Pourquoi et quand rédiger une réponse automatique d’absence ?
Si vous devez vous absenter de l’entreprise, que ce soit pendant quelques jours ou plusieurs semaines, il est préférable de configurer un email de réponse automatique qui précisera à vos interlocuteurs toutes les informations importantes concernant votre départ. De cette façon, chaque personne qui tentera de vous contacter ne sera pas étonnée ou frustrée par l’absence d’une réponse de votre part.
Il existe plusieurs situations dans lesquelles il est recommandé de prévoir un email automatique de départ :
- vacances ;
- maladie ;
- jours fériés ;
- événements spéciaux, par exemple formation ou team-building.
Les logiciels et applications de boîte mail proposent le plus souvent une option pour configurer facilement les détails de vos réponses automatiques.
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Que faut-il indiquer dans un email automatique de départ ?
Tout d’abord, il est important de soigner l’objet de l’email en précisant qu’il s’agit d’une réponse automatique. De cette manière, votre interlocuteur comprendra immédiatement que vous êtes absent de l’entreprise. Ensuite, quelle que soit la raison pour laquelle vous devez vous absenter de l’entreprise, il existe certaines informations importantes à mentionner dans votre email automatique de départ :
- le motif de votre absence, par exemple pour maladie ou congés annuels ;
- la durée de votre absence, si vous la connaissez, en précisant les dates, et surtout la date de votre retour ;
- idéalement, la ou les personnes à contacter à votre place en votre absence, en spécifiant leur nom et leur adresse email, voire parfois aussi leur numéro de téléphone ;
- une formule de remerciement peut être placée soit en début d’email, par exemple « Je vous remercie pour votre message », soit en conclusion avec une phrase telle que « Merci pour votre patience » ;
- une formule de politesse à la fin de l’email automatique, telle que « Cordialement », suivie de votre signature.
Il est possible, en fonction de l’identité de votre entreprise et de la façon dont elle communique par email, d’ajouter une touche plus personnelle, en précisant par exemple le lieu de vos vacances.
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10 modèles d’emails automatiques à personnaliser
Voici dix modèles d’emails automatiques de départ d’entreprise que vous pouvez utiliser en personnalisant le contenu en fonction de votre propre situation :
Email automatique standard
Voici deux modèles de réponses automatiques standards :
Modèle 1
Réponse automatique – Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Je serai absent à partir du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse mail].
Bien à vous,
[Signature]
Modèle 2
Réponse automatique – Départ du bureau – De retour le [date]
Bonjour,
Je vous informe que je serai absent du [date] au [date]. Cependant, [Prénom Nom] se fera un plaisir de répondre à vos questions pendant mon absence. Vous pouvez [la/le] joindre à cette adresse : [adresse mail].
Je vous remercie pour votre patience.
Bien à vous,
[Signature]
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Réponse automatique pour départ en vacances
Voici deux modèles de mail automatique à utiliser lorsque vous vous absentez pour un départ en vacances :
Modèle 3
Réponse automatique – En vacances du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en vacances avec un accès limité à ma boîte mail. Je prendrai connaissance de votre demande à mon retour, le [date].
En cas d’urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à l’adresse suivante : [adresse mail].
Cordialement,
[Signature]
Modèle 4
Réponse automatique – En vacances en Corse – Retour le [date]
Bonjour,
Actuellement occupé à profiter du soleil et des jolies plages de Corse, je ne peux malheureusement répondre à votre demande pour le moment. Dès mon retour, le [date], je prendrai connaissance de votre message et le traiterai dans les plus brefs délais.
[Prénom Nom] se tient à votre disposition pour toute demande urgente. Vous pouvez [le/la] contacter à cette adresse e-mail : [adresse mail].
Bien à vous,
[Signature]
Email automatique pour un arrêt maladie prolongé
Voici un modèle de réponse automatique en cas d’absence pour cause d’arrêt maladie à durée indéterminée :
Modèle 5
Réponse automatique – Absence prolongée pour raison médicale
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Pour des raisons de santé, je serai en arrêt maladie prolongé à compter du [date] jusqu’à nouvel ordre. Pendant cette période, je ne pourrai pas répondre aux emails.
Pour toutes vos demandes en mon absence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] au numéro suivant : [numéro de téléphone].
Cordialement,
[Signature]
Email automatique pour fermeture annuelle
Voici un modèle de réponse automatique dans le cas d’une fermeture annuelle de l’entreprise :
Modèle 6
Réponse automatique – Fermeture annuelle
Bonjour,
Nous sommes actuellement indisponibles pour cause de fermeture annuelle à partir du [date de début] et jusqu’au [date de fin] compris. Durant cette période, aucun membre du personnel ne pourra répondre aux emails ni traiter les demandes.
Nous vous prions de bien vouloir patienter jusqu’à notre retour, le [date de retour]. Nous traiterons vos messages dès notre réouverture.
Nous vous remercions pour votre compréhension.
Cordialement,
[Signature]
Email automatique pour les fêtes de fin d’année
Voici deux modèles de mail automatique à utiliser pour les fêtes de fin d’année :
Modèle 7
Réponse automatique – Belles fêtes de fin d’année !
Bonjour,
Je serai absent du bureau du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse mail]
Je vous remercie pour votre patience et vous souhaite de belles fêtes de fin d’année,
[Signature]
Modèle 8
Réponse automatique – Fêtes de fin d’année
Bonjour,
Pour cette nouvelle année, j’ai décidé de décrocher de ma boîte mail lorsque je suis en congé. Et vous, quelle résolution comptez-vous prendre pour cette nouvelle année ?
Ne vous inquiétez pas, je reviens le [date] et je répondrai à votre demande dès que possible.
En cas d’urgence, merci de contacter [Prénom Nom] via [adresse mail].
Je vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année,
[Signature]
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Email automatique pour congé sabbatique
Voici un modèle de réponse automatique en cas de congé sabbatique :
Modèle 9
Réponse automatique – Absence pour congé sabbatique
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
En congé sabbatique depuis le [date de début], je prévois de revenir le [date de retour]. Si vous avez besoin d’aide en mon absence, vous pouvez vous adresser à [Prénom Nom], en [la/le] contactant sur [adresse mail].
Cordialement,
[Signature]
Email automatique pour congé parental
Voici un modèle de réponse automatique pour congé parental :
Modèle 10
Réponse automatique – Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé maternité/paternité/parental jusqu’au [date].
Merci de prendre contact avec [Prénom Nom] par email à l’adresse suivante : [adresse mail] ou par téléphone au numéro [numéro].
Je vous remercie pour votre compréhension et vous souhaite une belle journée.
Meilleures salutations,
[Signature]
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Ainsi, si vous devez vous absenter, que ce soit pour un congé maladie, pour des vacances ou encore en raison de la fermeture annuelle de l’entreprise, il est essentiel de configurer une réponse automatique qui informera vos interlocuteurs de votre absence et surtout de la date de votre retour.
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