Législation autour du contrôle de référence auprès d’un ancien employeur
En France, la prise de références est strictement encadrée par le Code du Travail. Tout employeur, entreprise, ou cabinet de recrutement doit obtenir l’autorisation écrite du candidat, même si les références sont mentionnées sur son CV. Les articles L. 1221-8 et L.1221-9 du Code du Travail précisent qu’aucune démarche ne peut être engagée sans cet accord préalable.
Lors d’un contrôle, il est donc essentiel en effet de respecter ce cadre légal avant de contacter un ancien employeur.
Contrôle de références et vérification des antécédents : quelle différence ?
Pendant le processus de recrutement, le contrôle de références du candidat permet de recueillir des informations objectives sur un candidat en interrogeant d’anciens collègues ou supérieurs. Cette démarche vise à confirmer la réalité des expériences professionnelles, les responsabilités exercées ou encore la qualité des relations de travail.
À la différence du contrôle de références, la vérification des antécédents couvre un champ plus large : elle inclut l’examen de l’historique professionnel, des diplômes, du casier judiciaire ou d’autres éléments légaux. Bien distinguer ces deux démarches permet de rester conforme à la législation tout en adaptant l’approche aux enjeux du poste à pourvoir.
En quoi consiste un contrôle de référence ?
Le contrôle de référence du candidat intervient en fin de processus de recrutement, une fois que la candidate ou le candidat a été présélectionné. Il consiste à recueillir des informations professionnelles et factuelles auprès d’anciens collègues ou supérieurs hiérarchiques, afin de confirmer les éléments évoqués dans le CV ou en entretien.
L’objectif est de s’assurer que les compétences techniques, commerciales et comportementales (soft skills) du candidat correspondent aux exigences du poste. Les informations collectées doivent être strictement professionnelles : fonction occupée, nature du contrat, durée, résultats obtenus… Les questions d’ordre privé sont interdites. La gestion du dossier d’un candidat doit également garantir la traçabilité et la conformité du processus du recrutement.
Structurer efficacement le processus
Une fois les référents identifiés, il est essentiel d’organiser la prise de contact de manière rigoureuse. Pour garantir la qualité des retours obtenus, le recruteur peut commencer par envoyer un email pour convenir d’un créneau, puis effectuer l’échange par téléphone. Cette approche permet d’instaurer un climat de confiance propice à un dialogue sincère.
Le ton de l’échange doit rester professionnel, mais détendu. L’objectif est d’ouvrir la conversation, sans la rendre formelle ni intrusive, afin de recueillir des impressions authentiques sur la collaboration passée avec le candidat. Ces 10 questions révélatrices peuvent vous aider à cerner la personnalité des talents que vous contactez.
Recueillir des témoignages utiles
Les référents sollicités sont le plus souvent des responsables hiérarchiques ou des collègues directs ayant côtoyé le candidat dans son quotidien professionnel. Leur retour permet d’apporter un éclairage complémentaire sur des aspects concrets comme la gestion des missions, la dynamique d’équipe, l’autonomie ou encore la capacité d’adaptation.
Ces témoignages offrent une perspective précieuse, souvent difficile à évaluer dans le processus de recrutement. Ils peuvent conforter l’impression laissée par le candidat ou, au contraire, révéler des points à approfondir avant de finaliser le recrutement.
Pourquoi effectuer un contrôle de référence employeur ?
La prise de référence est une pratique courante en fin de processus de recrutement. Elle permet de vérifier la véracité des informations et les réponses fournies par le candidat et de confirmer son adéquation avec le poste à pourvoir. Seuls 9 % des recruteurs n’y ont pas recours, ce qui souligne son importance dans le choix du bon profil.
Cette étape offre également une meilleure compréhension de la personnalité du candidat et de son comportement en situation professionnelle. Le recruteur peut ainsi confirmer des éléments sur le candidat comme :
- Les missions et projets réalisés (performances)
- Les compétences acquises
- La durée des expériences
- Les points forts et axes d’amélioration du candidat
- Les raisons de son départ
- Une certification ou un diplôme mentionné
- D’éventuels antécédents
Ce contrôle renforce la qualité et la sécurité du recrutement, en limitant les risques liés à une mauvaise sélection. Il contribue à fiabiliser l’embauche et à intégrer le candidat en toute confiance.
Comment bien effectuer un contrôle de référence employeur tout en respectant la législation ?
La prise de référence s’organise généralement entre le premier échange et le dernier entretien avec le candidat. Elle permet de récolter des éléments concrets auprès des personnes référencées, afin d’approfondir certains points lors de l’évaluation finale. Il est important d’analyser avec discernement les réponses des référents dans le but d’en mesurer la pertinence et la sincérité. Cette démarche ne vise pas à piéger le candidat, mais à valider les impressions perçues lors du processus de recrutement.
Pour garantir une démarche respectueuse et transparente, il est essentiel de préparer la prise de référence avec le candidat. Expliquez-lui le but de l’étape et son déroulement, afin de le mettre en confiance. Une fois l’accord écrit obtenu, le candidat pourra transmettre les coordonnées de ses contacts référents avec autorisation vers un future employeur.
Utiliser les réseaux sociaux comme outil complémentaire
Les réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn, sont devenus des outils précieux pour les recruteurs et les candidats. Ils permettent de vérifier la cohérence du parcours, des intitulés de postes, des périodes d’emploi, ainsi que des qualifications, compétences ou recommandations visibles publiquement. Ils offrent ainsi une vue d’ensemble plus complète du profil du candidat.
D’autres plateformes comme Twitter ou Facebook peuvent donner un aperçu de l’engagement professionnel ou de la participation à des projets. Toutefois, leur usage doit rester limité et encadré : il est impératif de respecter le RGPD et autre règlement européen, en évitant toute collecte de données sensibles ou privées sans le consentement explicite de la candidate ou du candidat.
Les informations trouvées en ligne, réseaux sociaux ou pas, doivent toujours être croisées avec d’autres sources (entretiens, échanges avec les référents) pour garantir leur fiabilité. Bien utilisée, cette approche permet de renforcer la sécurité du processus de recrutement tout en affinant l’évaluation du profil global du candidat.
Quelles questions poser dans le cadre d’un contrôle de référence et comment les définir ?
Avant de contacter un ancien employeur, il est essentiel de préparer soigneusement votre liste de questions à poser. Commencez par définir les informations que vous souhaitez obtenir selon le poste proposé, le contexte de l’équipe et les compétences attendues. Il est utile de partager avec le référent les missions envisagées pour le candidat et de lui demander son avis. Les questions ouvertes accompagnées de silences favorisent des réponses plus spontanées et riches en détails.
Pour recueillir des retours représentatifs, variez les sources : deux référents pour une même expérience permettent de croiser les points de vue et d’éviter les biais personnels. Pensez aussi à consulter et de faire des recherche sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, notamment) pour vérifier certains éléments du parcours ou préparer des questions (ou réponses) plus ciblées.
Exemples de questions à poser
Pour bien recruter et guider l’échange avec les anciens employeurs, il est utile de préparer à l’avance des questions ciblées, adaptées au poste et au profil du candidat. Lors d’un entretien, ces questions permettent d’obtenir des retours concrets et pratique sur son expérience, ses performances, ses compétences et son savoir-être.
Voici une liste que vous pouvez adapter selon vos besoins :
- Quelle a été la durée de son contrat de travail en entreprise ?
- Pour quelle raison la personne a-t-elle quitté l’entreprise ?
- Était-elle adaptée au poste pour lequel elle avait été recrutée ?
- Quelles étaient ses missions principales ?
- Quelles sont ses forces et ses axes d’amélioration ?
- A-t-elle exercé des fonctions managériales ?
- Les informations fournies dans leur CV sont-elles en effet justes ?
- Quelle a été sa plus grande réussite ?
- Est-elle autonome ? Prend-elle des initiatives ?
- A-t-elle un bon esprit d’équipe ?
- A-t-elle suivi un bon code du travail ?
- Le candidat travaille-t-elle bien en équipe ?
- Si c’était à refaire, l’embaucheriez-vous à nouveau ?
Précautions et bonnes pratiques pour un contrôle de référence réussi
L’objectif du contrôle de référence par le recruteur n’est pas de piéger le candidat, mais d’obtenir une image aussi objective et réaliste que possible de son parcours professionnel. Lors d’un contrôle certains référents peuvent rester vagues ou éviter les retours négatifs, par souci de diplomatie : c’est ce que l’on appelle l’effet de halo. Si vous percevez un manque de clarté ou des informations incomplètes, n’hésitez pas à solliciter un autre avis auprès d’un collaborateur ayant travaillé avec le candidat.
Cette étape doit également se dérouler dans le respect strict du cadre légal, notamment en matière de protection de la vie privée. Il appartient aux ressources humaines de veiller à la conformité du processus et à la qualité des échanges.
Voici les 5 étapes clés pour mener un contrôle de référence dans les règles :
- Informer le candidat des objectifs de la démarche
- Obtenir son accord écrit et recueillir les contacts et informations référents
- Préparer les questions en lien avec le poste en compte
- Contacter les référents identifiés
- Faire un retour au candidat avec prise de décision
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Le contrôle de référence par le recruteur constitue un levier essentiel pour fiabiliser un emploi. Bien préparé, mené dans le respect du cadre légal et structuré autour de questions pertinentes, il permet de confirmer les compétences, la personnalité et la compatibilité du candidat avec le poste. En adoptant une démarche transparente et méthodique, les recruteurs en entreprise optimisent la qualité de leurs recrutements tout en instaurant une relation de confiance dès les premières étapes du processus du cabinet de recrutement.
