À quoi servent les entretiens individuels ?
Tout d’abord, il est important de distinguer l’entretien professionnel, qui constitue une obligation légale, de l’entretien individuel (ou entretien d’évaluation), qui relève plutôt des pratiques managériales usuelles. Il s’agit d’une rencontre planifiée qui se déroule généralement une fois par an, en début ou en fin d’année, entre le manager et les membres de son équipe. Bien que cette démarche puisse générer du stress, elle constitue une opportunité unique de faire le point sur l’année écoulée.
L’objectif du manager est notamment d’évaluer si les aptitudes professionnelles de l’employé restent en accord avec les besoins du poste. Cet échange est donc l’occasion de faire le point sur les nouvelles connaissances acquises ainsi que sur les lacunes qu’il reste à combler et d’envisager la création d’un plan de développement des compétences correspondant aux attentes des deux parties. C’est également le moment idéal d’évaluer dans quelle mesure les objectifs ont été atteints et d’envisager d’éventuels ajustements. Enfin, certaines organisations se saisissent de cette opportunité pour implémenter une culture du feedback, et ainsi renforcer la communication et la motivation au sein de leurs équipes.
L’entretien individuel est-il obligatoire ?
L’entretien professionnel, au cours duquel sont abordées les perspectives d’évolution de carrière et de formation des salariés, est soumis au respect de l’article L6315-1 du Code du travail, qui impose à l’employeur d’effectuer une évaluation de ce type tous les deux ans.
En revanche, l’entretien annuel individuel n’est soumis à aucune obligation légale et peut prendre la forme d’une entrevue, d’un système de notation ou d’une série de questions écrites. Il peut toutefois être rendu obligatoire par la convention collective de l’entreprise, qui doit, dans ce cas, en préciser la fréquence, les méthodes, le contenu, etc. Les managers sont alors tenus de respecter les modalités prévues. Dans le cas contraire, ils s’exposent à des poursuites au Conseil des prud’hommes.
En revanche, les salariés préalablement informés ne peuvent pas se soustraire à l’entretien. Tout refus peut en effet donner lieu à des sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave.
Quelles sont les règles à respecter ?
S’il choisit de mettre en place une telle procédure, l’employeur est tenu de respecter plusieurs règles. Ainsi, il doit par exemple :
- consulter le Comité social et économique (CSE) de l’entreprise ;
- s’assurer que les modalités mises en place permettent de respecter les informations confidentielles des salariées conformément au RGPD (Règlement général sur la protection des données) ;
- garantir la transparence, l’objectivité et la pertinence des méthodes et techniques d’évaluation.
Enfin, il est important de souligner que le contenu de l’entretien doit s’en tenir aux responsabilités du collaborateur au sein de l’entreprise. L’employeur doit donc éviter toute question relative à la vie personnelle de ses salariés.
Qui est concerné ?
Si un système d’évaluation est mis en place, il doit concerner la totalité du personnel de l’entreprise. Aucune exception n’est permise. Par ailleurs, les entretiens individuels annuels se déroulent uniquement en présence du salarié et de son manager direct (ou éventuellement du supérieur hiérarchique de ce dernier). Les employés ne sont donc pas autorisés à se présenter à l’entretien accompagnés d’un représentant du personnel ou d’une quelconque autre personne.
À quelle fréquence organiser des entretiens individuels annuels ?
Un grand nombre d’entreprises choisissent d’organiser leurs entretiens une fois par an, mais, s’agissant d’un dispositif facultatif, rien ne vous oblige à suivre cette norme. Il n’est en effet par rare que des petites structures particulièrement dynamiques optent pour une fréquence semestrielle ou trimestrielle, alors que les grandes organisations préfèrent souvent alléger le processus en menant ces évaluations tous les deux ans.
Doit-on obligatoirement rédiger un compte-rendu ?
Aucun texte de loi ne mentionne une quelconque obligation à rédiger un compte-rendu à la suite d’un entretien annuel. En revanche, la convention collective de l’entreprise peut prévoir la remise d’un document de synthèse écrit au salarié. Si tel est le cas, il n’est toutefois pas contraint de le signer.
Il peut par ailleurs se révéler judicieux d’utiliser une grille d’évaluation pour servir de support à l’entretien. Dans ce cas, les questions y figurant peuvent porter aussi bien sur le collaborateur que sur sa direction ou la politique RH de l’entreprise.
Comment préparer les entretiens ?
Pour préparer les entretiens, les managers peuvent se référer aux comptes-rendus antérieurs. Ils auront ainsi une meilleure visibilité sur la carrière de chaque collaborateur ainsi que sur l’évolution de ses motivations et de ses compétences. Ils pourront également confronter les résultats obtenus aux objectifs fixés pour la période prise en compte et ainsi discuter des éventuelles difficultés rencontrées.
Il est donc primordial de se doter de documents de suivi clairs et bien structurés permettant d’évaluer avec précision les performances de chaque collaborateur. N’hésitez pas par ailleurs à transmettre des enquêtes en amont afin de préparer des questions pertinentes et personnalisées.
Quelles questions poser lors d’un entretien individuel ?
Pour qu’un entretien annuel individuel soit efficace, il faut poser les bonnes questions et éviter les lieux communs. Il est donc fortement conseillé de préparer une trame ciblée autour des thématiques clés que vous souhaitez aborder. Voici quelques exemples qui devraient vous aider à trouver le bon angle :
Évaluation des objectifs de l’année écoulée :
Quelles ont été vos plus belles réalisations ?
Quels objectifs avez-vous atteints ? Lesquels ont échoué et pourquoi ?
Comment le management vous a-t-il aidé à atteindre vos objectifs cette année ?
Axes d’amélioration :
Pourquoi certains objectifs n’ont-ils pas été atteints ? Quels changements pourriez-vous proposer pour y remédier à l’avenir ?
Comment le management aurait-il pu vous aider à atteindre vos objectifs ?
Quelles compétences auraient pu vous aider à atteindre vos objectifs ?
Définition des objectifs pour l’année à venir :
Quelles sont vos perspectives pour l’année prochaine ?
Quels objectifs pourriez-vous vous fixer ?
De quels moyens (budget, matériel, équipe, logiciel) auriez-vous besoin pour gagner en efficacité ?
Appréciation des compétences :
Quel type de tâche, effectuez-vous le plus aisément ?
Quels sont vos points forts et vos points faibles dans votre travail ?
Comment pourrions-nous utiliser plus efficacement vos compétences ?
Point sur la formation :
Quelles formations avez-vous suivies cette année ?
Vos formations vous ont-elles été utiles ? Pourquoi ?
En fonction des difficultés précédemment évoquées, quelles formations seraient susceptibles de vous aider ?
Évolution professionnelle :
Comment vous voyez-vous professionnellement dans deux ans, trois ans, cinq ans ?
Souhaiteriez-vous évoluer vers un type de poste en particulier ?
De quoi auriez-vous besoin pour y parvenir ?
En plus d’être un outil de management efficace, ce dispositif permet ainsi de connaître les attentes de vos collaborateurs et de mieux planifier la politique de mobilité interne ou de recrutement de l’entreprise.
Les thèmes à éviter
L’entretien individuel annuel se limite strictement au cadre du travail et aux aptitudes professionnelles des salariés. Toute question sur des sujets personnels, tels que la religion, la politique ou la vie privée des employés, est donc à proscrire. Dans tous les cas, il est également recommandé d’adopter une posture bienveillante pour que les échanges soient productifs.
Comment conclure un entretien individuel ?
Enfin, pour bien terminer l’entrevue, il est important de s’assurer que les objectifs ont été compris de tous et que les échanges n’ont généré aucune hostilité. Voici quelques points sur lesquels vous pouvez vous concentrer.
Proposer au salarié de résumer l’entretien
Demander au collaborateur de synthétiser la discussion est un bon moyen de vérifier que les deux parties sont en accord sur les objectifs de la période à venir ainsi que sur les actions à mettre en place pour les atteindre. Cela permet par ailleurs de recueillir le ressenti personnel du salarié et d’effectuer d’éventuels ajustements.
Terminer par un point positif
Avant de clore les échanges, vérifiez que tous les points importants ont été abordés et terminez sur une note positive. Par exemple, vous pourriez :
- rassurer le collaborateur sur ses capacités à atteindre ses objectifs.
- souligner les bonnes performances du salarié et/ou de l’entreprise.
- rappeler les points positifs soulevés au cours de l’entretien.
Le dispositif vise en effet à motiver les employés. Il est dès lors important qu’ils sortent de l’entretien en ayant confiance en leurs propres capacités à relever les défis qui les attendent.
Ouvrir la discussion
Les questions ouvertes en fin d’entretien permettent de minimiser le risque que les employés repartent sans avoir osé exprimer ou demander quelque chose. Par exemple, si les résultats sont au rendez-vous, il est possible qu’ils profitent de ce moment pour solliciter une augmentation ou une promotion. Dans ce cas, pensez aussi à préparer votre réponse.
Proposer un point de mi-parcours
Enfin, vous pouvez proposer un entretien d’étape avant le prochain entretien individuel annuel. Cela permettra de vérifier que les objectifs fixés sont atteignables ou si, à l’inverse, un réajustement s’avère nécessaire.
Mené dans les règles de l’art, l’entretien individuel peut donc être un outil de management, de planification et de rétention des talents très efficace. Il n’est toutefois pas la réponse à tous les maux de l’entreprise. En effet, dans certains cas particuliers, d’autres dispositifs d’accompagnement, comme le coaching, peuvent se révéler plus adaptés.
