1. Définissez des attentes immédiates et claires
Gérer à distance des équipes consiste avant tout à s’assurer que vos télétravailleurs connaissent vos attentes exactes. Il est indispensable qu’ils sachent à quelle fréquence vous souhaitez qu’ils soient connectés, si vous souhaitez qu’ils contactent leur manager avant de terminer leur journée de travail ou s’ils peuvent gérer eux-mêmes leur temps. Alors que certains managers préfèrent organiser des « points quotidiens » avec chaque membre de l’équipe, d’autres peuvent se satisfaire d’un briefing hebdomadaire. En informant votre équipe en amont de vos attentes, vous vous assurez d’être en phase. Référez-vous au Code du travail qui encadre les dispositions légales du travail à distance.
2. Documentez votre stratégie de communication
En plus de partager vos attentes avec chaque membre de l’équipe de manière individuelle, il est également important de documenter votre processus de communication; Les télétravailleurs ont ainsi tout ce dont ils ont besoin pour bien travailler. Vous pouvez par exemple décrire les types de questions ou de problèmes nécessitant une réunion d’équipe ou un appel vidéo plutôt qu’un message rapide ou un e-mail. Fournissez des détails sur les échéances et la réactivité, par exemple dans quel délai vous attendez une réponse à un e-mail pendant les heures de travail.
3. Restez le plus possible en contact direct
Prenez un moment pour discuter directement avec vos collaborateurs à distance au moins une fois par jour, que ce soit par e-mail, messagerie instantanée, appel téléphonique ou chat vidéo. Comme dans le cas d’un travail en présentiel, moins vous passez de temps avec vos télétravailleurs, plus ils risquent de se sentir exclus et de perdre leur motivation au travail, ce qui peut conduire à une mauvaise performance et à des démissions. Interagissez de manière équitable avec chaque membre de l’équipe, qu’il travaille à distance ou non. Ils se sentiront ainsi intégrés et valorisés.
4. Planifiez des réunions d’équipe régulières
Que vos collaborateurs travaillent à distance partiellement ou totalement, il est essentiel d’organiser régulièrement des réunions de groupe, des événements virtuels en direct ainsi que des activités de « team building » » afin de stimuler un sentiment d’appartenance et d’aider vos collaborateurs à créer des liens. Ces réunions peuvent aider vos collaborateurs à mieux se connaître, à développer des relations de confiance, à stimuler la collaboration au sein de l’équipe et favorisent la culture du feedback. De plus, les réunions d’équipe donnent aux télétravailleurs la possibilité de partager leurs idées et d’éliminer les problèmes de communication concernant les détails d’un projet, les délais et les attentes.
5. Soyez transparent
Les collaborateurs prennent souvent exemple sur leur manager. Si vous êtes ouvert et honnête, par exemple, ils seront plus susceptibles de l’être en retour. En basant votre culture d’équipe sur la transparence, il vous sera plus facile d’instaurer la confiance avec tous les collaborateurs et ils se sentiront plus à l’aise pour vous poser des questions ou vous faire part de leurs préoccupations. Assurez-vous simplement d’être équitable avec tous les membres de l’équipe. Par exemple, si vous avez des actualités à partager, assurez-vous d’en informer toute l’équipe en même temps. De cette façon, vos télétravailleurs auront l’impression d’être partie prenante de l’équipe et de ne rien « perdre » alors qu’ils ne sont pas au bureau avec leurs collègues.
6. Développez une relation forte avec chaque membre de l’équipe
Lorsque vous gérez des collaborateurs à distance, apprenez à les connaître de la même manière que vos collaborateurs en présentiel. Intéressez-vous à leurs loisirs, leur vie familiale et leurs aspirations professionnelles. Bien qu’il soit facile de se contenter de discussions purement formelles et professionnelles quand vous échangez avec votre collaborateur par téléphone ou e-mail, il est toujours pertinent de réserver quelques minutes pour évoquer la vie de tous les jours, comme vous le feriez lors de réunions physiques. Le simple fait de lui poser des questions sur son week-end, de discuter de sa famille ou de se renseigner sur ses projets pour les vacances peut l’aider à se sentir plus à l’aise avec vous et à développer une relation plus personnelle. Une enquête menée en 2018 par Gallup a révélé que des collaborateurs ayant de bonnes relations personnelles au travail sont plus impliqués et motivés.
7. Tirez parti des technologies
Les outils et les technologies dont vous aurez besoin pour gérer vos télétravailleurs comprennent des outils de chat et de collaboration d’équipe (par exemple, Slack), des logiciels de vidéoconférence, des outils de partage d’écran, des systèmes de gestion de projet pour suivre les tâches importantes, des applications de suivi du temps et plus encore. Les mêmes technologies peuvent également être utilisées pour créer une communauté. Utilisez des outils pour stimuler les échanges en face à face et créez des espaces, tels que des groupes de messagerie instantanée ou des forums en ligne, où les collaborateurs peuvent discuter de sujets non liés au travail pendant leurs pauses. Vous pouvez aussi créer une version « à distance » de toutes les activités réalisées au bureau. Par exemple, si vous avez l’habitude de souhaiter les anniversaires en chantant au bureau le vendredi soir, n’oubliez pas vos télétravailleurs et envoyez-leur un message vidéo pour assurer un véritable sentiment d’équité.
8. Prévoyez du temps pour des conversations individuelles régulières
Si vous êtes occupé, il peut être tentant d’annuler une réunion informelle avec un collaborateur. Cependant, ces moments sont importants pour bien manager les équipes à distance. En effet, les travailleurs à distance sont physiquement seuls toute la journée et ont d’autant plus besoin de ces petites mises à jour et de ces conversations rapides qui se font tout au long de la journée quand on est au bureau. Faites de votre mieux pour organiser des réunions individuelles à la même heure toutes les semaines et accordez à chacun au moins une demi-heure pour parler du travail et les laisser poser des questions, soulever des préoccupations ou partager leurs idées.
9. Incluez les télétravailleurs
Quand une équipe travaille ensemble dans un bureau, les conversations se créent en toute simplicité. On bavarde autour de la machine à café et la conversation peut dévier sur des sujets professionnels importants. Si c’est le cas dans votre entreprise, assurez-vous de transmettre le message à vos collaborateurs à distance le plus rapidement possible. Si vous laissez les télétravailleurs en dehors des discussions importantes sur les objectifs, la stratégie et/ou les plans de l’entreprise, ils se sentiront mis à l’écart. Envoyez des enquêtes de satisfaction des salariés régulièrement pour savoir ce que vos collaborateurs à distance pensent de leur environnement de travail.
10. Évitez le micro-management
Un grand avantage du travail à distance pour les collaborateurs est le gain d’autonomie. En général, un salarié demandera à passer quelques heures ou jours en télétravail s’il se sent capable de gérer sa charge de travail à distance. Ne supposez pas que la demande cache une volonté d’éviter le travail. Il est important d’accompagner vos équipes distantes, mais le micro-management qui consiste à « pister » vos collaborateurs à chaque minute de la journée est clairement contre-productif. Une telle attitude stresse les équipes et peut donner aux collaborateurs l’impression qu’ils n’ont pas la confiance de leur direction. Concentrez-vous sur les résultats et les objectifs plutôt que sur l’activité visible et les heures travaillées. Bien entendu, il sera indispensable de les accompagner dans les premiers temps. Le travail à distance demande une certaine organisation et vous pourrez les orienter pour vous assurer que le travail est fait et que votre collaborateur ne rencontre pas de difficultés. Dans le même temps, il est important que les collaborateurs à distance ne profitent pas de leur autonomie en perdant du temps et en ignorant leur charge de travail. Certains salariés peuvent ne pas avoir l’autodiscipline pour travailler à distance, il est donc essentiel que vous reconnaissiez ce comportement rapidement avant qu’il n’affecte pas la productivité de l’équipe.
11. Créez une politique de « porte ouverte »
Les télétravailleurs peuvent avoir l’impression de vous déranger en vous contactant en dehors des heures de réunion prévues, surtout si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents. Pour éviter cela, créez une politique de « porte ouverte » où les collaborateurs à distance ou non peuvent vous contacter à tout moment. Même si vous ne pourrez peut-être pas répondre immédiatement, assurez-vous que vos collaborateurs savent qu’ils sont les bienvenus. Et rappelez-vous : alors que les salariés au bureau peuvent voir quand vous êtes en réunion, en train de déjeuner ou en dehors du bureau, ceux qui travaillent de chez eux n’ont aucun moyen de savoir si vous êtes ou non dans votre espace de travail. Si vous n’êtes pas habitué à gérer des télétravailleurs, vous aurez besoin d’une période d’ajustement et de vous former vous-même en tant que manager. Cependant, en suivant ces 11 conseils, vous pouvez mettre en place un système de management à distance efficace, faciliter la communication et vous assurer que tous les collaborateurs disposent des bons outils pour réussir au mieux.
