Qu’est-ce qu’un dossier du personnel?
Le dossier du personnel est l’équivalent d’une carte d’identité au sein d’une entreprise. Effectivement, il s’agit d’un ensemble de données informatives propres à un salarié, concernant aussi bien sa vie personnelle que professionnelle.
Généralement créé à l’embauche d’un employé, ce dossier a pour objectif de faciliter le suivi du parcours du collaborateur jusqu’à son départ de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit d’un outil administratif particulièrement utile pour les équipes des Ressources Humaines, puisqu’il leur permet de retrouver rapidement des informations précises sur tous les membres du personnel.
En revanche, il est important de noter que la création de dossiers du personnel n’est pas une obligation légale pour les entreprises. De même, le Code du travail n’impose aucune forme sur le choix du support et l’élaboration des dossiers. Seule la convention collective de l’entreprise peut avoir un impact sur une partie ou l’ensemble du contenu.
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Pourquoi créer des dossiers du personnel dans son entreprise?
Même si la création de dossiers du personnel n’est pas obligatoire pour les entreprises, il est fortement recommandé d’y avoir recours. En effet, il s’agit d’une pratique qui apporte de multiples avantages à la société, notamment aux équipes RH et à l’équipe de direction. Nous vous les présentons ci-dessous.
Faciliter le suivi administratif des employés
Créer un dossier du personnel pour chaque collaborateur de votre entreprise vous permet de faciliter leur suivi administratif. Effectivement, il s’agit de centraliser l’ensemble des informations que vous possédez à leur sujet, dans le but d’y avoir accès rapidement dès lors que vous en avez besoin.
De même, si l’un de vos salariés souhaite consulter les données qui sont conservées à son sujet, la démarche se verra simplifiée et accélérée.
Améliorer l’intégration des collaborateurs
Mettre en place des dossiers du personnel peut également permettre à l’entreprise d’améliorer son processus d’intégration des salariés. En ayant accès au parcours professionnel de vos collaborateurs, vous pouvez, par exemple, leur soumettre des perspectives d’évolution adaptées à leur profil et à leurs attentes. Il est également possible de reconnaître la qualité du travail fourni, notamment en prenant appui sur les entretiens annuels réalisés.
En d’autres termes, le dossier du personnel est un outil qui favorise la prise en considération de chaque individu.
Simplifier le départ des salariés
Posséder des dossiers du personnel peut aussi être très utile dans le cadre du départ d’un salarié. En ayant accès à l’ensemble des documents qui le concernent, vous gagnerez du temps pour procéder au solde de tout compte, mais aussi pour remettre à votre employé les fichiers dont il a besoin. Il peut s’agir, par exemple, de l’attestation de l’employeur, de ses anciens bulletins de salaire ou encore d’une copie de son contrat de travail.
Quels sont les documents à inclure dans un dossier du personnel?
Si le Code du travail n’encadre pas la constitution des dossiers du personnel, vous devez néanmoins respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD). Effectivement, en raison du caractère sensible de certaines informations, il est impératif de contrôler les éléments conservés. Nous vous présentons donc, ci-dessous, les données que vous pouvez inclure dans le dossier du personnel et celles qui ne peuvent pas y apparaître.
Informations personnelles
Le dossier du personnel créé par les Ressources Humaines peut contenir quelques informations relatives au salarié. Il s’agit de données de base, permettant de le contacter en cas de besoin ou d’assurer son suivi administratif. Ainsi, vous pouvez y inclure les éléments suivants:
- les nom et prénom;
- la date et le lieu de naissance;
- l’adresse postale;
- le numéro de téléphone;
- le permis de conduire, si nécessaire à l’accomplissement des tâches;
- les personnes à prévenir en cas d’urgence.
En revanche, il n’est pas autorisé de conserver des informations pouvant faire l’objet de discrimination. C’est le cas, par exemple, des origines ethniques, de la religion pratiquée, de l’orientation sexuelle ou encore des opinions politiques.
Informations professionnelles
D’un point de vue professionnel, de nombreuses informations peuvent être concernées par le dossier du personnel. Parmi elles, nous retrouvons notamment les suivantes:
- le montant du salaire et les fiches de paie;
- un relevé d’identité bancaire;
- le numéro de sécurité sociale;
- l’attestation d’affiliation à l’assurance maladie;
- la copie des diplômes obtenus;
- les certificats de formation;
- le curriculum vitae;
- le contrat de travail actuel;
- les entretiens annuels ou analyses des entretiens de performance;
- les demandes de congés et les absences;
- les avis d’arrêt de travail;
- les copies des visites médicales réalisées auprès de la médecine du travail;
- le solde de tout compte;
- l’attestation d’employeur;
- la lettre de démission ou de licenciement.
Il s’agit ici de conserver et classer tout document qui illustre la collaboration qui existe entre votre employé et vous. Cela vous permet alors d’avoir du recul lors des échanges ou des prises de décision.
Afin de simplifier votre recherche au quotidien, il est recommandé de regrouper les documents par thème. Par exemple, créez un fichier concernant l’embauche, un en lien avec la paie, un autre pour les entretiens annuels, et un dernier pour la fin de la collaboration.
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Comment mettre en place un dossier digitalisé pour l’entreprise?
En raison du grand nombre de pièces pouvant être intégrées au dossier du personnel d’un salarié, il est fortement recommandé d’opter pour la conservation au format digital. Cela vous permet de ne pas avoir à stocker l’ensemble des documents dans vos locaux. De même, grâce à un système de coffre-fort numérique, les données sont mieux protégées contre les intempéries, les risques d’incendie ou encore le vol d’information.
Pour ce faire, vous pouvez avoir recours à un logiciel SIRH, c’est-à-dire un système d’information de gestion des ressources humaines. Cela vous permet de dématérialiser facilement vos documents, pour ensuite les enregistrer et les classer dans des dossiers numériques spécifiques. Grâce à la fonction de signature électronique, vous pouvez même aller plus loin que la simple conservation de fichiers. Vous pouvez, entre autres, partager les informations avec les personnes concernées et les faire directement intervenir en ligne. En cas de télétravail, il s’agit d’une pratique de gestion très efficace.
En donnant un accès personnalisé à chaque collaborateur, vous respectez également les règles en termes de RGPD. Vos salariés doivent, en effet, pouvoir consulter facilement les informations qui sont conservées à leur sujet, et s’y opposer, le cas échéant.
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Vous en savez désormais plus sur le dossier du personnel et les informations que vous pouvez y faire figurer. Pour simplifier sa gestion au quotidien, il est conseillé d’opter pour la version digitalisée. Elle vous permet de gagner du temps dans le classement des fichiers, mais aussi d’assurer la sécurité des données. Enfin, la mise en place d’un dossier du personnel contribue à une meilleure gestion du parcours des collaborateurs et facilite l’intégration, comme les départs.
