Évaluation des besoins en formation
Avant de créer un programme de formation ou de dispenser une formation, effectuez une évaluation des besoins pour identifier les connaissances et les compétences manquantes. Ce processus se déroule généralement au niveau de l’organisation, des métiers ou des individus. Pour une évaluation des besoins de l’organisation, déterminez les connaissances et les compétences dont votre entreprise a besoin pour rester compétitive.
Au niveau des métiers, vous recherchez les connaissances, compétences et aptitudes dont ont besoin les collaborateurs d’un groupe de postes particulier. L’évaluation individuelle se concentre sur la capacité d’un(e) seul(e) employé(e) à acquérir de nouvelles compétences ou à assumer des tâches supplémentaires. Quel que soit le type d’évaluation que vous effectuez, vous devrez certainement analyser un grand volume de données, et l’IA peut vous aider.
Dans l’apprentissage et le développement, l’intelligence artificielle peut être d’une aide précieuse, notamment, en identifiant les tendances cachées dans vos données RH. L’IA peut faciliter l’identification des lacunes de compétences et vous aider à déterminer la meilleure façon de les combler. Vous pouvez également utiliser l’IA pour répartir les collaborateurs en groupes en fonction du service, du niveau de compétence ou des années d’expérience. Cela facilite grandement l’évaluation de vos besoins de formation.
Développement de programmes de formation avec l’IA
Une fois que vous avez identifié vos besoins de formation, vous devez créer des programmes pour y répondre. Selon l’Association for Talent Development (en anglais), il faut en moyenne 48 heures pour développer un module de formation dirigée par un instructeur et 55 heures pour développer un module de formation en ligne ou virtuel. Si vous avez plusieurs modules à développer, un seul programme peut demander des mois de travail.
Les outils de formation d’entreprise basés sur l’IA réduisent considérablement le temps nécessaire à l’exécution de certaines tâches, accélérant ainsi le développement du programme.
Brainstorming
Si vous manquez d’idées, utilisez l’IA pour faire du brainstorming. C’est particulièrement utile pour les professionnel(le)s du L&D chargé(e)s de créer des programmes de formation sur des sujets qui ne font pas partie de leur domaine d’expertise. Par exemple, si votre programme porte sur l’utilisation d’un nouvel équipement de fabrication, il est possible que vous ne l’ayez jamais utilisé vous-même. Vous pouvez utiliser l’IA pour vous renseigner et trouver des idées de sujets.
Création d’images
De nombreux programmes de formation utilisent des images pour transmettre des émotions ou montrer ce à quoi devrait ressembler quelque chose dans certaines conditions. Par exemple, les employé(e)s d’usine peuvent voir des photos sur les procédures de manipulation sûre des matériaux.
Avant que l’IA devienne largement disponible, les professionnel(le)s du L&D devaient trouver des images sur des sites web de photos libres de droits ou engager un(e) photographe pour prendre les images adéquates. Ces tâches sont à la fois longues et coûteuses. Heureusement, l’IA peut créer des images en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, ce qui réduit le coût de développement de la formation et garantit que chaque image est adaptée aux personnes formées.
Plans de contenu
Les outils IA de formation professionnelle vous aident également à créer des plans de contenu en peu de temps. Le plan cherche à définir la base de connaissances actuelle et les compétences acquises à la fin de la formation. Par exemple, si vous voulez que votre personnel comprenne comment utiliser un logiciel de comptabilité pour produire des déclarations de revenus, votre plan pourrait inclure toutes les étapes de lancement du logiciel, de saisie des données financières et de génération du rapport final.
Les plans vous aident également à vous organiser et à créer des programmes de formation efficaces. Au lieu de créer des modules puis de déterminer leur ordre, demandez à l’IA d’organiser au mieux les modules dans un plan.
Analyse des retours
À la fin d’une session de formation, il est courant de solliciter les retours des participant(e)s. Si le groupe est petit, il est assez facile d’analyser les réponses. Cependant, plus vous avez de participant(e)s, plus il faut de temps pour analyser leurs commentaires.
L’un des nombreux avantages des outils d’IA spécifiques à l’apprentissage et au développement est l‘automatisation des tâches répétitives. Au lieu de parcourir vous-même chaque réponse à l’enquête, vous pouvez demander à l’IA de les examiner et d’identifier des tendances. Par exemple, un bon outil d’IA peut rapidement calculer le pourcentage de collaborateurs qui ont trouvé la formation utile. Vous pouvez vous baser sur ces retours pour ajuster vos programmes de formation aux besoins des participant(e)s.
Transcription de la formation
Il arrive que les collaborateurs ne puissent pas assister aux séances de formation en raison d’autres engagements professionnels, d’une maladie ou d’une urgence familiale. Vous ne voulez pas qu’ils passent à côté d’informations importantes au cas où vous ne pouvez pas dispenser la formation une seconde fois.
Grâce à l’IA, il est facile de créer des transcriptions de vos séances de formation. Les collaborateurs qui n’ont pas assisté à la séance en personne pourront rattraper ce qu’ils ont manqué en lisant la transcription. Vous pouvez même assembler les transcriptions dans un manuel de formation destiné aux futurs collaborateurs.
Évaluation par l’IA de l’efficacité de la formation
Si vous investissez dans un programme de L&D, vous voulez vérifier qu’il est efficace. Les membres de votre équipe ont-ils appris ce que vous souhaitiez qu’ils apprennent ? Par exemple, si vous dispensez une formation sur la nouvelle politique d’éthique de votre entreprise, vous devez vous assurer que les participant(e)s ont compris ce que cette politique implique.
L’une des meilleures façons d’évaluer l’efficacité d’une formation est d’organiser des tests avant/après. Le test avant la formation évalue ce que les participant(e)s savent au départ, et celui d’après évalue ce qu’ils ou elles ont appris.
Les outils IA de formation professionnelle facilitent grandement l’évaluation de l’efficacité des formations sans recourir à des processus manuels. Par exemple, nombre de professionnel(le)s L&D utilisent l’IA pour créer des questions de test et des choix de réponse. Il est également possible de faire corriger les tests par l’IA et de déterminer si la note moyenne a augmenté après la formation.
Traduction de contenu
Si vous travaillez pour une multinationale, il est possible que vous deviez dispenser des formations en plusieurs langues. Bien que vous puissiez faire appel à des services de traduction pour rendre la formation accessible aux collaborateurs de différents pays, utiliser l’IA pour traduire le contenu peut être une solution plus rentable.
Personnalisation de la formation
En matière d’apprentissage, tous les membres d’une même l’équipe n’ont pas les mêmes besoins. Certains, comme les nouveaux collaborateurs, peuvent avoir besoin d’une formation approfondie, tandis que d’autres ont besoin d’un rappel rapide. Les préférences d’apprentissage varient aussi selon les individus : certains préfèrent écouter des conférences, d’autres recevoir une formation sur le terrain. Utiliser l’IA pour l’apprentissage et le développement permet de répondre plus facilement aux besoins spécifiques de chaque membre d’équipe.
Par exemple, le département L&D peut demander à l’IA de créer des parcours de formation personnalisés pour chaque collaborateur. Un parcours de formation, composé de plusieurs cours liés, enseigne aux participant(e)s une nouvelle compétence ou de nouvelles connaissances sur un sujet lié à leur travail.
Par exemple, si vous travaillez pour un magasin, vous pouvez créer des parcours de formation pour les caissiers, les superviseurs front-end et les magasiniers. Chaque parcours de formation est pertinent pour un groupe spécifique de participant(e)s, ce qui peut augmenter leur motivation.
Support de formation
De nombreuses entreprises proposent des formations à rythme libre, qui laissent à chaque personne le temps suffisant pour comprendre et assimiler le contenu. Bien que la formation à rythme libre présente de nombreux avantages, les collaborateurs peuvent avoir besoin d’un soutien supplémentaire. L’IA permet de déployer des chatbots au sein de vos programmes de formation, apportant ainsi aux collaborateurs l’assistance dont ils ont besoin sans travail supplémentaire pour votre équipe.
Par exemple, si un collaborateur ne comprend pas un concept, il peut utiliser le chatbot pour poser une question. Le chatbot recherche dans une base de données de scripts préprogrammés pour trouver une réponse. La plupart du temps, le chatbot fournit une réponse en quelques secondes seulement, et le collaborateur peut passer au module de formation suivant.
Recommandations de formation par l’IA
Vous pouvez même utiliser l’IA pour analyser les données et recommander des activités d’apprentissage et de développement pertinentes pour chaque collaborateur. Par exemple, si un outil d’IA remarque que la certification SST d’un membre de l’équipe est sur le point d’expirer, il peut recommander des cours de préparation à cette certification.
