Qu’est-ce qu’un dossier du personnel ?
Le dossier du personnel est un outil central de la gestion des ressources humaines. Il regroupe l’ensemble des documents et informations relatifs à un salarié, permettant ainsi aux services RH de suivre son parcours professionnel et administratif, de son embauche jusqu’à son départ.
À quoi sert un dossier du personnel ?
Véritable carte d’identité des ressources humaines de chaque collaboratrice ou collaborateur, ce dossier permet :
- De vérifier l’identité du salarié
- De suivre son évolution au sein de l’entreprise
- De planifier les formations
- D’assurer une gestion administrative efficace et conforme aux obligations en vigueur
Il facilite aussi l’accès rapide à des informations essentielles pour le management ou la préparation d’entretiens.
Est-il obligatoire de créer un dossier du personnel ?
La création d’un dossier du personnel n’est pas une obligation légale dans une formation ou organisme. Le Code du travail ne prévoit ni contenu obligatoire ni format imposé.
Cependant, certaines conventions collectives peuvent en préciser les modalités ou recommander des documents à intégrer. Il appartient donc à chaque entreprise de définir les règles de constitution et de conservation de ces dossiers, dans le respect du RGPD.
Documents à inclure dans un dossier du personnel et modèle à suivre
Si le Code du travail n’encadre pas la constitution des dossiers du personnel, vous devez néanmoins respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD). Effectivement, en raison du caractère sensible de certaines informations, il est impératif de contrôler les éléments conservés. La manipulation de ces données doit se faire avec précaution et dans le strict respect de la confidentialité.
Nous vous présentons donc, ci-dessous, les données que vous pouvez inclure dans le dossier du personnel et celles qui ne peuvent pas y apparaître.
Informations personnelles
Le dossier du personnel créé par les ressources humaines peut contenir quelques informations relatives au salarié. Il s’agit de données de base, permettant de le contacter en cas de besoin ou d’assurer son suivi administratif.
Ainsi, vous pouvez y inclure les éléments suivants :
- Les nom et prénom
- La date et le lieu de naissance
- L’adresse postale
- Le numéro de téléphone
- Le permis de conduire, si nécessaire à l’accomplissement des tâches, date de recrutement
- Les personnes à prévenir en cas d’urgence, ou conseil
En revanche, il n’est pas autorisé de conserver des informations pouvant faire l’objet de discrimination. C’est le cas, par exemple, des origines ethniques, de la religion pratiquée, de l’orientation sexuelle ou encore des opinions politiques.
Informations professionnelles
D’un point de vue professionnel, de nombreuses informations peuvent être concernées par le dossier du personnel. Parmi elles, nous retrouvons notamment suivantes :
- Le montant du salaire et les fiches de paie (rémunération)
- Un relevé d’identité bancaire
- Le numéro de Sécurité sociale
- L’attestation d’affiliation à l’assurance maladie
- La copie des diplômes obtenus
- Les certificats de formation
- Le curriculum vitae
- Le contrat de travail actuel
- Les entretiens annuels ou analyses des entretiens de performance
- Les demandes de congés et les absences
- Les avis d’arrêt de travail
- Les copies des visites médicales réalisées auprès de la médecine du travail
- Les congés payés
- Le solde de tout compte
- L’attestation d’employeur
- La lettre de démission ou de licenciement
Il s’agit ici de conserver et classer tout document qui illustre la collaboration qui existe entre votre employé et vous. Cela vous permet alors d’avoir du recul lors des échanges ou des prises de décision.
Afin de simplifier votre recherche au quotidien, il est recommandé de regrouper les documents par thème. Par exemple, créez un fichier concernant l’embauche, un en lien avec la paie, un autre pour les entretiens annuels et un dernier pour la fin de la collaboration.
Pourquoi créer des dossiers du personnel dans son entreprise ?
Même si la création de dossiers du personnel n’est pas obligatoire pour les entreprises, il est fortement recommandé d’y avoir recours. En effet, il s’agit d’une solution efficace pour la gestion RH, apportant de multiples avantages à la société, notamment aux équipes RH et à l’équipe de direction. Nous vous les présentons ci-dessous.
Faciliter le suivi administratif des employés
Créer un dossier du personnel pour chaque collaboratrice et collaborateur de votre entreprise vous permet de faciliter leur suivi administratif. Effectivement, il s’agit de centraliser l’ensemble des informations que vous possédez à leur sujet, dans le but d’y avoir accès rapidement dès lors que vous en avez besoin.
Le dossier du personnel permet également de suivre et de mettre à jour le planning du salarié, ce qui contribue à une gestion optimale des ressources humaines.
De même, si l’un de vos salariés souhaite consulter les données qui sont conservées à son sujet, la démarche se verra simplifiée et accélérée.
Améliorer l’intégration des collaborateurs
Mettre en place des dossiers du personnel peut également permettre à l’entreprise d’améliorer son processus d’onboarding pour l’intégration des salariés. En ayant accès au parcours professionnel de vos collaborateurs, vous pouvez, par exemple, leur soumettre des perspectives d’évolution adaptées à leur profil et à leurs attentes. Il est aussi possible de reconnaître la qualité du travail fourni, notamment en prenant appui sur les entretiens annuels réalisés.
En d’autres termes, le dossier du personnel est un outil qui favorise la prise en considération de chaque individu.
Simplifier le départ des salariés
Posséder des dossiers du personnel peut aussi être très utile dans le cadre du départ d’un salarié. En ayant accès à l’ensemble des documents qui le concernent, vous gagnerez du temps pour procéder au solde de tout compte, mais aussi pour remettre à votre employé les fichiers dont il a besoin. L’employeur est responsable de la remise de documents, tels que l’attestation de l’employeur, le certificat de travail, ses anciens bulletins de salaire ou encore une copie de son contrat de travail.
La gestion des dossiers du personnel est également essentielle lors du départ à la retraite, afin de garantir la conservation et la transmission des documents nécessaires dans le respect des obligations légales.
Obligations légales et Code du travail
La gestion des dossiers du personnel est encadrée par des obligations légales strictes. Les employeurs doivent se conformer aux dispositions du Code du travail et aux éventuelles conventions collectives applicables à leur secteur d’activité.
Respect des durées de conservation et du RGPD
Cela implique notamment :
- De conserver certains documents pendant des durées précises
- De garantir la protection des données personnelles, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD)
- D’assurer la confidentialité des informations contenues dans chaque dossier
Confidentialité et accès restreint
Les dossiers du personnel doivent être accessibles uniquement aux personnes autorisées, et protégés contre tout risque de perte, de vol ou de divulgation non autorisée (soit en conseils en vie privée ou au travail). Dans chaque cas, la gestion des ressources humains et la mise à jour des dossiers par le personnel de l’organisation en question, une compétence et expérience sont recommandées.
Le respect de ces règles est essentiel pour éviter les sanctions et maintenir la confiance des salariés envers l’entreprise. Il est donc recommandé de mettre en place des procédures de gestion et d’archivage rigoureuses, adaptées à la taille et à l’activité de l’organisation.
Qui peut avoir accès au dossier du personnel ?
L’accès au dossier du personnel est strictement encadré afin de garantir la confidentialité des données. Seules les personnes habilitées peuvent y accéder :
- Les membres du service RH
- Les supérieurs hiérarchiques directement concernés
- L’employeur
- Éventuellement, le délégué à la protection des données (DPO)
Chaque salarié dispose également d’un droit d’accès à son propre dossier, sur simple demande écrite adressée au service RH ou à l’employeur.
L’entreprise a la responsabilité de s’assurer que les informations contenues dans ces dossiers sont exactes, à jour et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Les services RH doivent donc mettre en place des procédures de mise à jour régulière et de contrôle d’accès, pour garantir la sécurité et la confidentialité des dossiers du personnel tout au long du parcours professionnel de la collaboratrice ou du collaborateur au sein de l’entreprise.
Comment mettre en place un dossier dématérialisé pour l’entreprise ?
La numérisation des dossiers du personnel facilite grandement la gestion administrative et sécurise les données sensibles. Voici les étapes clés et les bonnes pratiques à adopter pour une mise en place efficace pour faire forte impression.
Pourquoi numériser les dossiers du personnel ?
En raison du grand nombre de pièces pouvant être intégrées au dossier du personnel d’un salarié, il est fortement recommandé d’opter pour une conservation au format numérique.
La numérisation constitue une solution efficace pour :
- Optimiser la gestion ressources humaines et le suivi de la masse salariale
- Améliorer la productivité et contrats de travail
- Limiter le stockage physique dans les locaux
Grâce à un coffre-fort numérique, les données sont également mieux protégées contre les intempéries, les incendies ou les vols.
Quels outils utiliser pour numériser les dossiers RH ?
Pour mettre en place un système de gestion numérique, vous pouvez avoir recours à un logiciel SIRH (système d’information des ressources humaines).
Ces solutions permettent de :
- Dématérialiser les documents ou dossiers
- Les classer dans des dossiers numériques spécifiques
- Faciliter leur accès et leur mise à jour
Certaines fonctionnalités avancées, comme la signature électronique, permettent également de partager des documents en ligne et de faire intervenir les personnes concernées, même en situation de télétravail.
Quelles sont les règles à respecter pour protéger les données ?
La gestion dématérialisée des dossiers du personnel doit se faire dans le respect du RGPD.
Les salariés disposent de droits leur permettant d’accéder à leurs données personnelles, de les rectifier ou de les supprimer.
Des modèles de lettres de demande d’accès sont disponibles sur des sites officiels comme celui de la CNIL. La demande doit être adressée à l’organisme responsable du traitement des données. Le cas échéant, le délégué à la protection des données (DPO) joue un rôle clé dans la gestion des accès et la conformité réglementaire.
Vous en savez désormais plus sur le dossier du personnel et les informations que vous pouvez y faire figurer. Pour simplifier sa gestion au quotidien, il est conseillé d’opter pour la version dématérialisée. Elle vous permet de gagner du temps dans le classement des fichiers, mais aussi d’assurer la sécurité des données. Enfin, la mise en place d’un dossier du personnel contribue à une meilleure gestion du parcours des collaborateurs et facilite l’intégration, comme les départs.
