Pourquoi rédiger un refus de candidature ?
Si une candidate ou un candidat ne répond pas à vos attentes pour l’offre à pourvoir, il est préférable de lui envoyer une lettre de refus de candidature. Tant par simplicité que pour gagner du temps, les recruteurs préfèrent généralement répondre aux candidatures par un mail de refus. Mais certains restent fidèles au courrier papier.
Quel que soit le format choisi, l’envoi d’une lettre de refus de candidature est essentiel pour plusieurs raisons :
1. Par respect pour le candidat
Tout d’abord, veillez à garder à l’esprit que, derrière chaque candidature, il y a avant tout un individu :
- Tenez compte de ses émotions : un refus, quel qu’il soit, n’est jamais une expérience agréable. Soignez donc votre mail de refus de candidature et faites preuve de bienveillance pour atténuer la mauvaise nouvelle.
2. Pour préserver votre image employeur
Ensuite, rappelez-vous qu’envoyer une simple lettre ou un mail de refus de candidature participe à votre réputation. En effet, chaque échange avec un candidat impacte votre image employeur. Si un postulant vous envoie sa candidature, il initie un contact qui suppose dès lors une réponse. Ne pas y répondre reviendrait à ignorer son message, ce qui pourrait être mal perçu.
Or, en répondant à sa candidature, même par une lettre de refus, vous renvoyez une meilleure image de votre entreprise auprès de la candidate ou du candidat, mais aussi auprès des personnes avec lesquelles il partagera son expérience. Dans votre lettre, vous pouvez même encourager le candidat à postuler pour de futurs postes, même s’il n’a pas été sélectionné cette fois-ci, en misant sur une communication respectueuse et valorisante.
Ainsi, le recruteur joue un rôle crucial dans ce processus, en communiquant la décision à la fois avec respect et professionnalisme, afin de maintenir une bonne image de l’entreprise.
Quand envoyer une réponse négative ?
Il est important d’envoyer une réponse négative dès que possible après la décision de refus. Cela permet de ne pas laisser le candidat dans l’incertitude et de lui permettre de poursuivre ses recherches d’emploi. Il est recommandé d’envoyer la réponse négative dans les 24 à 48 heures suivant la décision de refus. De cette façon, vous démontrez votre sens de l’organisation et que vous respectez le temps du candidat.
Quels éléments inclure dans un mail de refus ?
Votre lettre de refus de candidature se doit d’être correctement formulée. L’objectif est de répondre négativement au candidat sans se montrer trop abrupt. Pour cela, appliquez la «méthode du sandwich» : alterner un commentaire positif – négatif – positif. Utiliser un modèle structuré peut vous aider à maintenir une approche aussi efficace que bienveillante.
Typiquement, une lettre de refus de candidature comprend les éléments suivants :
- Refus : expliquez que son profil n’est pas retenu pour le poste, idéalement en précisant les raisons du refus.
- Encouragements : souhaitez une bonne continuation au candidat. Si son profil est susceptible de vous intéresser à l’avenir, demandez-lui l’autorisation de conserver ses coordonnées et de le recontacter ultérieurement.
Voici des conseils pour rédiger un refus de candidature en fonction de l’étape de recrutement :
1. Refus de candidature avant un entretien
Il convient d’envoyer des emails ou lettres de réponse négative de candidature à chaque postulant non retenu, même si vous ne l’avez pas rencontré en entretien. À ce stade, un message relativement court s’avère suffisant.
Voici un exemple :
Madame/Monsieur Payet,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise ainsi que pour votre candidature.
Après étude de votre dossier, nous vous informons que nous ne pourrons pas y donner une suite favorable.
Nous vous souhaitons une pleine réussite dans vos démarches professionnelles.
2. Refus de candidature après un entretien
Si vous refusez un postulant après un entretien, votre réponse négative de candidature devra être plus travaillée. Si possible, formulez un retour constructif en donnant la raison de votre refus. Il est important d’envoyer des emails de refus personnalisés après les entretiens, afin de reconnaître le temps et les efforts que les candidats ont investis.
Évidemment, vous ne pouvez pas consacrer trop de temps aux messages de refus de candidature. Vous pouvez donc préparer des messages pré-écrits, auxquels il suffira d’ajouter une phrase de personnalisation.
En voici un exemple :
Objet : réponse à votre candidature au poste de responsable du service client
Madame/Monsieur Payet,
Nous vous remercions pour l’intérêt porté à notre entreprise et sommes ravis d’avoir pu vous rencontrer lors de votre entretien.
Malheureusement, nous avons le regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre candidature. Malgré la qualité de votre profil, nous avons privilégié un candidat plus expérimenté. Nous comprenons que ce rejet puisse être décevant, mais nous tenions à vous remercier pour votre temps et vos efforts.
Nous apprécions vos compétences et votre expérience. Par conséquent, nous souhaiterions conserver vos coordonnées, avec votre accord, afin de vous recontacter si une opportunité correspondant davantage à votre profil se présentait.
En vous souhaitant beaucoup de succès dans vos recherches, nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées.
Enfin, il est important de rédiger vos lettres de refus de candidature comme tout autre courrier professionnel, c’est-à-dire en soignant tout autant le fond que la forme, et en respectant votre interlocutrice ou interlocuteur.
Conseils pour écrire une lettre
Voici quelques conseils pour rédiger une lettre de refus de candidature efficace, professionnelle et bienveillante :
- Faire preuve de clarté et concision dans la formulation du refus, en évitant les ambiguïtés
- Relire la lettre pour s’assurer qu’elle est exempte d’erreurs et qu’elle reflète l’image et les valeurs de l’entreprise
Les erreurs à éviter
Il y a plusieurs erreurs à éviter lors de la rédaction d’une lettre de refus de candidature :
- Les erreurs d’orthographe ou de grammaire, qui peuvent donner une mauvaise image de l’entreprise
- Les commentaires trop subjectifs ou personnels, qui pourraient être perçus comme discriminatoires
- Laisser le candidat dans l’incertitude, en ne lui fournissant pas de raisons claires justifiant le refus
Rédiger une lettre de refus de candidature avec soin permet de clore le processus de recrutement de manière respectueuse et professionnelle. En apportant une réponse personnalisée, claire et bienveillante, vous valorisez l’effort du candidat tout en renforçant l’image de votre entreprise. Même en cas de refus, une communication bien formulée peut laisser une impression positive et encourager de futures candidatures.
