Qu’est-ce qu’un processus RH?
Un processus RH correspond à un ensemble d’actions et de stratégies, menées par l’équipe des Ressources Humaines d’une entreprise, dans le but de développer et d’optimiser le fonctionnement de cette dernière. Toutefois, les processus RH ne servent pas uniquement à renforcer la compétitivité d’une société. Ils mettent également les membres du personnel au cœur des décisions importantes. Ils ont pour finalité de faciliter et d’améliorer l’accompagnement du capital humain, ainsi que d’adapter les actions de l’entreprise à ses véritables besoins.
En d’autres termes, les processus RH contribuent à renforcer l’attractivité d’une entreprise aux yeux des employés. Cette pratique vient répondre à une prise de conscience majeure, à savoir que les membres du personnel sont la plus grande force d’une entreprise. Il est donc essentiel d’être à l’écoute de leurs besoins et de leur donner envie de s’investir pour le compte de la société.
Pourquoi avoir recours à des processus RH?
Comme évoqué précédemment, les processus RH jouent un rôle majeur dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Leur mise en place peut vous permettre de faire face à de multiples problématiques. Ci-dessous, nous vous présentons cinq raisons qui peuvent justifier de mettre en place des processus RH dans votre société.
Créer une culture d’entreprise
En raison d’un environnement toujours plus concurrentiel, les entreprises doivent rivaliser d’originalité pour préserver les talents présents dans leurs effectifs. En effet, les collaborateurs ont revu leurs exigences à la hausse, poussant les équipes des Ressources Humaines à s’adapter sans cesse pour répondre à ces demandes.
En créant des processus RH efficaces et pertinents, il est possible d’offrir un cadre attractif et un environnement correspondant aux diverses attentes des salariés et nouveaux talents en phase d’acquisition. Sur le long terme, ces actions peuvent générer une culture d’entreprise unique, favorisant notamment la cohésion et l’engagement des équipes.
Mieux gérer le recrutement
Le recrutement représente l’un des enjeux majeurs des équipes des Ressources Humaines d’une entreprise. En mettant en place des processus RH précis, vous pourrez notamment gagner en efficacité et en pertinence dans la prise de contact avec les talents.
Vous pouvez, par exemple, mettre en place un processus RH pour la création et la diffusion d’une offre d’emploi. Un autre processus peut être pensé pour la sélection des candidatures, puis pour l’organisation des entretiens d’embauche. Enfin, il est intéressant d’en consacrer un à l’élaboration d’un vivier de candidats.
Faciliter l’intégration des nouveaux employés
L’intégration des nouveaux employés est également un enjeu à ne pas négliger au sein de votre entreprise. En effet, l’onboarding peut être un facteur déterminant du turnover. Une personne récemment recrutée n’ayant pas la sensation d’être bien intégrée à son équipe peut ressentir le besoin d’aller proposer ses services à une autre entreprise.
Au contraire, une nouvelle recrue qui se sent accueillie et accompagnée aura davantage envie de s’investir sur le long terme et deviendra un véritable atout pour l’image de l’entreprise.
Assurer un meilleur suivi administratif
Les services des Ressources Humaines doivent généralement gérer de multiples dossiers en parallèle. Afin d’assurer un meilleur suivi administratif, notamment en termes d’entrées et de sorties des collaborateurs, de mutations ou encore d’absences, il est indispensable de structurer les actions menées à l’aide de processus RH précis.
Mettre en place une procédure permet d’encadrer les démarches, mais aussi d’automatiser certaines tâches, dans le but de gagner du temps et d’éviter les oublis et/ou les erreurs.
Veiller au bien-être des salariés
L’ensemble des raisons citées précédemment ont pour objectif commun de veiller au bien-être des salariés et de contribuer à leur épanouissement professionnel. Si les processus RH permettent aux professionnels des Ressources Humaines de gagner en efficacité et en pertinence, ils doivent avant tout servir à la force vive de l’entreprise, à savoir les salariés.
Ainsi, les processus RH doivent être pensés de façon à répondre à leurs attentes et à leurs besoins. Leur mise en place doit alors découler d’une concertation préalable.
Comment définir un processus RH?
Pour définir un processus RH, il est recommandé de suivre un certain nombre d’étapes. Plus votre démarche sera exhaustive, plus vos actions vous permettront d’atteindre les résultats escomptés. Ci-dessous, nous vous présentons les quatre phases à prendre en compte.
Identifier les activités liées aux Ressources Humaines
La première étape consiste à identifier les différentes activités qui sont liées aux Ressources Humaines. Pour cela, il convient de les lister, de les regrouper par thème, puis de les classer par ordre de priorité ou d’exécution.
Cette démarche vous permettra d’avoir une vision d’ensemble des actions menées par votre service des Ressources Humaines et d’évaluer les besoins rencontrés par vos collaborateurs. Ainsi, vous serez en mesure de connaître les tâches qui nécessitent un processus et celles qui en bénéficient déjà.
Définir les processus RH grâce au Design Thinking
Après avoir optimisé les processus RH déjà mis en place au sein de votre entreprise, il est important d’en créer de nouveaux, afin que l’ensemble des tâches citées précédemment soient prises en charge.
Dans le but d’allier objectifs stratégiques de l’entreprise et réalité du terrain, à savoir les attentes et les besoins de vos collaborateurs, il est intéressant d’avoir recours au Design Thinking. Il s’agit d’une méthode agile, permettant de résoudre les problématiques de la société, en créant des solutions intuitives et à forte valeur ajoutée. Pour ce faire, les équipes RH doivent prendre en compte les besoins cognitifs, physiques et émotionnels des collaborateurs, puis les transformer en personas. Ces derniers servent alors de références pour la création de processus concrets.
Construire les processus avec les collaborateurs de l’entreprise permet une meilleure assimilation et acceptation des nouveaux modes de fonctionnement. La communication est la clé de la réussite de votre projet.
Répartir les responsabilités
Une fois les processus créés, il convient de répartir les tâches et les responsabilités. Il s’agit alors d’attribuer des activités à des acteurs de votre entreprise, en fonction de leur rôle dans l’équipe et de leurs compétences. De même, il est important de tenir compte des flux et des besoins spécifiques à chaque service. Par exemple, un plan de formation peut être pertinent pour l’équipe informatique, tandis qu’il ne le sera pas pour l’équipe technique.
Avant d’implémenter un processus RH, il est intéressant de le schématiser. Cela permet notamment de favoriser le dialogue entre les différents acteurs de l’entreprise et de créer une dynamique positive. Cette étape amorce aussi le changement en douceur et donne la possibilité aux équipes de mieux appréhender la nouvelle organisation à venir.
Suivre l’avancée des processus RH
Dès lors que les nouveaux processus RH ont été mis en place dans l’entreprise, il est essentiel d’en faire un suivi complet: mesurer leurs effets, les évaluer et les ajuster si nécessaire.
Vous devrez faire preuve d’agilité afin de vous assurer que les processus fonctionnent correctement et qu’ils contribuent à rendre votre entreprise plus compétitive, tout en privilégiant l’épanouissement de vos collaborateurs. Il peut alors être intéressant de récolter les avis des employés à échéances régulières, afin d’optimiser les processus qui ont besoin d’améliorations.
Exemple de processus RH
Vous savez à présent comment mettre en place des processus RH au sein de votre entreprise. Afin de vous aider à visualiser les différentes étapes à suivre, nous vous proposons ci-dessous un cas pratique sur la mobilité interne.
Pour faciliter la mobilité interne dans votre entreprise, vous pouvez créer un processus RH à partir de quatre étapes distinctes:
- mettre à jour régulièrement les opportunités disponibles et les rendre accessibles aux collaborateurs;
- élaborer des actions d’accompagnement des collaborateurs;
- former les équipes à des compétences spécifiques, afin de faciliter la prise de nouvelles fonctions;
- simplifier les changements de postes, en mettant en place un processus d’onboarding précis.
La mobilité interne est un enjeu majeur pour une entreprise, puisqu’elle permet la fidélisation des talents. Soigner votre processus RH est alors indispensable.
Les processus RH n’ont désormais plus de secrets pour vous. Comme expliqué tout au long de cet article, il s’agit d’une pratique aux nombreux avantages, tant pour le développement de l’entreprise que pour le bien-être des employés. La mise en place de processus vous permet de contribuer fortement à la pérennisation de votre activité et à la rétention de vos employés, tout en attirant de nouveaux talents sur le long terme grâce à l’instauration d’une culture d’entreprise unique.
