Législation autour du contrôle de référence auprès d’un ancien employeur

En France, la prise de références auprès d’un ancien employeur est encadrée par le Code du Travail. Tout employeur ou cabinet de recrutement doit obtenir l’autorisation écrite du candidat même si les références employeurs sont mentionnées sur son CV. Selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du Code du Travail : « Tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ». Ainsi, le recruteur doit obligatoirement avoir l’accord écrit du candidat pour procéder à ces vérifications. L’objectif du contrôle de références est de vérifier que les compétences (techniques, commerciales, soft skills…) ainsi que les qualités du candidat sont en adéquation avec le poste proposé. Les informations demandées doivent être factuelles : temps de travail, durée du poste, fonction occupée, nature du contrat, type de missions ou rôle dans l’entreprise, résultats… Les questions d’ordre privé sont prohibées.

En quoi consiste un contrôle de référence ?

La prise de référence employeur a pour but de vérifier les compétences techniques, commerciales, les soft skills et les performances d’un candidat potentiel quand il occupait ses différents postes précédents. Dans votre offre d’emploi, vous avez sûrement indiqué souhaiter recevoir de la part des candidats un CV, une lettre de motivation, parfois un résumé d’un projet ou d’une mission précise effectuée dans le cadre de leur précédent poste. Si vous aviez l’intention de contrôler les références employeur, vous avez donc demandé au candidat de fournir les noms et coordonnées de certaines personnes avec lesquelles ils ont collaboré dans le passé. En général, les recruteurs demandent 2 à 3 références qui leur permettront de valider et confirmer les informations fournies par le candidat. La personne citée en tant que référence professionnelle est souvent un supérieur hiérarchique direct (Chef d’équipe, Responsable, Manager) ou parfois un collègue travaillant dans la même équipe. En tant que recruteur potentiel, vous serez donc amené à solliciter certaines informations à ces personnes. Le plus souvent, le contact se fait par téléphone, mais peut être précédé par un e-mail. La conversation doit garder un ton relativement informel, vous souhaitez avoir des informations générales et sincères, il n’est nullement question de vous livrer à un interrogatoire de police qui pourrait intimider votre interlocuteur et fausser ses réponses.

Pourquoi effectuer un contrôle de référence employeur et poser des questions de vérification ?

La prise de référence est souvent utilisée dans le processus de recrutement des entreprises. En effet, seuls 9 % des recruteurs n’ont pas recours aux contrôles de références. Cela démontre bien l’utilité pour un employeur de vérifier les informations que ce dernier trouve utiles et pertinentes pour le poste proposé afin d’avoir le maximum de chances de choisir le candidat idéal. Cette étape permet également à l’employeur de mieux connaître la personnalité du candidat et de contrôler la véracité des informations communiquées dans sa candidature, notamment :

• les missions et les projets réalisés dans sa précédente entreprise ;
• les compétences acquises au cours de son expérience professionnelle ;
• la durée de son expérience professionnelle ;
• sa personnalité, ses points forts et points faibles ;
• la raison de son départ de cette entreprise ;
• la validation d’une certification spécifique ou d’un diplôme.

Comment bien effectuer un contrôle de référence employeur tout en respectant la législation ?

La préparation de la prise de référence : Cette étape intervient généralement entre le premier contact avec le candidat et avant le dernier entretien avec ce dernier. Grâce au contrôle de référence, vous pourrez aborder les différents points sur lesquels vous souhaitez revenir avec le candidat grâce aux informations que vous avez pu récolter auprès des personnes référencées. N’oubliez pas que cette étape n’a pas pour objectif de piéger le candidat mais de conforter l’avis et le ressenti que vous avez eu sur son profil. N’hésitez pas à rassurer le candidat dans ce sens afin qu’il soit à l’aise dans cette procédure en vous donnant son accord écrit. La prise de référence se prépare en amont avec le candidat, vous devrez lui expliquer le but de cette démarche ainsi que son déroulement afin de le rassurer. Une fois l’accord écrit obtenu par le candidat, ce dernier vous enverra la liste de ses contacts référents.

Quelles questions poser dans le cadre d’un contrôle de référence et comment les définir ?

Avant de prendre contact avec les anciens employeurs, assurez-vous de bien préparer votre liste de questions. N’hésitez pas à indiquer à la personne référente les missions que vous souhaitez confier au candidat et à lui demander son avis. Les questions ouvertes et les silences permettront à votre interlocuteur de s’exprimer de manière plus libre et vous collecterez de cette manière plus d’informations pertinentes.

• Identifiez les informations que vous souhaitez connaître en fonction du poste que vous proposez, de l’équipe déjà en place et rédigez vos questions à poser en conséquence.
• Définissez une vision d’ensemble du poste pour identifier les compétences demandées mais également les qualités humaines recherchées.
• Posez des questions ciblées pour obtenir les informations clés et pertinentes concernant la personnalité du candidat.

Nous vous conseillons également de recueillir deux avis différents pour la même expérience professionnelle. En variant les sources, vous profiterez d’une vue d’ensemble, un avis personnel pouvant parfois être biaisé, il ne faudrait pas que cette vision partielle sur votre candidat vous en donne une idée inexacte.

Vous pouvez également puiser des informations sur les réseaux sociaux des candidats (Facebook ou LinkedIn par exemple) pour trouver d’autres types d’informations et poser les bonnes questions sur le candidat. Quelques exemples de questions à poser :

• Quelle a été la durée de son contrat de travail ?
• Pour quelle raison le candidat a-t-il quitté l’entreprise ?
• Quel était le montant de son salaire ?
• Quelles étaient ses missions au sein de son équipe ?
• Quelles sont ses forces et ses faiblesses ?
• À quelle date le candidat a-t-il intégré l’entreprise ?
• A-t-il occupé des fonctions managériales ?
• Si c’était à refaire, l’embaucheriez-vous à nouveau au sein de votre entreprise ?
• Quelle a été sa plus grande réussite ?
• A-t-il un bon esprit d’équipe ?
• Est-il autonome et force de proposition quand la situation l’impose ?

Lors de votre entretien avec les anciens employeurs du candidat, n’oubliez pas que le but n’est pas de piéger le candidat concernant les informations qu’il a fournies mais d’avoir une image du candidat la plus objective et réaliste possible. Il peut parfois arriver qu’un interlocuteur ne souhaite pas être négatif à propos du candidat, ce dernier ne sera donc pas totalement honnête dans les informations qu’il vous fournira, c’est ce que l’on appelle « l’effet de halo ». Si vous avez cette sensation, vous pouvez demander à parler à une autre personne ayant collaboré avec le candidat dans son ancienne entreprise afin de dissiper toute ambiguïté. Vous aurez ainsi compris que le contrôle de référence reste une étape primordiale du processus de recrutement pour connaître le candidat dans son ensemble. Cependant, la prise de référence doit s’appliquer dans un cadre législatif strict et doit respecter le droit au respect de la vie privée du candidat. Nous vous rappelons 5 étapes à suivre pour un contrôle des références :

• informer le candidat des objectifs de la prise de référence ;
• demander les contacts référents du candidat ;
• bien préparer ses questions en fonction des réponses souhaitées ;
• contacter le ou les référents après avoir obtenu l’accord écrit du candidat ;
• faire un retour au candidat.