Pourquoi élaborer un profil de poste ?
Le profil de poste est un outil essentiel pour les ressources humaines, facilitant la gestion du recrutement et la communication interne. Le service des ressources humaines utilise ce document pour garantir l’adéquation entre le poste proposé et la candidate ou le candidat sélectionné.
Des profils de poste bien cadrés présentent plusieurs avantages. Ils permettent notamment de :
- Concevoir des annonces d’emploi plus pertinentes pour gagner du temps lors du processus de sélection
- Disposer de critères d’évaluation objectifs pour filtrer efficacement les candidats
- Préparer et mener des entretiens mieux ciblés
- Recruter un collaborateur capable de répondre précisément aux attentes de l’organisation
Pour atteindre ses objectifs, le profil de poste ne doit pas être élaboré à la hâte. Il se doit de suivre un cahier des charges précis et détaillé, tout en restant réaliste et en évitant les clichés.
Différence entre profil de poste et fiche de poste
Dans le processus de recrutement, il est crucial de bien distinguer le profil de poste de la fiche de poste, deux documents complémentaires, mais aux objectifs distincts :
- Le profil de poste dresse le portrait-robot de la candidate ou du candidat pertinent : il met en avant les compétences, le savoir-faire et le savoir-être attendus pour réussir dans la fonction. Ce document se concentre sur les caractéristiques personnelles et professionnelles recherchées chez le futur collaborateur, afin d’orienter la sélection des candidats et d’optimiser l’adéquation entre le poste et la personne recrutée.
- La fiche de poste, quant à elle, se focalise sur le poste lui-même. Elle détaille les missions, les responsabilités, les tâches quotidiennes et les attentes concrètes de l’entreprise vis-à-vis du salarié. Ce document sert de référence tout au long de la vie du contrat, aussi bien pour l’intégration du collaborateur que pour l’évaluation de ses performances.
En résumé, le profil de poste guide le recruteur dans la recherche du candidat pertinent, tandis que la fiche de poste structure le travail du collaborateur au sein de l’entreprise. Utilisés ensemble, ces deux outils permettent d’aligner les besoins de l’organisation sur les attentes des candidats, et de sécuriser chaque étape du processus de recrutement.
Quels sont les éléments clés d’un profil de poste ?
Le profil de poste doit être adapté à chaque situation et à chaque fonction, mais il est généralement organisé selon quatre grands axes.
Les besoins
Afin de trouver le candidat pertinent pour le poste, il est nécessaire avant tout de faire le point sur vos besoins. Vous pouvez envisager de commencer par spécifier les raisons pour lesquelles vous souhaitez recruter un nouveau collaborateur. Vos priorités ne seront en effet peut-être pas les mêmes s’il s’agit d’une création de poste ou du remplacement d’un employé. Pensez également à noter le délai dont vous disposez ainsi que les objectifs de l’entreprise, tels que l’amélioration de la satisfaction client, l’augmentation des parts de marché, ou encore la prospection de nouveaux clients).
La description du poste
Il est nécessaire de lister de manière exhaustive les missions et les tâches qui seront confiées à votre futur collaborateur en procédant à une analyse du poste. De nombreuses entreprises font aussi le choix de préciser les résultats attendus sur le document. Dans certains cas, il peut être intéressant d’indiquer la position hiérarchique et les responsabilités à assumer. Si la situation le justifie, il est également possible de mentionner toute difficulté particulière, comme une équipe conflictuelle ou un manager difficile.
Les compétences requises
Maintenant que le bilan de vos besoins est complet, il est temps de vous interroger sur les aptitudes attendues des candidats.
De manière générale, on distingue trois éléments principaux :
- La formation et l’expérience
- Les compétences pratiques
- Les qualités personnelles
Attention toutefois à ne pas placer la barre trop haut. Les recruteurs excessivement exigeants ont en effet peu de chance de trouver chaussure à leur pied.
Les conditions de travail
Enfin, le profil de poste doit mentionner le type de contrat ainsi que le salaire et les éventuels bonus proposés. Il est également pertinent de préciser les horaires et le lieu d’exercice, ou si vous offrez la possibilité de travailler à distance. Quels que soient les éléments du profil de poste, pensez à hiérarchiser vos exigences, car il est peu probable que vous tombiez sur le candidat capable de « cocher toutes les cases ».
Le candidat pertinent : compétences et qualités recherchées
Trouver le candidat pertinent repose sur l’identification précise des compétences et des qualités qui feront la différence dans le poste à pourvoir. Les entreprises recherchent des profils capables de répondre aux exigences techniques du poste, mais aussi dotés de caractéristiques personnelles qui favorisent la réussite et l’intégration au sein des équipes. Les compétences techniques, comme la maîtrise d’un logiciel spécifique ou d’une langue étrangère, sont souvent incontournables. Mais les compétences transversales, telles que la capacité à communiquer, à s’organiser ou à résoudre des problèmes, sont tout aussi déterminantes.
Au-delà des compétences, les recruteurs accordent une grande importance à la motivation, à l’engagement et à l’attitude des candidats face au travail. Une annonce de recrutement efficace permet de cibler les attentes et d’orienter la sélection vers les profils les plus pertinents. Pour optimiser le recrutement, il est recommandé d’utiliser des outils performants, comme des logiciels de gestion des candidatures ou des tests d’évaluation, afin d’objectiver la sélection et de maximiser les chances de trouver le candidat pertinent pour chaque poste.
Savoir-faire et savoir-être : l’équilibre essentiel
L’un des enjeux majeurs du recrutement réside dans la capacité à évaluer l’équilibre entre le savoir-faire et le savoir-être des candidats :
- Le savoir-faire regroupe l’ensemble des compétences techniques, des connaissances et des expériences acquises, indispensables pour accomplir les missions du poste.
- Le savoir-être, quant à lui, englobe les aptitudes relationnelles, l’esprit d’équipe, la gestion du stress ou encore la capacité d’adaptation, autant de qualités, aussi appelées soft skills, qui favorisent la réussite collective et l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Pour les recruteurs, il est essentiel de ne pas négliger l’une ou l’autre de ces dimensions. Une candidate ou un candidat peut posséder toutes les connaissances requises, mais sans un savoir-être adapté à la culture de l’entreprise, son intégration et sa performance risquent d’être compromises. À l’inverse, un excellent relationnel ne compensera pas un manque de maîtrise technique.
Pour évaluer cet équilibre, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils variés : entretiens structurés, mises en situation, tests de personnalité ou encore évaluations techniques. Cette démarche permet de sélectionner des profils complets, capables de s’épanouir dans leur poste et de contribuer durablement à la réussite de l’organisation.
Exemple type de profil de poste
D’après les informations que nous venons de relever, voici un exemple de profil de poste complet :
| Profil de poste – Assistant administratif équipements sportifs | ||
| Besoins | ||
| Motifs | Délai | Objectifs |
| Remplacement de l’assistant actuel à la suite de plusieurs plaintes de clients et de fournisseurs | Sous 3 mois | Améliorer les relations client/fournisseur et remettre à jour le système de classement des documents administratifs |
| Description du poste | ||
| Missions | Tâches | Informations complémentaires |
| Mission 1 :
Assurer la relation client/fournisseur |
– Tâche 1 : accueil téléphonique
– Tâche 2 : relances clients et fournisseurs – Tâche 3 : suivi des emails |
Bilan : tension avec certains clients/fournisseurs. Objectif : baisse du nombre de réclamations |
| Mission 2 :
Assurer la gestion administrative |
– Tâche 1 : gestion et classement des devis et factures
– Tâche 2 : archivage des commandes – Tâche 3 : réorganisation du système de classement actuel |
Bilan : système de classement actuel peu satisfaisant. Objectif : organiser et gérer le classement des documents pour éviter les factures impayées. |
| Compétences requises | ||
| Expérience et formation | Compétences techniques | Qualités personnelles |
| – Expérience préférable (mais non requise) dans un poste similaire – Formation d’assistant administratif ou équivalent, ou bac +2 littéraire | – Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel d’archivage
– Maîtrise de l’anglais – Bon niveau d’orthographe |
– Organisation et rigueur
– Bonne résistance au stress et capacité à gérer des situations conflictuelles – Aisance à l’oral – Créativité et esprit d’initiative – Un intérêt pour le sport/fitness est un plus |
| Conditions de travail | ||
| Rémunération | Contrat | Conditions d’exercice |
| 1 500 à 2 000 € brut selon l’expérience et la formation Téléphone et ordinateur portable de fonction | CDI | Sur site, avec possibilité de télétravail 1 à 2 jours par semaine Horaires : de 9 h à 18 h |
Rédiger un profil de poste complet constitue donc un exercice exigeant. De plus, pour qu’il soit efficace, il est conseillé de se renseigner sur toutes les subtilités de la fonction auprès des managers ou chefs d’équipe concernés. Certes, la démarche prend du temps, mais il s’agit d’un véritable investissement dont la rentabilité se mesurera à la qualité et à la productivité de vos futures équipes.
