Comment définir la fiche de poste?
Une fiche de poste (aussi nommée fiche métier) est un document formel considéré comme un outil de communication (interne et/ou externe à une entreprise) qui permet de présenter une description claire, précise et exhaustive des caractéristiques d’un poste et de son environnement. Ainsi, la fiche de poste pourrait être comparée à la carte d’identité d’un emploi dans le sens où elle détaille l’ensemble des fonctions d’un salarié, de la formation attendue ainsi que des qualités et compétences nécessaires. Ces informations sont applicables pour tous les potentiels candidats au poste, quel que soit leur statut et la nature du contrat de travail.
Une fiche de poste doit être suffisamment claire et expliciter toutes les tâches, missions, livrables attendus, responsabilités du salarié dans le cadre de son poste au sein de l’entreprise. Ce document n’est pas uniquement réservé aux salariés mais est également utile aux managers qui pourront mieux comprendre et définir de manière plus normée les responsabilités des membres de leurs équipes.
Une fiche métier peut aussi permettre de rédiger des offres d’emploi. En effet, les informations qu’elles contiennent sont généralement reprises dans les annonces qui détailleront le poste à pourvoir. Le salarié embauché pourra également voir cette fiche de poste annexée à son contrat de travail avec le salarié, et l’entreprise pourra s’en servir pour fixer les objectifs du salarié ou lors de l’entretien annuel d’évaluation.
Quel est le but d’une fiche de poste ?
Certaines entreprises n’ont pas totalement compris l’intérêt et l’importance que peut avoir une fiche de poste. Elles n’y voient parfois qu’une simple présentation de l’emploi pour le salarié alors qu’elle peut offrir un triple intérêt non négligeable.
Pour l’employeur
En disposant des fiches de poste précises et efficaces pour chacun des postes de l’entreprise, l’employeur peut plus facilement clarifier son organigramme ainsi que les liens de hiérarchie et les interactions entre les différentes fonctions de l’entreprise.
Ce document lui permet également de cadrer et définir les fonctions, les missions du salarié en rapport avec sa fonction.
L’entreprise peut aussi mieux border le périmètre d’un poste pour éviter les problématiques liées aux responsabilités et aux champs d’actions des salariés. La fiche métier est également utilisée par l’employeur pour évaluer et suivre l’activité de ses collaborateurs.
Pour le salarié
La fiche de poste permet au salarié de connaître tous les aspects de son métier ainsi que les missions et les objectifs qui lui sont confiées.
Le salarié peut également utiliser ce document comme référence en cas de désaccord avec sa hiérarchie concernant certaines tâches ou missions qui lui sont confiées. En effet, toute tâches sortant du cadre formel de la fiche de poste pourra être refusée par le salarié.
Il peut également s’en servir comme référence pour demander une augmentation ou un changement de poste en interne auprès de la direction en cas d’évolution ou d’élargissement de son champ de mission ou de responsabilité.
Pour les ressources humaines
Les ressources humaines peuvent utiliser ce document comme référence pour cibler les profils et embaucher de futurs talents dans le cadre de leur processus de recrutement.
Les RH peuvent également s’appuyer sur la fiche métier pour organiser leur politique de formation selon les postes et les domaines d’activité des salariés et en fonction des besoins et attentes de chacun.
Que doit contenir une fiche de poste ?
Voici les principales informations que doit contenir une fiche de poste afin de répondre aux différents enjeux pour l’entreprise, les salariés et les services RH :
- intitulé du poste ;
- informations sur l’activité de l’entreprise (nature de l’activité, effectif, missions) ;
- position dans l’organigramme (niveau de hiérarchie du poste, marge d’autonomie) ;
- environnement et les conditions de travail, (lieu de travail, rythme de travail, organisation, possibilité de télétravail ou de déplacements) ;
- accès au poste et les conditions d’engagements (salaire, type de contrat);
- description des missions et activités (fréquence et importance);
- compétences et qualités requises (connaissances techniques, langues, savoir-faire et savoir-être) ;
- difficultés et les contraintes du poste,
- relations avec les autres postes.
Selon son activité et son organisation, une entreprise peut décider d’ajouter d’autres informations sur les fiches de postes.
Quelques conseils pour rédiger une fiche de poste
Pour que les fiches de postes soient efficaces et professionnelles, l’entreprise doit impliquer l’ensemble de ses collaborateurs de tous niveaux hiérarchiques et échanger, communiquer, comprendre tous les aspects des métiers présents dans l’entreprise. Il sera tout aussi important d’avoir le point de vue des éventuels collaborateurs occupant le poste, que leur manager ainsi que de la direction RH pour s’assurer de l’exhaustivité de la fiche de poste.
La lisibilité et la clarté des fiches de postes sont primordiales pour garantir la bonne compréhension des fonctions de tous les acteurs de l’entreprise. Si elle n’est pas consultée en permanence, elle reste un outil très utile pour se référer aux limites d’un poste, mais également en tant que trame lors des évaluations ponctuelles ou annuelles. Plus elle est claire et agréable à lire, plus elle sera utile.
Dans le cadre de votre politique d’inclusion et d’égalité, rédiger des fiches de poste neutres en genre est une démarche importante afin de s’adresser aussi bien aux femmes qu’aux hommes. Cette approche démontre également à vos salariés et au public que votre marque employeur est impliquée dans une démarche positive et diversifiée d’accès à l’emploi.
Règlementation française en matière de fiche de poste
Les entreprises n’ont pas d’obligation légale d’établir des fiches de postes pour leurs salariés. Cependant, pour répondre aux enjeux stratégiques des entreprises modernes, la fiche de poste est de plus en plus utilisée et a le plus souvent intégré la politique de gestion de l’entreprise, notamment sur les questions de management et de ressources humaines.
Une fiche de poste peut-elle évoluer ?
Une fiche de poste doit refléter une activité à un instant précis. Elle pourra par exemple dépendre des technologies disponibles, des objectifs commerciaux définis par l’entreprise et peut donc évoluer au cours du temps. C’est pourquoi, il est important de mettre à jour celles qui sont susceptibles d’être modifiées au gré des évolutions d’un poste.
Les mises à jour des fiches de postes peuvent se faire au cours des entretiens d’évaluation annuelle entre le salarié et son supérieur hiérarchique afin de trouver un consensus entre les deux parties. Elle doit cependant rester dans un cadre “raisonnable” et éviter de déborder au-delà de certaines limites. Auquel cas, le collaborateur pourrait demander une requalification de son poste et un changement d’échelon.
Quels sont les enjeux d’une fiche de poste pour une entreprise ?
En se basant sur ses fiches métier, l’entreprise peut répondre à différents enjeux stratégiques:
Amélioration du management
Grâce aux fiches de poste, les managers peuvent assurer une meilleure gestion et un suivi des collaborateurs dans leur activité quotidienne plus simple, atteindre leurs objectifs, et piloter le développement professionnel (promotion, changement de poste, formation).
Normalisation du recrutement
Les services RH utilisent la fiche de poste pour cibler les profils et recruter leurs futurs talents grâce aux informations précises décrites dans les fiches de postes. Elles permettent également que tous les collaborateurs occupant un même poste aient des tâches et missions similaires et organisées formellement afin d’éviter les doublons, les écarts entre des postes similaires.
Fluidité de la communication interne
La fiche de poste peut également faciliter la communication interne en permettant à chacun de savoir quelles sont les responsabilités de chacun des collègues. Elle pose ainsi clairement et sans équivoque les tâches incombant à chaque poste et chaque service pour faciliter la collaboration.
Optimisation de la négociation
La fiche métier intervient aussi comme outil de négociation entre un employeur et un salarié notamment dans le cadre des entretiens individuels afin de faire un bilan précis sur les missions et les tâches pour chaque fonction. Elle permet de définir plus clairement quand un élargissement de certaines responsabilités relèvent d’une promotion ou nomination à un poste supérieur ou à s’assurer qu’un salarié réalise effectivement toutes les missions qui relèvent de son poste.
Qui est responsable de la rédaction des fiches de poste ?
Ce sont généralement les services des ressources humaines qui se chargeront de la rédaction des fiches de postes. Pour cela, une consultation et une collaboration aussi bien avec les managers des équipes que les collaborateurs occupant chaque poste sont indispensables. Cette approche collaborative permet d’être au plus près de la réalité d’un poste et d’en comprendre les éventuelles nuances et évolutions.
Une fiche de poste répond ainsi à plusieurs impératifs pour l’entreprise. Plus qu’une simple description de poste, c’est un outil à forte valeur ajoutée à la fois pour la direction, les ressources humaines, le management ainsi que les collaborateurs.
Pour aller plus loin, découvrez quelques exemples de fiches de poste
