Qu’est-ce qu’une prise de références?
La prise de références est un outil de recrutement qui consiste à confirmer les informations mentionnées par les candidats lors de leur entretien d’embauche en contactant certains de leurs précédents employeurs. Chronophage et strictement réglementée, cette pratique est loin d’être systématique, mais reste tout de même très populaire auprès des recruteurs. D’après une étude menée par HelloWorkplace, moins de 10% des entreprises n’y ont en effet jamais recours.
Quel est l’objectif d’une prise de références dans le cadre d’un recrutement?
Le principal objectif d’une prise de références, ou contrôle de références, est de s’assurer que les candidats disposent bien des compétences mises en avant lors du processus de recrutement. C’est aussi un bon moyen d’évaluer leur honnêteté et d’en savoir plus sur leur personnalité.
Qu’il s’agisse de se renseigner sur leurs aptitudes techniques, leur esprit d’équipe ou leur capacité à prendre des initiatives, ces informations pourront se révéler d’une grande utilité au moment de choisir le profil idéal pour le poste que vous avez à pourvoir.
Pour aller plus loin:
Dans quel cadre légal s’effectue un contrôle de références?
Les modalités d’une prise de références sont strictement encadrées par la loi. Pour vous aider à vous y retrouver, voici un récapitulatif des différentes exigences requises par le Code du travail:
- Vous devez obtenir l’accord explicite des candidats avant de recueillir des informations à leur sujet.
- Vous devez les avertir des modalités par lesquelles vous comptez obtenir ces renseignements.
- Les données collectées doivent uniquement porter sur des aspects professionnels (aptitudes techniques, compétences comportementales, expériences passées).
Sachez également que les informations recueillies sont tenues de respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Les considérations essentielles pour une prise de référence réussie
Un contrôle de références bien mené peut prendre du temps. Pour vous assurer d’en tirer pleinement profit, il est par conséquent nécessaire de bien préparer la manière dont vous allez le mettre en œuvre.
À quel moment du recrutement faire une prise de références?
Effectué au bon moment, le contrôle de références peut être un outil idéal pour choisir le profil le plus adapté au poste à pourvoir. Mis en place trop tôt, il peut toutefois se révéler très chronophage et, surtout, peu utile.
Il est donc conseillé d’y avoir recours lors de la dernière ligne droite, au moment de départager plusieurs candidatures, ou afin de conforter une décision presque arrêtée. Vous pourrez ainsi prendre le temps de préparer des questions adaptées à chaque postulant pour avoir toutes les chances d’obtenir les informations dont vous avez besoin.
Comment aborder la question du contrôle des références avec les candidats?
Certains candidats peuvent être réticents à l’idée que vous contactiez d’anciens employeurs. Cela ne signifie pas nécessairement que ses précédentes expériences se sont mal passées, mais il n’est pas toujours évident de n’avoir aucun contrôle sur les informations susceptibles d’être divulguées.
Pour obtenir l’accord de vos interlocuteurs, vous devrez peut-être insister sur les objectifs de votre démarche et expliquer quels éléments vous cherchez à éclaircir. Pensez également à préciser que vous ne pouvez pas procéder à une prise de références sans leur accord et qu’un retour mitigé ou négatif n’implique pas automatiquement de se voir refuser le poste en question.
Qui interroger dans le cadre d’une prise de références?
Pour obtenir des informations pertinentes, vous devrez sélectionner vos interlocuteurs avec soin, en fonction de vos objectifs et des spécificités du poste. Par exemple, vous pourriez vous tourner vers:
- un ancien responsable de service;
- un gestionnaire de projet;
- un client;
- un partenaire commercial.
Il est possible de demander aux candidats de dresser une liste de contacts potentiels, tout en gardant à l’esprit que les personnes désignées seront certainement les plus conciliantes. Il peut donc être pertinent de les interroger sur leurs supérieurs lors de l’entretien afin d’obtenir le nom d’autres référents.
Quoi qu’il en soit, choisissez toujours des personnes ayant directement collaboré avec les candidats. En effet, sauf dans des cas particuliers, les ressources humaines et la direction de l’entreprise ne seront guère à même de vous fournir des renseignements exploitables. Évitez aussi de contacter d’anciens collègues de même niveau hiérarchique, qui pourraient avoir des difficultés à se montrer objectifs. Pour des raisons de confidentialité, vous devez par ailleurs vous abstenir d’entrer en contact avec d’actuels employeurs.
Enfin, de plus en plus d’entreprises recrutent via les réseaux sociaux, et ces plateformes regorgent dorénavant d’informations à caractère professionnel. N’hésitez pas à les consulter afin de croiser les données et de dresser un portrait complet des candidats.
Comment réussir un appel de prise de références?
Il n’est pas toujours évident de mettre à l’aise ses interlocuteurs et de recueillir les informations qui nous intéressent. Voici quelques conseils qui devraient vous faciliter la tâche:
- Expliquez votre démarche à vos interlocuteurs.
- Contactez plusieurs référents.
- Posez des questions ouvertes.
- Tenez compte de la communication non verbale, qui peut se manifester par des pauses ou des soupirs, par exemple.
Bien évidemment, il vous faudra aussi préparer des questions pertinentes au regard des objectifs visés.
Quelles questions poser lors d’un contrôle de références?
Pour atteindre leur but, vos questions devront être ciblées en fonction du poste à pourvoir ainsi que du profil et de l’expérience de chaque candidat et candidate. Voici quelques exemples pour vous aider à trouver l’inspiration:
Pour recueillir des informations pratiques:
-
- Quelles ont été les dates de prise de fonction et de départ de l’entreprise?
- Quel était l’intitulé du poste occupé?
- Quelles étaient les principales missions associées à cette fonction?
- Quels types de projets ont été pris en charge?
Pour évaluer des compétences techniques:
- Son départ a-t-il été difficile pour l’entreprise et pour son équipe?
- Quelle a été son évolution au cours de son parcours dans l’entreprise?
- Quelles étaient ses principales forces et faiblesses?
- Quelles ont été ses meilleures réalisations?
- Si l’occasion se présentait, l’embaucheriez-vous à nouveau?
Pour mieux cerner la personnalité et la motivation du candidat:
- Quels ont été les motifs du départ de l’entreprise?
- Quelles étaient ses réactions face à un échec ou une réussite?
- Quelles recommandations pourriez-vous faire à son prochain manager?
- D’après vous, quel serait l’environnement le plus propice à son épanouissement professionnel?
- Comment parveniez-vous à maintenir sa motivation?
Une fois ces données collectées, il ne vous restera plus qu’à les traiter! Attention toutefois à prendre de la distance avec les informations fournies par vos interlocuteurs. En effet, un retour peu encourageant ne signifie pas forcément que le candidat concerné ne pourrait pas être un atout pour votre organisation.
Tenez compte du contexte et des éventuels biais des personnes que vous interrogez afin de ne pas appuyer votre décision finale sur des critères subjectifs. N’oubliez pas que le contrôle de références n’est qu’une étape d’un processus de recrutement efficace et qu’il ne saurait remettre en cause tout le reste de votre démarche. Si cela vous paraît difficile à mettre en œuvre, vous pourriez également vous tourner vers des partenaires externes offrant ce type de prestations.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour effectuer une prise de références efficace. Si vous n’en êtes qu’au début de votre processus de recrutement, nous vous conseillons vivement de publier une offre sur le site d’Indeed. Une fois la machine lancée, il ne vous restera plus qu’à mettre nos conseils en œuvre pour trouver la perle rare.
