Projet OBS : comprendre la structure organisationnelle de projet
La structure organisationnelle d’un projet nécessite une compréhension précise de ses composants et de ses informations essentielles pour être efficacement mise en œuvre.
Définition d’un projet OBS
La structure organisationnelle d’un projet (souvent nommée projet OBS, Organizational Breakdown Structure) se présente généralement sous la forme d’un organigramme d’entreprise, à cela près qu’il ne comporte que les personnes d’une entreprise et les prestataires extérieurs travaillant ensemble à un projet commun.
Objectifs principaux de l’OBS
Le projet OBS permet à la direction de mener une réflexion en amont du projet afin de choisir la bonne structure, d’assigner efficacement les ressources et de clarifier les responsabilités. Cela permet aussi d’organiser, de planifier et de distribuer les tâches et les missions par domaine ou par département en précisant le niveau hiérarchique de chaque collaboratrice ou collaborateur.
La disposition des personnes et des ressources dans l’organigramme permet d’optimiser la gestion et la communication au sein du projet. Le choix de la structure organisationnelle d’un projet permet également d’orienter la manière dont un projet est géré, conformément à ses politiques internes et à sa culture d’entreprise. L’OBS facilite l’accès aux informations essentielles sur les rôles, responsabilités et relations hiérarchiques.
Informations utiles d’un organigramme de projet OBS
Pour préparer cet organigramme de votre structure organisationnelle, il est utile de commencer par établir une liste des éléments à inclure afin de structurer efficacement l’organisation du projet. Il est nécessaire de représenter de manière claire et concise le rôle de vos collaborateurs ainsi que la manière dont ils interagissent dans le cadre du projet, et de les relier aux tâches dont ils auront la responsabilité.
Avant de détailler chaque point, il est important de se poser la question de la répartition des responsabilités pour chaque élément de la liste afin d’assurer une compréhension précise des rôles de chacune et chacun.
Pour cela, l’organigramme doit contenir les quatre éléments suivants :
-
Les fonctions ou le titre du poste des employés : leur rôle, leurs responsabilités, leurs tâches, etc. La matrice RACI est un outil essentiel pour gérer les responsabilités et les tâches au sein d’une organisation.
-
La relation hiérarchique directe entre chaque employé : qui est le supérieur hiérarchique et comment est-il supervisé ? Plus un collaborateur sera placé en haut de l’organigramme, plus il aura de responsabilités et d’autorité.
-
La direction : qui occupe les postes de direction ? Qui sont les décisionnaires ? Qui coordonne et supervise les activités ?
-
Le flux d’informations au sein de l’entreprise : cet aspect détermine le sens de circulation de l’information. Elle peut être verticale, du haut vers le bas ou du bas vers le haut, horizontale ou transversale.
Les bénéfices de l’approche OBS
L’implémentation d’une structure organisationnelle de projet génère des avantages significatifs tant pour l’entreprise que pour ses collaborateurs.
Les avantages pour l’entreprise du projet OBS
L’implémentation d’une structure OBS génère d’abord des bénéfices organisationnels et opérationnels importants pour l’entreprise.
Amélioration de la gestion des ressources humaines
Au niveau RH, l’application de politiques améliorées permet un meilleur parcours d’intégration. Cela offre aussi aux salariés une bonne compréhension de leur rôle, de leurs missions et des responsabilités des nouveaux arrivants afin d’offrir une expérience collaborateur de qualité. La répartition des rôles peut différer selon le côté RH ou le côté opérationnel, ce qui clarifie les responsabilités de chaque partie prenante.
Gains de productivité et optimisation
L’impact de cette organisation améliorée permet également de limiter le turn-over en définissant clairement dès le début d’un projet les rôles et tâches de chacun. Des gains de productivité et une croissance sont également souvent enregistrés dans les entreprises appliquant une approche OBS dans la mesure où chaque personne comprend les limites précises de ses responsabilités dans la gestion d’un projet. Cela permet d’éviter le travail redondant ou les conflits d’autorité et facilite la collaboration.
Les avantages pour les salariés
L’approche OBS améliore directement l’expérience des collaborateurs et leur efficacité au quotidien.
Clarification des rôles et sérénité au travail
Que vous travailliez sur un projet complexe ou plus simple, il peut être intimidant pour vos collaborateurs d’y trouver leur place et de savoir ce qu’il est attendu de leur part. La gestion de projet OBS permet de définir clairement la place de chacun et donne la possibilité à tous les intervenants de faire leur travail sereinement.
Amélioration de la communication
En cas de doutes ou de problèmes, les collaborateurs savent rapidement vers quels services ou quelles personnes se tourner. Les équipes savent qu’elles peuvent se reposer sur l’organigramme de la structure du projet pour connaître et suivre les relations entre chaque intervenante et intervenant au projet.
Épanouissement et fidélisation
Enfin, les salariés sont plus épanouis et fidèles. Leur rôle est reconnu et valorisé, ils peuvent se concentrer sur les tâches à accomplir plutôt que de chercher à comprendre, voire à justifier, leurs activités dans le cadre du projet. Lorsque les responsabilités sont définies en amont du projet, il est plus simple d’affecter les compétences aux besoins attendus que lorsque le projet est déjà en cours.
Comment mettre en œuvre la structure organisationnelle ?
La définition et l’implémentation d’une OBS efficace nécessitent une approche méthodique en plusieurs phases. L’OBS doit ensuite s’intégrer de manière dynamique dans la gestion quotidienne pour devenir un véritable levier d’efficacité.
1. Cadrage de l’environnement de projet
Commencez toujours par vous demander si votre projet s’intègre dans un programme plus vaste ou s’il s’agit d’un projet indépendant.
Évaluez :
- Les aspects pratiques du projet
- Les risques connus
- La situation géographique
- La disponibilité des ressources
- Les organisations impliquées, leurs structures et leurs cultures
- Les conditions climatiques et politiques
- Les normes à suivre
- Les technologies à utiliser
Une bonne compréhension de ces facteurs vous met sur la bonne voie pour les étapes ultérieures du projet.
2. Identification des principaux intervenants
Après avoir compris l’environnement du projet, vous pouvez mieux identifier les principaux intervenants du projet :
- Responsable du projet
- Commanditaires
- Consultants
- Sous-traitants
- Fournisseurs
- Organismes gouvernementaux
- Organismes industriels
- Chefs de projet
- Équipes du projet
3. Élaboration de la stratégie opérationnelle
Après avoir identifié les principaux acteurs du projet et la structure de répartition du travail (WBS : Work Breakdown Structure), il est temps de réfléchir à la manière d’organiser le travail au sein du WBS. De multiples facteurs influencent la stratégie d’exécution du projet, tels que les prises de décisions ou d’achat, la sous-traitance, la flexibilité de la planification, les contraintes de temps et de budget, ainsi que le champ d’action du projet.
4. Alignement avec les objectifs du projet
Dès le début, il convient de s’assurer que la structure organisationnelle reflète fidèlement les objectifs du projet et les compétences requises. Cela permet d’anticiper les besoins en ressources et d’identifier les rôles clés. L’OBS doit permettre d’attribuer chaque tâche à une personne ou à une équipe, en précisant le niveau de responsabilité et les relations hiérarchiques ou fonctionnelles.
5. Outils et mise à jour en temps réel
Intégrer l’OBS dans les outils de gestion de projet (logiciels collaboratifs, plateformes de suivi) permet de garder une vue actualisée des responsabilités et des ressources disponibles. L’OBS sert de référence lors des réunions d’équipe, des points d’avancement ou des échanges avec les parties prenantes. Elle facilite la circulation de l’information et la résolution rapide des questions liées aux responsabilités ou à la charge de travail.
6. Contrôle et amélioration continue
En analysant régulièrement la structure et la répartition des tâches, il est possible d’identifier les points de blocage, de réajuster les ressources et d’améliorer l’efficacité globale du projet.
Les différentes structures organisationnelles
Plusieurs modèles d’organisation OBS sont envisageables selon la nature du projet, de l’entreprise et des contraintes opérationnelles.
Les organisations traditionnelles
Les modèles classiques d’organisation répondent aux besoins de structuration hiérarchique et fonctionnelle.
L’organisation fonctionnelle
Les personnes sont affectées à des fonctions telles que l’ingénierie, les achats, la conception, la qualité, la comptabilité, etc. Les individus de ces groupes fonctionnels sont ensuite affectés à plusieurs projets et en même temps, ils restent partie intégrante de la fonction. Dans la plupart des organisations fonctionnelles, les responsables fonctionnels disposent de plus de pouvoir que les chefs de projet.
L’organisation axée sur le client
Cette approche permet de traiter différents types de clients en fonction de la nature du projet (énergie, automobile, aviation, transports, hôpitaux, etc.). La structuration peut également se faire selon des contraintes géographiques, comme l’Amérique du Nord, l’Amérique latine, le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord.
L’organisation par projet ou programme
Certains projets peuvent s’inscrire dans un programme plus large comprenant un ensemble de projets interdépendants qui, lorsqu’ils sont réalisés ensemble, apportent plus de valeur que s’ils sont gérés les uns après les autres. Les chefs de projet gèrent les projets individuels et tous sont placés sous l’autorité du responsable de programme. Dans ce type d’organisation, les responsables de projet/programme ont un très haut niveau d’autorité décisionnelle.
Les organisations modernes
Les approches contemporaines privilégient la flexibilité et l’adaptabilité aux nouveaux contextes de travail.
L’organisation matricielle
Chaque fois que les membres de l’équipe ont plus d’un responsable à qui rendre compte (double reporting), l’organisation est dite matricielle. Il existe trois types d’organisations matricielles :
- Matrice forte : le responsable du projet ou du programme a plus d’autorité que le responsable fonctionnel.
- Matrice faible : le responsable fonctionnel a plus d’autorité que le responsable de projet/programme.
- Matrice équilibrée : le chef de projet et les responsables fonctionnels ont le même niveau d’autorité.
L’organisation flexible des équipes
Par définition, les équipes flexibles et autogérées s’organisent pour faire le travail. Au lieu d’une approche où le responsable attribue le travail aux membres de l’équipe, c’est l’équipe qui décide qui fera quoi. Ce type d’équipe est souvent mis en place dans des environnements agiles où les projets ont des étapes très courtes à accomplir et sont réalisés par des équipes interdisciplinaires.
C’est en général la nature du projet, celle des intervenants et de l’entreprise, qui déterminent la structure organisationnelle afin de garantir la réalisation du projet. L’avenir et la croissance de votre entreprise dépendent en grande partie de votre efficacité opérationnelle et de votre rentabilité. En gérant vos projets selon l’approche OBS, vous optimisez vos coûts et vous gagnez en productivité.
