Comment faire une demande de congé individuel de formation ?
Dans le cadre de sa demande de formation, le salarié doit effectuer plusieurs démarches obligatoires auprès de son employeur. Avant d’accepter cette demande, vérifiez bien que le salarié a effectué toutes ces étapes dans l’ordre.
La demande d’autorisation du salarié auprès de l’employeur
Le salarié a l’obligation de vous faire sa demande de congé de formation par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Il peut aussi vous remettre sa lettre en mains propres contre récépissé. Cette lettre doit mentionner :
- le nom de la formation souhaitée ;
- la date de début de cette formation ;
- la durée de cette formation ;
- les coordonnées de l’organisme de formation.
À savoir : si le salarié demande un congé de formation dans le but de passer un examen, il doit joindre le certificat d’inscription à sa demande. Il peut s’agir d’un examen comme le bac, un CAP, un BTS, une licence ou encore un master.
Les conditions requises pour bénéficier d’un congé individuel de formation
Pour bénéficier du CIF, votre collaborateur doit justifier d’un certain nombre d’années d’ancienneté. Peu importe son type de contrat, qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD, le salarié peut accéder au congé de formation s’il présente les conditions requises :
- S’il est en CDI : le salarié doit justifier de 12 mois minimum d’exercice dans votre entreprise. Il doit avoir le statut de salarié depuis 24 mois minimum (consécutifs ou non).
- S’il est en CDD : le salarié doit justifier de 24 mois minimum d’exercice, consécutifs ou non, durant les 5 dernières années. Il doit avoir travaillé au moins 4 mois durant les 12 derniers mois.
Le délai nécessaire à une demande de CIF
Votre collaborateur doit effectuer une demande d’autorisation dans les délais impartis par le Code du travail :
- Pour une formation de 6 mois minimum, la demande doit être faite au moins 120 jours avant le début de la formation. Cette formation doit être suivie à temps plein et en une seule fois.
- Pour une formation de moins de 6 mois, la demande doit être faite 60 jours avant le début de la formation. Cette règle s’applique également si cette formation s’effectue à temps partiel ou sur plusieurs périodes. Ce même délai doit être respecté si le congé de formation sert à passer un examen.
À savoir : vous disposez de 30 jours pour répondre à la demande de votre employé. À lire également : Indeed vous aide à digitaliser votre processus de recrutement
L’employeur est-il obligé d’accepter la demande de congé de formation d’un salarié ?
En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé d’accepter la demande de votre salarié. Vous avez le droit de reporter ce congé de formation ou de le refuser. En revanche, vous devez fournir au salarié une raison valable pour justifier ce report ou ce refus.
Le report du congé individuel de formation
Si votre entreprise compte moins de 200 salariés, vous pouvez reporter ce congé dans la limite de 9 mois. Ce report doit être justifié et validé par le CE (comité d’entreprise) ou les délégués du personnel. Vous pouvez, par exemple, reporter ce congé si l’absence de ce salarié à cette période précise est susceptible d’engendrer des problèmes d’organisation. Si votre entreprise compte plus de 200 salariés, vous pouvez reporter ce congé en raison d’un trop grand nombre de demandes de congé individuel de formation à la même période. Le pourcentage de salariés absents ne doit pas dépasser 2 % de l’effectif total de l’entreprise. Si votre entreprise compte au moins 500 salariés, vous avez le droit de reporter un congé de formation s’il est déjà prévu que 10 personnes partent en CIF à cette même période.
Le refus d’un congé de formation
Vous êtes en droit de refuser une demande de CIF à un employé si celui-ci ne satisfait pas aux conditions d’ancienneté requises. Vous pouvez aussi lui refuser cette demande s’il n’a pas effectué ou respecté les formalités, ou bien encore les délais nécessaires à la demande de ce congé de formation. À savoir : le salarié a le droit de contester votre refus en faisant appel aux délégués du personnel ou au Conseil des prud’hommes.
Quelles sont les démarches à effectuer auprès de l’organisme de financement ?
Dans le cadre de sa demande de congé de formation, le salarié peut demander à un organisme de financement de prendre en charge l’ensemble de ses frais de formation. Cela comprend aussi bien le coût de la formation que les frais d’inscription et les frais de transport ou d’hébergement. Il a également la possibilité d’être rémunéré.
Adresser sa demande de CIF
Si votre entreprise compte plus de 10 salariés, votre collaborateur doit s’adresser à l’organisme qui finance vos formations CIF. Si votre entreprise compte moins de 10 salariés, votre collaborateur doit effectuer sa demande auprès de l’organisme paritaire de la branche dont votre entreprise dépend. Si votre entreprise n’est rattachée à aucun organisme, le salarié peut s’adresser au FONGECIF de sa région. À savoir : en tant qu’employeur, vous devez indiquer à votre collaborateur l’organisme à contacter s’il souhaite effectuer une demande de CIF. À lire également : 10 questions révélatrices du candidat
Respecter le délai nécessaire pour effectuer une demande de CIF auprès d’un organisme financeur
La loi ne prévoit aucun délai obligatoire pour faire une demande de financement. Il est cependant conseillé de la faire le plus tôt possible. Les organismes financeurs répondent généralement dans un délai de 2 mois et toute demande de financement effectuée une fois la formation commencée est automatiquement rejetée.
Attendre la réponse de l’organisme de financement
L’organisme financeur peut refuser la demande d’un salarié si la formation choisie ne donne droit à aucune rémunération. Il peut aussi refuser la demande s’il ne peut répondre positivement à toutes les demandes de financement en cours. Dans ce dernier cas, ce refus est temporaire. Le salarié peut alors renouveler sa demande ultérieurement. En cas de refus, le salarié peut adresser une demande de recours gracieux auprès de l’organisme de financement. Cette démarche est à faire dans un délai de 2 mois maximum à compter de la réception de la lettre de refus. À lire également : Comment mener un entretien d’embauche ? S’il remplit les conditions requises, tout salarié a droit au CIF. Incitez vos salariés à effectuer les démarches obligatoires pour obtenir le financement de leur formation et le remboursement de leurs frais durant toute la période de ce congé. S’ils n’effectuent pas les démarches nécessaires, ils risquent de se voir refuser leur congé individuel de formation et d’être obligés de renouveler leur demande ultérieurement.
