Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel de projet ?
Un budget prévisionnel de projet est une prévision du coût des ressources nécessaires à la réalisation d’un projet. Un chef de projet peut utiliser le budget prévisionnel pour obtenir l’autorisation d’un projet dès ses premières étapes. Il peut également utiliser ce budget prévisionnel pour mettre en place des échéanciers, fixer des objectifs ou obtenir le financement approprié. Le budget prévisionnel d’un projet est un élément important de la gestion des coûts d’un projet. Il implique la planification, le suivi et le contrôle des dépenses d’un projet. Les dépenses qu’un chef de projet peut prendre en compte pour préparer son budget prévisionnel comprennent le coût de la main-d’œuvre, des ressources, de l’équipement et des installations.
Pourquoi un budget prévisionnel est-il important pour préparer un projet ?
Le budget prévisionnel d’un projet aide une entreprise ou une équipe à prendre des décisions concernant les besoins d’un projet. Si un choix doit être fait entre plusieurs projets, une entreprise peut calculer un budget prévisionnel pour chaque projet afin de déterminer lequel sera le plus réalisable financièrement. Un chef de projet peut également utiliser un budget prévisionnel des coûts tout au long des différentes phases d’un projet pour déterminer l’ampleur de l’investissement nécessaire.
Aux étapes ultérieures du projet, la direction peut revenir sur le budget initial pour vérifier si le projet est supérieur, inférieur ou conforme au budget prévu. Selon que le budget est conforme ou non, une entreprise peut réaffecter ses ressources pour mieux répondre aux besoins du projet. Cela peut également aider l’équipe de gestion de projet à anticiper les performances du projet une fois terminé. Une fois qu’elle comprend les dépenses potentielles, la direction peut être en mesure de modifier le projet pour en améliorer les résultats.
Les diverses techniques pour établir le budget prévisionnel d’un projet
Voici les descriptions de quelques méthodes courantes d’estimation des coûts d’un projet :
Budget prévisionnel analogue
Définir un budget prévisionnel en adoptant la méthode d’estimation analogue consiste à se baser sur les coûts de projets précédents pour déterminer le budget prévisionnel d’un projet comparable. Par exemple, si une entreprise a déjà réalisé un projet de construction similaire, vous pouvez utiliser les données des coûts réels pour estimer le coût potentiel d’un nouveau projet similaire. Vous pouvez apporter des ajustements aux données historiques en fonction de l’échelle, de la portée ou de la complexité d’un projet. Par exemple, vous pouvez ajuster le budget prévisionnel pour tenir compte de l’inflation, de la quantité de ressources requises et de la difficulté du projet.
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Budget prévisionnel ascendant
Le budget prévisionnel ascendant, ou analytique, calcule le coût de chaque tâche, puis additionne ces données pour déterminer un budget prévisionnel dédié au projet. Le budget prévisionnel ascendant est un processus polyvalent et peut constituer la technique d’estimation la plus précise si une série complète de tâches pour l’ensemble du projet est disponible. Si le projet est trop vaste ou complexe, un budget prévisionnel ascendante peut prendre beaucoup de temps.
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Budget prévisionnel basé sur les paramètres
L’estimation des paramètres calcule le temps passé sur chaque tâche. Vous pouvez alors multiplier les heures passées par le coût de la main-d’œuvre, qui correspond généralement au salaire horaire total des employés impliqués dans la tâche. Cela vous permet d’attribuer un coût à chaque tâche et de les ajouter pour atteindre un coût total estimé pour le projet. Le budget prévisionnel basé sur les paramètres est généralement bien adapté aux projets qui ont fixé des délais pour chacune des tâches. Bien qu’elle puisse sembler similaire au budget prévisionnel ascendant, cette approche budgétaire se concentre sur la durée de chacune des tâches d’un projet, tandis que le budget ascendant se concentre sur les coûts spécifiques par tâche.
Budget prévisionnel en trois points
L’estimation en trois points détermine les estimations optimistes, pessimistes et les plus probables des coûts d’un projet. Le budget prévisionnel optimiste correspond aux dépenses d’un projet en supposant qu’aucun coût imprévu ne survienne. Le budget prévisionnel pessimiste est à l’inverse, il représente une situation où des coûts inattendus surviennent. Le budget prévisionnel le plus probable est le coût d’un projet le plus réaliste. Il se situe souvent à la croisée du budget optimiste et du budget pessimiste.
Après avoir calculé ces coûts, vous pouvez les utiliser pour calculer votre budget prévisionnel du projet. La formule la plus courante est la moyenne des trois budgets, où le budget prévisionnel du projet est égale aux estimations optimistes, pessimistes et les plus probables additionnées puis divisées par trois. Bien que cette méthode puisse être plus compliquée, elle peut vous permettre d’envisager différents budgets possibles pour vous préparer à toute situation financière.
Comment faire le budget prévisionnel d’un projet ?
Voici sept étapes à suivre pour réaliser le budget prévisionnel d’un projet :
Définir l’objet du budget prévisionnel
Déterminer tous les paramètres de votre budget prévisionnel vous permet de suivre une ligne directrice tout au long du calcul de votre budget prévisionnel. Vous pouvez planifier le niveau de détail que votre budget prévisionnel doit avoir, à qui il s’adresse et quelle en sera la portée. Par exemple, si le budget prévisionnel du projet concerne un client extérieur à votre entreprise, vous pouvez y ajouter des informations afin que le client comprenne ce que comprend son budget. Si vous présentez le budget prévisionnel en interne, vous pouvez évoquer rapidement les ressources que vos collègues connaissent déjà sans avoir à donner trop de détails.
Décrire les caractéristiques du projet
Préparer une description d’un projet et de ses caractéristiques peut vous aider à déterminer les ressources nécessaires pour le réaliser. Vous pouvez décrire l’objectif, le calendrier, les risques, le caractère unique ou la flexibilité du projet. Cela peut vous aider à définir ce que vous souhaitez inclure dans votre budget prévisionnel et ce qui ne sera pas nécessaire. Par exemple, si l’objectif d’un projet est de construire un pont en six mois, vous pouvez inclure tous les matériaux nécessaires pour terminer les travaux ainsi que la main-d’œuvre nécessaire pour les terminer dans ce délai.
Élaborer un plan pour le budget prévisionnel
Créez un plan budgétaire de votre projet avant de commencer afin que tous les intervenants puissent rester sur la bonne voie. Par exemple, vous pouvez constituer une équipe dédiée à la réalisation du budget prévisionnel et décrire les estimations de coûts que vous souhaitez prioriser. L’élaboration d’un calendrier pour votre budget prévisionnel peut vous aider à terminer le travail de manière rapide et efficace.
Déterminer une approche pour le budget prévisionnel
Vous pouvez choisir une méthode d’estimation la mieux adaptée au projet et à son équipe. Créer une liste de contrôle de ce que cette approche implique vous aidera à respecter le calendrier lors de la préparation du budget prévisionnel. Si nécessaire, vous pouvez utiliser plusieurs techniques d’estimation différentes puis les comparer. Vous pouvez également réfléchir aux méthodes que vous avez déjà utilisées pour des projets similaires.
Gérer la collecte de données
Vous pouvez rechercher des méthodes de collecte de données pour décider quel logiciel ou outil convient le mieux à votre équipe. Ces outils peuvent vous aider à conserver une trace des coûts et à en suivre l’évolution tout au long du projet. Vous pouvez utiliser un logiciel en ligne pour conserver les informations relatives au projet et définir les équipes, les objectifs, les coûts et les tâches du projet. Par exemple, vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour collecter des données pertinentes sur un projet et ses besoins en matière de main d’œuvre, de matériel et de temps. Ces données peuvent vous permettre d’analyser les facteurs de coûts et les tendances pour mieux piloter votre budget de projet.
Documenter le budget
Conservez une trace de votre budget prévisionnel initial et de toutes les estimations de coûts que vous calculez à chaque étape du projet. Vous pouvez les partager avec votre équipe pour tenir tout le monde informé de l’avancement du projet. Vous pouvez documenter toute mise à jour budgétaire et les passer en revue à la fin du projet pour analyser l’évolution de votre budget ou de vos ressources et vous en servir pour vos projets à venir.
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Présenter le budget à la direction
Une fois que vous avez calculé le budget prévisionnel de votre projet, vous pouvez le présenter à votre équipe de direction pour obtenir l’approbation du projet. Le niveau de détail de votre budget prévisionnel dépend de ce qu’attend votre direction ou de ce qui vous semble approprié en fonction du projet. Si le projet est destiné à un client professionnel, vous pouvez présenter le devis aux investisseurs ou à la direction. Lorsque vous présentez votre budget prévisionnel, assurez-vous de décrire comment vous avez calculé chaque chiffre.
Les caractéristiques d’un budget prévisionnel de projet pertinent
Vous pouvez vous poser plusieurs questions pour juger de la pertinence du budget prévisionnel d’un projet.
Le budget est-il précis ?
Le budget prévisionnel d’un projet n’est utile que s’il est exact et précis. Pour cela, assurez-vous de choisir l’approche la plus pertinente pour définir votre budget prévisionnel et n’oubliez pas de le mettre à jour tout au long du projet.
Le budget est-il crédible ?
Votre budget prévisionnel sera plus crédible et vraisemblable si vous faites appel à des experts et utilisez des données passées pour calculer vos dépenses. Par exemple, si vous travaillez avec un nouveau matériau, vous pouvez travailler avec un fabricant ou un constructeur expérimenté pour déterminer combien les coûts de ce nouveau matériau.
Le budget est-il documenté ?
Il est important de suivre toutes les hypothèses possibles dans votre Le budget. C’est pour cela que toute documentation ou justification peut éviter les malentendus et aider les intervenants à comprendre comment votre Le budget a été défini.
Le budget a-t-il été vérifié ?
Vous pouvez vérifier que les calculs de votre budget sont corrects et vous assurer que tous les chiffres utilisés sont bons. Passez en revue tous les budgets prévisionnels par tâche ou étape du projet pour valider que vos calculs sont corrects.
Le budget présente-t-il les risques envisageables ?
Vous pouvez identifier et planifier tout facteur de risque dans votre budget prévisionnel de projet. Les chefs de projets peuvent avoir tendance à surestimer ces risques pour éviter de manquer de fonds au fur et à mesure que leur projet progresse.
Vous saviez sûrement que préparer un budget prévisionnel était une étape nécessaire à la bonne réalisation de vos projets. Vous avez désormais plus de cartes en main pour personnaliser votre approche et adapter votre préparation à vos besoins et enjeux commerciaux. En posant les bonnes bases pour vos projets, vous leur donnez les meilleures chances de réussir.
