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Créer un organigramme d’entreprise

Vous travaillez dans les ressources humaines ou souhaitez créer un organigramme pour votre société ? Ne négligez pas l’importance d’un bon organigramme à jour au sein de votre entreprise. Nous vous expliquerons pourquoi ce document est stratégique et comment le rendre efficace pour l’ensemble des collaborateurs, la direction mais également les partenaires et acteurs externes avec qui votre société peut développer des relations commerciales.

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Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme est un document qui représente schématiquement tous les liens fonctionnels, hiérarchiques et organisationnels présents dans une structure, un programme ou une organisation formelle (entreprise, association, réseau). L’organigramme représente aujourd’hui un outil stratégique pour les équipes des ressources humaines car il permet de matérialiser précisément l’organisation complète d’une entreprise. Cet outil doit continuellement être mis à jour, c’est une sorte de cliché instantané de l’ensemble des salariés d’une entreprise et de tous les rapports pouvant exister entre eux.

Histoire de l’organigramme

Le premier organigramme a été créé à la fin du 19e siècle aux États-Unis par un certain Daniel McCallum qui occupait la fonction de superviseur au sein de l’entreprise de chemin de fer de New York. Il créa ce document dans le but d’obtenir une image complète de sa société, depuis le président et son conseil d’administration jusqu’aux agents de transport. Cet outil est devenu au fil du temps plus qu’indispensable à toute entreprise. C’est pourquoi il est important de comprendre son rôle et ses objectifs lors de sa conception.

Quelle est l’utilité de l’organigramme ?

Ce document est créé pour plusieurs raisons et objectifs bien précis. N’oubliez pas que c’est avant tout un outil de communication à la fois interne et externe, qui doit faciliter la compréhension de tous les liens existants entre les collaborateurs au sein d’une entreprise. Les objectifs d’un organigramme sont :

  • la compréhension d’une entreprise à travers le fonctionnement organisationnel de toutes ses équipes et de ses départements. Que ce soit pour un nouvel arrivant au sein de la société ou un ancien collaborateur, cet outil aura une grande importance et une grande utilité.
  • une connaissance plus précise des rôles de chaque salarié au sein de son équipe, de son département et de l’entreprise au niveau global, des liens hiérarchiques et des rapports de subordination.
  • une analyse très précise des potentiels dysfonctionnements : les membres de la direction ou les équipes des ressources humaines peuvent corriger ou améliorer certains problèmes de fonctionnements au sein d’une équipe spécifique ou d’un département dans sa globalité. L’organigramme a donc également un rôle de management des équipes et représente un outil d’aide à la décision.
  • l’optimisation de l’organisation de la société en donnant des rôles et des missions précises à chaque collaborateur dans le but de réduire la masse salariale d’une entreprise. C’est également un outil pour réaliser des économies.

Vous l’aurez compris, l’organigramme est stratégique pour le succès de chaque entreprise et doit donc être mis à jour de manière continue, dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou lors d’un départ, d’une promotion interne au sein d’une équipe, d’un transfert vers un autre département, etc. Toute information liée au fonctionnement de l’entreprise doit être analysée et adaptée à l’organigramme.

Comment créer l’organigramme de sa société

La conception de l’organigramme passe généralement par un processus en plusieurs étapes :

  • Le choix du collaborateur qui aura la mission de créer ce document : ce choix n’est pas anodin et doit être pertinent car il devra avoir des compétences techniques, graphiques et avoir une certaine ancienneté pour comprendre l’ensemble du fonctionnement de l’organisation de la société (il s’agit souvent d’un membre de l’équipe RH, de la direction ou du marketing).
  • Effectuer un inventaire précis de tous les postes existants au sein de votre entreprise.
  • Définir de manière précise tous les liens fonctionnels entre chaque métier et déterminer de manière claire leur rapport de subordination.
  • Choisir le bon format pour cartographier toutes les informations collectées de manière graphique.

Les éléments à faire apparaître dans un organigramme sont les noms et prénoms des collaborateurs, leur fonction, le département dans lequel ils travaillent et éventuellement une photo et les coordonnées (numéro de téléphone ou adresse e-mail). Ces éléments pourront varier et s’adapter au public cible. Vous ne voudrez peut-être pas que les coordonnées de tous vos collaborateurs soient diffusées en dehors de l’entreprise. Trois principaux types d’organigramme sont couramment utilisés par les entreprises. Choisissez celui qui correspondra le mieux à vos besoins ou à son fonctionnement hiérarchique :

  • L’organigramme en pyramide

C’est le format le plus utilisé en entreprise car il permet une lecture et une compréhension simple. Les lignes verticales entre les salariés déterminent les rapports de subordination et les lignes horizontales définissent les fonctions de même niveau hiérarchique.

  • L’organigramme en arbre

Ce type de format se lit de gauche à droite, le niveau hiérarchique le plus élevé sera positionné à gauche et tout ce qui en découle à droite sera un rapport de subordination.

  • L’organigramme replié

Ce type d’organigramme est une combinaison entre la pyramide et l’arbre. Il se lit de haut en bas et de gauche à droite de manière simultanée. Nous vous présentons ici les principaux types d’organigrammes couramment utilisés mais sachez qu’il en existe d’autres types que vous pourrez trouver facilement sur Internet. N’hésitez pas à regarder plusieurs exemples sur les différents sites afin de vous rendre compte du rendu final avant de vous lancer dans la conception de votre document. Il peut être intéressant de créer 2 types d’organigrammes afin de les présenter à votre direction pour une validation finale.

Connaître les limites d’un organigramme

Cet outil d’analyse permet d’avoir une vue globale et non précise des tâches et des rôles de chaque collaborateur. Pour obtenir plus de détails sur les tâches spécifique d’un salarié, il faudra vous reporter à sa fiche métier (description de poste). Certaines fonctions couvrent plusieurs aspects et impliquent parfois des collaborations transversales qui n’apparaîtront pas dans un organigramme. Cette polyvalence des fonctions est difficile à mettre en évidence dans ce type de document. L’évolution permanente des entreprises et de leurs besoins en matière de ressources peut s’avérer complexe dans la conception d’un organigramme. En effet, les entreprises font de plus en plus appel à des ressources externes telles que des prestataires ou des freelances pour des missions ponctuelles. L’organigramme ne reflètera pas ces éléments et ces intervenants pourront donc être considérés comme non existants dans le fonctionnement de l’entreprise.

Conseils pour concevoir un organigramme efficace

Lors de la phase de préparation, vous avez collecté un grand nombre d’informations provenant de tous les services et départements. Il va donc être pertinent de trier ces informations afin de garder les éléments importants que vous inclurez dans votre document. Gardez en tête que votre organigramme doit être agréable, facile à lire et à comprendre (depuis les membres de la direction jusqu’au salarié de premier échelon). Plus votre organisation sera grande et importante, moins vous devrez ajouter d’informations à votre organigramme afin de faciliter sa compréhension et sa lecture. Pour les grandes entreprises (avec des filiales à l’étranger par exemple), un organigramme global sera nécessaire mais vous pourrez également concevoir des organigrammes complémentaires pour chaque pays, filiale ou département afin de présenter une vision plus précise de l’organisation de votre entreprise à un niveau « micro ».

Conseils de mise en page pour un organigramme clair

Pour une lecture et une compréhension optimale de votre document par tous les collaborateurs, mais également par les intervenants externes qui ne connaissent pas aussi bien que vous le fonctionnement propre de votre entreprise, il est important de réfléchir à la mise en page de votre organigramme afin d’en faire ressortir les informations pertinentes et stratégiques. Vous pouvez utiliser des codes couleur (essayez de limiter le nombre de couleurs) pour différencier par exemple les différents niveaux hiérarchiques ou les différents services et départements de l’entreprise. Essayez d’avoir recours le plus possible à des formes identiques et uniformes afin de garder une cohérence et une homogénéité pour faciliter la lecture et la compréhension. Vous pourrez ainsi par exemple insérer les informations réservées aux postes de direction dans un losange, celles prévues pour les équipes opérationnelles dans un rectangle, etc. Cela permettra de voir en un coup d’œil tous les membres de la direction. Vous pouvez ajouter des informations qui vous semblent pertinentes telles que l’adresse e-mail ou les extensions de poste des numéros de téléphone de vos collaborateurs. Certains modèles offrent la possibilité d’associer une fiche complète d’un collaborateur avec toutes les informations que vous aurez choisi de mentionner en cliquant simplement sur un nom. La mise en page est primordiale pour un organigramme. Fixez des règles sur la disposition des informations. Gardez les mêmes espacements et formes pour chaque élément. Si vous avez besoin d’insérer plus de détails, n’hésitez pas à créer des sous-organigrammes par départements ou services.

Les outils les plus courants pour créer un organigramme

Plusieurs outils vous permettront de concevoir votre organigramme selon la taille de votre entreprise, ses besoins ou son mode fonctionnement.

Les logiciels de la suite Office de Microsoft

PowerPoint, logiciel informatique inclus dans la suite Office de Microsoft, est couramment utilisé pour créer un organigramme. Cet outil est plus orienté sur l’aspect graphique pour une lecture et une compréhension simple. Il propose plusieurs modèles d’organigrammes (voir paragraphe sur les différents types d’organigramme) avec de nombreux choix de formes. Certaines entreprises utiliseront plutôt Word de la suite Office pour créer leur organigramme. Même si cet outil est à la base un outil de traitement de texte, il propose également des schémas d’organigramme et différentes formes grâce à la fonctionnalité SmartArt. Le logiciel Excel associé à Visio (également édité par Microsoft), est aussi utilisé pour la création d’organigrammes qui seront à la fois très visuels et graphiques et reposeront sur des bases de données Excel plus facilement exploitables pour ce type de document.

Les autres outils pour la conception d’organigramme

Il existe de nombreux outils autres que les logiciels Microsoft pour créer des organigrammes et certains ont été spécialement développés pour ce type de document. Des sites web proposent également des services de création en ligne. Nous vous conseillons de bien vous renseigner sur le choix de votre outil de création selon les critères et besoins de votre organisation. Vous aurez également la possibilité de les tester grâce aux versions d’essai proposées (souvent gratuites pour une courte période) afin de vous donner une idée des possibilités que peuvent offrir ces différents outils. Vous l’aurez compris, toutes les entreprises ont besoin d’un organigramme clair, lisible, compréhensible et efficace pour tous ses salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique. Cet outil ne doit pas être un simple annuaire de tous les salariés ; c’est un outil qui doit répondre à plusieurs objectifs et qui ne sera pas utilisé de la même manière par les différents départements et les membres de la direction.

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