Comment préparer une réunion d’équipe
Suivez ces étapes pour savoir comment animer une réunion en ligne ou hors ligne.
Déterminez l’ordre du jour de la réunion
Avant d’inviter des participants à une réunion, vous devez avant tout déterminer clairement l’ordre du jour de la réunion. Identifiez au préalable les sujets dont vous souhaitez discuter. Si la réunion porte sur un projet en cours, vous pouvez demander des suggestions à vos collègues, faire le point avec eux afin de soulever les points de blocage par exemple. Vous pouvez également signaler les avancées pour motiver l’équipe à poursuivre ses efforts. Savoir quel sujet aborder fait gagner du temps à la personne qui organise et anime la réunion.
Envoyez des invitations aux participants
Après avoir obtenu l’autorisation de la direction pour organiser une réunion, vous pouvez commencer à dresser la liste des participants. Idéalement, les personnes à inviter sont celles que l’ordre du jour affecte directement. Si vous souhaitez par exemple discuter de l’infrastructure informatique de l’entreprise, les principaux participants membres de l’équipe informatique. Vous devrez sûrement intégrer d’autres personnes, telles que la direction financière ou commerciale par exemple si ce sujet peut avoir une incidence sur leurs tâches, mais essayez de limiter le plus possible le nombre de personnes présentes. Envoyez votre invitation par e-mail et rappelez aux participants que leur présence est attendue si vous les croisez dans les couloirs.
Pour que l’invitation à la réunion soit complète, ajoutez la date, l’heure, le lieu et les objectifs de la réunion. Soyez précis dans le titre de la réunion, elle sera le premier élément que vos destinataires verront avant d’ouvrir l’invitation. Précisez l’ordre du jour de la réunion de manière claire pour permettre aux participants de savoir précisément de quoi il sera question. Certains décisionnaires en entreprise reçoivent de nombreuses invitations à des réunions qu’ils ne peuvent pas toutes honorer, il est donc important de sélectionner correctement vos participants et de leur faire comprendre que leur présence sera utile, aussi bien pour eux que pour l’entreprise. De plus, un ordre du jour clair peut aider les participants à préparer des questions ou à faire des commentaires sur le projet concerné.
Préparez la salle de réunion
Pour une réunion bien organisée, il est indispensable de choisir le lieu le plus approprié. Une grande réunion commerciale annuelle ne se tient pas dans les mêmes locaux que la réunion de service du lundi matin. Tenez compte du but de la rencontre, de l’enjeu, du nombre de participants et de leur fonction au moment de choisir le lieu de la réunion. Si votre réunion se fait en ligne, vous avez besoin d’un excellent logiciel de vidéoconférence pour que les problèmes techniques n’entravent pas le bon déroulé de votre réunion. Vérifiez si le système de messagerie interne de votre entreprise dispose de fonctionnalités de vidéoconférence et consultez l’équipe informatique pour vous assister si besoin.
Définissez l’objectif de la réunion
Avoir un but pour une réunion est aussi important que de fixer des objectifs dans la gestion d’un projet. En déterminant ce que vous souhaitez atteindre au cours de la réunion, vous posez les bases des échanges. Si le thème de votre réunion porte sur le développement d’un nouveau produit, concentrez vos objectifs sur les idées de produit et laissez les problématiques budgétaires de côté pour le moment. En ciblant votre ou vos objectifs, vous permettez de délimiter le champ de la réunion et gagnez ainsi en efficacité. Il vaut mieux organiser plusieurs réunions courtes et ciblées qu’une longue séance multi-thématique qui lasse les participants. N’oubliez pas de vous reporter à la liste de vos objectifs tout au long de la réunion pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie. De même, à la fin de la réunion, récapitulez tous les objectifs fixés initialement et passez-les en revue avec les participants. Cela permet de conclure la réunion sur les actions à entreprendre et dresse un premier compte rendu oral de ce qu’il s’est dit.
La dimension psychologique de la réunion d’équipe
Pour réussir votre réunion, vous devrez anticiper les réactions des participants et les mettre à l’aise. Ce n’est qu’avec un climat de confiance que les intervenants se sentiront à l’aise de s’exprimer. En tant que bon manager, réfléchissez donc en amont à vos participants en veillant aux éléments suivants.
Apprenez à connaître les participants
Pour s’adresser efficacement à un grand nombre de personne, une communication fluide, compréhensible et claire est indispensable. Communiquer efficacement implique également d’utiliser un langage ou une terminologie que les participants comprennent, de faire référence à des événements partagés et de faire preuve d’empathie. Pour y parvenir, il est indispensable de bien connaître votre public. Si vous ne connaissez pas personnellement les participants, faites des recherches sur leur parcours et leurs qualifications pour vous assurer d’être sur la même longueur d’ondes. Si vous organisez une réunion avec votre équipe interne, n’hésitez pas à évoquer des aspects concrets de la vie du service, utilisez des exemples concrets et le jargon technique que vous partagez, cela renforce le sentiment d’appartenance.
Engagez les participants dès le début de la réunion
La meilleure façon de favoriser une atmosphère interactive et constructive est d’impliquer les participants dès les premières minutes de la réunion. Commencez la réunion en encourageant chacun à s’exprimer brièvement sur le projet, son rôle et ses réalisations ainsi que ce qu’il attend de la réunion du jour. Encourager une conversation informelle est une technique courante pour animer une réunion efficacement. Les participants timides et extravertis peuvent se mettre à l’aise et trouver chacun leur place pour intervenir en toute sécurité et bienveillance. Plus la réunion est interactive, plus les idées émises sont intéressantes et variées, pensez donc à relancer les sujets et à solliciter l’intervention de chacun.
Instaurez un climat de confiance et de bienveillance
Pour se sentir à l’aise d’intervenir, vos participants doivent ressentir un climat de confiance, de partage et un environnement de travail positif.
Le concept de « sécurité psychologique de l’équipe » est le sentiment que l’environnement de l’équipe est bienveillant. Ainsi, chacun doit pouvoir s’exprimer sans être perçu comme négatif, perturbateur, incompétent ou ignorant.
Si les entreprises et les animateurs de réunions cherchent à stimuler l’engagement lors des réunions, la sécurité psychologique est un élément clé. Voici trois techniques simples recommandées pour intégrer ce concept dans votre vie professionnelle quotidienne :
- Considérez le travail comme un apprentissage et non comme une liste de tâches à accomplir. Insistez sur le fait que l’avis de tous est nécessaire, sur le défi à relever et sur l’impact que chacun peut avoir.
- Reconnaissez votre propre faillibilité. Si vous êtes manager de l’équipe, associez vos collaborateurs à la réflexion générale autour de l’objectif de la réunion. Vous ne pouvez pas maîtriser tous les aspects du projet, insistez donc sur le fait que la participation concrète de tous permettra de progresser.
- Montrez votre curiosité et posez beaucoup de questions. Lorsque les personnes en position d’autorité posent des questions, les membres de l’équipe sont plus susceptibles de s’exprimer et de répondre.
Soyez enthousiaste
Le comportement du responsable de la réunion peut avoir un impact sur la motivation de l’équipe et la façon dont les participants la perçoivent et dont ils interviennent. Si la réunion s’éternise ou manque de dynamisme, elle peut sembler ennuyeuse pour les participants. N’hésitez pas à occuper l’espace de la salle, déplacez-vous et utilisez vos mains de temps en temps pour renforcer votre communication non verbale. Si vous organisez une réunion virtuelle, changez fréquemment de position.
Vous pouvez aussi travailler le ton de votre voix pour rendre votre présentation plus vivante et engageante. Exprimez-vous, faites preuve d’enthousiasme et utilisez des expressions courantes ou un jargon que les participants peuvent comprendre.
Observez les réactions et la concentration des participants
La clé pour encourager la participation des participants est d’observer leurs réactions. Faites attention à leur langage corporel pendant la réunion pour savoir s’ils comprennent, sont impliqués ou s’intéressent aux sujets dont vous discutez. Si vous observez une baisse de concentration, vous pouvez ajouter une touche d’humour, changer de sujet ou relancer les interactions en posant des questions.
Prenez des notes et incluez tout le monde
Au fur et à mesure que les participants proposent des idées, écrivez-les. Utilisez un bloc-notes et un stylo pour prendre des notes plutôt que de les noter sur votre ordinateur. Accueillez avec bienveillance toutes les remarques, y compris les moins pertinentes. Essayez également d’inclure tout le monde dans le processus de brainstorming ou de suggestions. Expliquez que toutes les idées ne pourront pas forcément voir le jour mais qu’il est important de les communiquer. Une idée peut ne pas être pertinente pour un sujet mais l’être pour un autre. Il est donc important de garder un esprit ouvert et empathique.
Comment conclure une réunion d’équipe
Conclure votre réunion relève de votre responsabilité. Vous pouvez y mettre fin quand vous estimez que l’ordre du jour a été couvert intégralement ou si le temps qui lui était dévolu est écoulé. N’oubliez pas que les participants ont sûrement d’autres engagements après la réunion et qu’il est donc important pour eux qu’elle ne déborde pas sur leur agenda.
Remerciez chacun par son nom pour sa participation et reprenez éventuellement les points importants de leur intervention.
Faites un suivi de la réunion en envoyant un e-mail de remerciement à chaque participant auquel il est pertinent d’inclure le compte-rendu ainsi que les points de suivi ainsi que le calendrier des prochaines étapes. N’oubliez pas que votre réunion doit servir votre projet en cours, elle peut servir à recentrer le travail sur les éléments importants, à dissiper les doutes ou malentendus.
Les réunions d’équipe doivent servir un but pour l’entreprise et favoriser le bon travail d’équipe, distribuer les tâches à venir pour chacun et s’inscrire dans un projet sur le moyen ou long terme. Concentrez-vous sur l’objectif et les intervenants à convier. Avec une bonne préparation et un suivi efficace, vous pourrez ainsi optimiser l’efficacité de vos réunions et faire avancer vos projets dans la bonne direction.
