents atteints de pathologies chroniques, des enfants, adolescents et adultes en situation de handicap, et la formation de professionnels de santé. Gestionnaire de 14 établissements et services sanitaires, médico-sociaux et de formation,

Un hôpital d’enfants – 89 lits et places Activité : soins médicaux et réadaptation de l’enfant et de l’adolescent

Des établissements pour personnes âgées

 1 EHPAD – 80 lits dont 1 unité Alzheimer de 12 lits

 1 résidence retraite médicalisée – 80 lits dont 1 unité Alzheimer de 12 lits

Des établissements pour enfants, adultes dans le secteur Médico-social : Handicap  CAMSP : Centre d’action médico-social précoce – 146 places avec 3 annexes

 1 E DAP : Equipe de diagnostic autisme de proximité

 1 IME : Institut médico -éducatif – 80 places

 1 CEM : Centre d’éducation motrice – 100 places

 1 MAS : Maison d’accueil spécialisée – 57 places

 3 SESSAD : Services d’éducation spécialisée et de soins à domicile dont 1 pour déficience intellectuelle de 42 places, 1 pour l’aide sociale à l’enfance de 15 places et 1 pour déficience motrice de 36 places  2 SAMSAH : Service d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés dont 1 pour le polyhandicap de 15 places et 1 TSA (troubles du spectre de l’autisme de 15 places).

 Un pôle formation composé :

 d’un institut de formation d’auxiliaires de puériculture - 35 places

 d’une école de puéricultrices -20 places

 d’un institut régional de formation ergothérapie – 25 places

Les établissements sont situés dans l’Ouest, le Nord et L’Est

Le poste sera basé à Saint Denis au Siège de l’ASFA - 60 Rue Bertin Des déplacements sur tous les sites sont à prévoir

Type de contrat : CDI à temps complet

Date de prise de poste : à pourvoir le plus rapidement possible

Rémunération : selon la CCN51 et l’expérience

1.Positionnement au niveau de l’organigramme Intitulé :

Secrétaire Général Rattachement hiérarchique : Directeur Général

Statut : Cadre dirigeant – Convention collective FEHAP (CCN 51)

Organisation : Association loi 1901 – Établissement de santé

Effectif : Environ 700 salariés

Budget : Environ 60 M€

2. Missions principales

Le Secrétaire Général est le collaborateur direct du Directeur Général et intervient dans le cadre de la coordination, la structuration et la sécurisation des fonctions supports et transverses de l’association et des relations institutionnelles avec la gouvernance .

Il exerce ses missions en lien fonctionnel avec les directions suivantes :

 Direction des Finances

 Direction des Ressources Humaines

 Direction Qualité

 Direction du Patrimoine et services techniques

 Direction des Systèmes d’Information (DSI)

 Pôle Formation (responsable de service)

En lien transversal avec les directeurs d’établissements du médico-social, du sanitaire et avec toutes nouvelles directions qui seront créées

Les directeurs restent rattachés directement au Directeur Général et conservent un lien direct avec lui.

Le Secrétaire Général assure un rôle de coordination, de consolidation et de sécurisation des fonctions supports, en appui direct du Directeur Général.

Il contribue à la fiabilité des informations, à la bonne exécution des décisions et à la fluidité des interactions entre directions, le directeur général et la gouvernance .

3. Coordination des fonctions supports

 Assurer la coordination opérationnelle des directions supports et transverses

 Organiser les échanges et structurer les circuits d’information

 Veiller à la cohérence des actions entre directions

 Faciliter le traitement des sujets transversaux

4. Organisation et structuration des fonctions supports

 Harmoniser les pratiques entre directions

 Participer à la formalisation des procédures internes

 Mettre en place et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, reporting)

 Contribuer à l’amélioration continue des processus

5. Sécurisation et fiabilisation

 Veiller à la qualité, la cohérence et la fiabilité des informations produites

 Participer au contrôle interne et à la sécurisation des processus

 Identifier les risques opérationnels et les remonter au Directeur Général

 Contribuer à la conformité des activités supports

6. Préparation et consolidation des dossiers du Directeur Général

 Collecter et consolider les informations auprès des directions

 Préparer des notes de synthèse, analyses et supports d’aide à la décision

 Fiabiliser les données et documents transmis au Directeur Général

 Structurer les dossiers en fonction des priorités définies par le Directeur Général

7. Suivi de l’exécution des décisions

 Assurer le suivi opérationnel des décisions du Directeur Général

 Coordonner leur mise en œuvre entre les directions concernées

 Suivre l’avancement des actions et projets

 Identifier les écarts et alerter le Directeur Général

 Proposer des ajustements opérationnels si nécessaire

8. Appui opérationnel au Directeur Général

 Organiser et structurer les sujets à traiter

 Préparer les éléments nécessaires aux arbitrages du Directeur Général

 Assurer un rôle de coordination et de fluidification des informations

 Faciliter la prise de décision par la mise à disposition d’éléments consolidés

9. Continuité de fonctionnement (en l’absence du Directeur Général)

 Assurer la continuité des activités relevant des fonctions supports

 Coordonner les directions dans le cadre des délégations existantes

 Être un point de contact opérationnel pour les situations urgentes

 Rendre compte au Président sur tous les sujets

10. Lien avec la gouvernance

 Participe et prépare les dossiers pour les comités et les commissions

 Préparer les dossiers de travail de la gouvernance

 Organiser les séminaires de la gouvernance

 Elaborer les documents et organiser les réunions institutionnelles

11. COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

 Maîtrise des fonctions supports (RH, finances, qualité, SI, technique)

 Capacité d’analyse, de synthèse et de structuration de l’information

 Excellentes compétences rédactionnelles

 Maîtrise des outils de pilotage et de reporting

Compétences organisationnelles

 Coordination d’acteurs multiples

 Gestion des priorités  Suivi et pilotage de plans d’actions

 Capacité à structurer des processus  Forte implication dans le fonctionnement quotidien de l’organisation

 Interface régulière avec les directions supports et le Directeur Général

Qualités personnelles

 Rigueur et fiabilité

 Discrétion et confidentialité

 Sens de l’organisation

 Réactivité et sens des responsabilités

12. PROFIL RECHERCHÉ

 Formation supérieure (Master 2 ou équivalent) en gestion, droit, santé ou management

 Expérience confirmée dans des fonctions de coordination ou de direction support

 Expérience dans le secteur sanitaire ou médico-social appréciée

 Expérience dans des environnements complexes et multi-acteurs souhaitée

Afin de pourvoir étudier votre candidature merci de transmettre auprès de la Direction des Ressources Humaines sur recrutement@asfa.re, votre CV, votre lettre de motivation, votre pièce d’identité, votre diplôme, votre carte vitale ainsi que vos certificats de travail.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Lieu du poste : En présentiel