La réponse négative à une candidature, un passage nécessaire dans le recrutement

L’une des missions confiées aux départements RH est de prendre en charge le recrutement pour embaucher les meilleurs talents. Ce processus comprend plusieurs étapes avant de parvenir à la sélection finale du futur collaborateur. Hélas, il n’y a en général qu’un seul élu parmi plusieurs candidats et l’entreprise doit informer les autres candidats qu’ils n’ont pas été retenus.

Cette tâche n’est pas toujours agréable et certains responsables RH ont parfois tendance à négliger la forme ou le fonds de leurs réponses aux candidats non retenus. Bien loin d’être une perte de temps, faire parvenir une lettre de refus à un candidat est tout d’abord un signe de respect – personne n’apprécie de ne pas avoir de réponse, qu’elle soit positive ou négative – mais permet également d’expliquer au candidat les raisons pour lesquelles son profil n’est pas retenu. Cette étape devrait donc être pleinement intégrée à votre politique RH.

Les enjeux liés à une réponse négative à la suite d’une candidature sont aussi importants que pour une réponse positive, si ce n’est plus, car une lettre négative peut transformer une déception en espoir et favoriser votre réputation.

Refuser une candidature, les différents cas de figure

Au cours du processus de recrutement, l’entreprise devra souvent éliminer certains candidats avant la sélection finale et devra ainsi adapter sa réponse en fonction du stade de la candidature.

Voici différentes situations où une réponse négative à une embauche peut être nécessaire :

• Refus suite à une candidature spontanée
• Refus, car le poste a déjà été pourvu
• Refus, car le profil ne correspond pas au poste à pourvoir
• Refus sans avoir passé d’entretien téléphonique
• Refus après avoir passé le premier entretien téléphonique
• Refus après avoir passé toutes les étapes du processus de recrutement

Certaines entreprises choisissent d’envoyer une lettre de refus type à tous les candidats non retenus. Cependant, il peut être pertinent et plus respectueux d’adapter la réponse négative en fonction de l’étape à laquelle le candidat est parvenu et de personnaliser votre lettre pour expliquer les raisons de votre refus.

Pourquoi bien formuler une réponse négative à un candidat est important pour l’entreprise ?

Le recrutement est un aspect important de la vie de l’entreprise. C’est l’image de toute l’entreprise qui est en jeu et qui s’expose au monde extérieur. C’est pourquoi il est crucial de soigner les candidats qui postulent, que votre réponse soit positive ou non. L’impact sur l’entreprise n’est pas négligeable et peut avoir des effets insoupçonnés.

La réputation et la marque employeur

Pour réussir dans un paysage concurrentiel de plus en plus rude, une entreprise doit prendre soin de sa réputation qui peut avoir des retombées directes sur ses résultats commerciaux. De même, la marque employeur est un élément clé de l’attractivité d’une entreprise et les meilleurs talents délaissent souvent les organisations dont la marque employeur est faible ou mauvaise.

Pour répondre à cet enjeu, les entreprises tentent d’offrir la meilleure expérience candidat possible lors de leur processus de recrutement. Une bonne expérience ne signifie pas forcément une embauche, mais elle se concentre avant tout sur l’accueil, le respect, l’ouverture d’esprit et la communication avec l’entreprise. Refuser une candidature est normal, les candidats savent que tous ne seront pas sélectionnés. Une réponse négative peut malgré tout améliorer votre marque employeur si vous prenez la peine d’expliquer les raisons du refus.

L’enjeu commercial et financier du refus

En prenant le temps de rédiger une réponse négative à une candidature, vous prenez soin de clients existants ou potentiels. Il serait dommage de perdre des clients simplement parce que vous avez négligé leur candidature à un poste dans votre entreprise.

De même, une candidature non retenue à un moment peut rester intéressante pour une autre occasion ou à une autre période. Il est important de ne pas détourner de vous des candidatures intéressantes pour l’avenir. Si un profil a retenu votre attention, mais que vous avez finalement recruté une autre personne, il serait pertinent de garder un lien avec le candidat refusé pour une éventuelle autre opportunité. Vous y gagnerez à la fois du temps et de l’argent.

Comment formuler une réponse négative à une candidature ?

Si vous souhaitez améliorer l’impact positif de votre politique RH, il est important de justifier et d’expliquer les raisons de votre volonté de ne pas donner suite à certaines candidatures. Voici quelques conseils pour formuler des réponses négatives efficaces qui favoriseront l’expérience candidat.

Tout d’abord, il est important de personnaliser votre réponse négative afin que le candidat puisse ressentir votre intérêt pour son profil. N’hésitez pas à mentionner son prénom et à utiliser un ton à la fois professionnel et humain dans votre réponse. Vous pouvez expliquer notamment que le profil du candidat ne correspond pas à vos besoins en raison de son manque d’expérience, des impératifs de mobilité, d’un manque de compétences techniques, d’une incompatibilité sur les horaires ou toute autre raison.

L’important est d’être honnête, mais aussi de reconnaître les qualités du candidat. Il est possible de transformer une réponse négative en opportunité. En effet, si une réponse négative est correctement justifiée et détaillée, le candidat pourra s’en servir pour travailler les points faibles ou négatifs mentionnés dans votre réponse. Tentez de faire comprendre que ce n’est pas le candidat en tant que personne que vous rejetez et concentrez-vous avant tout sur le fait que son profil ne correspond pas à vos attentes.

Les formats de réponses possibles

Les réponses négatives à une candidature peuvent avoir différents formats selon la politique RH de l’entreprise.

L’email est un format de réponse souvent utilisé par les équipes RH pour répondre aux candidatures, surtout à un stade précoce de la candidature. L’email est apprécié pour sa rapidité et son efficacité, mais il est cependant important d’y inclure certains détails qui montrent aux candidats que leur temps et leur intérêt sont reconnus et valorisés.

Le courrier postal reste pertinent pour communiquer une réponse négative. Préférez cette méthode pour répondre aux personnes ayant passé plusieurs étapes de sélection et n’hésitez pas à revenir sur les entretiens que vous avez pu partager et les qualités que vous avez constatées chez les candidats.

Le téléphone est le moyen le plus efficace et le plus personnel pour donner une réponse négative à un candidat. Cette approche plus personnalisée sera appréciée, car elle démontre un professionnalisme et une politique RH efficace et empathique. En prenant le temps de contacter directement les candidats, vous laissez la porte ouverte à un échange vraiment personnalisé. Cette méthode de réponse sera particulièrement adaptée si le profil du candidat est parvenu aux toutes dernières étapes du recrutement et que vous envisagez de le recontacter ultérieurement si une autre opportunité se présentait.

Exemples de réponse négative pour une candidature

Nous vous présentons ici deux réponses négatives à une candidature.

Profil non retenu alors qu’il pouvait correspondre au poste à pourvoir

[Date]

[Prénom Nom]

[Adresse postale]

Bonjour [Prénom] ou Madame, Monsieur [selon les règles appliquées dans votre entreprise],

Nous vous remercions pour votre intérêt et pour le temps que vous avez consacré à votre candidature pour le poste de [titre du poste].

Après avoir attentivement analysé votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne donnerons pas de suite favorable pour ce poste. Bien que votre profil et vos compétences correspondent aux attentes de cette fonction, nous souhaitons privilégier un profil plus expérimenté qui aura plus de chances de relever les défis et d’atteindre les objectifs du poste de [titre du poste].

Nous vous remercions pour votre candidature et avons particulièrement apprécié votre enthousiasme pour le poste et notre entreprise. C’est pourquoi nous vous encourageons à poursuivre vos recherches et vous informons que nous souhaitons conserver votre CV dans le cas où une autre opportunité se présenterait pour un poste plus adapté à votre expérience.

Cordialement,

[Prénom Nom]

[Titre]

Profil du candidat ne correspondant pas au poste à pourvoir

[Date]

[Prénom Nom]

[Adresse postale]

Bonjour [Nom Prénom],

Je fais suite à votre candidature pour le poste de [titre du poste] au sein de notre département [nom du département] chez [nom de l’entreprise]. Nous avons reçu de nombreuses candidatures et nos recherches se concentrent principalement sur des profils ayant une meilleure connaissance de notre secteur d’activité.

Bien que vos diplômes et vos compétences correspondent à nos recherches pour la fonction de [titre du poste], nous avons décidé de privilégier des profils ayant une très bonne expérience professionnelle dans le secteur [nom du secteur] qui présente de nombreuses spécificités techniques, d’autant plus que le poste à pourvoir comprend de nombreuses missions à mener en autonomie.

Nous vous remercions d’avoir pris le temps de postuler et de rencontrer notre équipe.

Au nom de [nom de l’entreprise], nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches d’emploi et vos projets futurs.

Cordialement,

[Nom Prénom]

[Titre]