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Comment calculer le paiement des congés payés

Le calcul qui précède le paiement des congés payés est plus complexe qu’en apparence. Techniquement, votre contrat de travail est suspendu et vous cessez de percevoir votre salaire lorsque vous partez en vacances. Dans cet article, nous aborderons en premier lieu les dispositions légales relatives aux congés payés prévues par le Code du travail. Nous analyserons ensuite les sommes à prendre en compte, les méthodes utilisées et les autres aspects importants à connaître pour le calcul de l’indemnité de congés payés.

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Paiement des congés et Code du travail

Les congés payés sont un droit octroyé à tous les salariés. En France, les dispositions légales qui régissent ce droit figurent dans les articles L3141-1 à L3141-33 du Code du travail. Notez que ces dispositions légales concernent le droit privé, autrement dit les personnes qui travaillent dans une entreprise privée. Les personnes qui exercent dans la fonction publique ont un statut particulier. D’après le Code du travail :

  • le congé payé est un droit accessible à tout employé ;
  • l’indemnité de congés payés est à la charge de l’employeur (article 3141-1) ;
  • un congé de maternité ou d’adoption n’a aucune incidence sur le droit au congé payé (article 3141-2) ;
  • le calcul de l’indemnité de congés payés se réalise sur la base de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé (article 3141-3) ;
  • la durée maximale de congés payés est de 30 jours ouvrables par an (article 3141-3) ;
  • un mois de travail effectif correspond à 24 jours ou à 4 semaines (article 3141-4) ;
  • le travail effectif comprend les congés de maternité, de paternité et d’adoption, les congés payés, les jours de repos, les arrêts pour maladie ou accident du travail, les périodes de service national, les jours de repos supplémentaires accordés dans le cadre d’une compensation ou prévus par un accord d’entreprise (article 3141-5) ;
  • en cas d’absence, l’employeur peut déduire du calcul de l’indemnité de congés payés uniquement la période d’absence réelle (article 3141-6) ;
  • le nombre de jours ouvrables travaillés est toujours arrondi au nombre supérieur pour le calcul de la rémunération de congés payés (si le salarié a travaillé en moyenne 22,4 jours par mois, l’employeur devra réaliser son calcul sur la base de 23 jours travaillés par mois, article 3141-7) ;
  • les salariés de moins de 21 ans ayant des enfants à charge* bénéficient de 2 jours de congés payés supplémentaires (article 3141-8) ;
  • si une convention d’entreprise prévoit un plus grand nombre de jours de congés payés pour ses salariés, l’employeur doit calculer l’indemnité correspondante sur la base des dispositions prévues par l’accord collectif (article 3141-9) ;
  • le début de la période à laquelle commence le calcul de l’indemnité de congés payés est fixé par la convention d’entreprise ou le Conseil d’État (articles 3141-10 et 3141-11) ;
  • un salarié peut prendre des congés à la signature du contrat de travail (article 3141-12) ;
  • une partie des congés payés doit inclure la période entre le 1er mai et le 31 octobre (article 3141-13) ;
  • l’accord collectif peut prévoir un ordre des départs ou une période précise (article 3141-15) ;
  • la durée maximale d’une période de congés est de 24 jours ouvrables, avec la possibilité d’étendre cette période dans certaines situations justifiées par une distance géographique importante ou la garde d’un enfant à charge (article 3141-17) ;
  • seules les périodes de congés de plus de 11 jours ouvrables peuvent être fractionnées (articles 3141-178 et 3141-19) ;
  • les congés payés peuvent être reportés à l’année suivante (article 3141-22).

* Sont considérés comme enfants à charge les enfants de moins de 15 ans qui vivent au domicile de leurs parents ou tuteurs légaux, ainsi que les enfants en situation de handicap indépendamment de leur âge. Vous êtes étudiant ? Vous avez le droit de jouir de 5 jours de congés supplémentaires pour 60 jours travaillés (jours ouvrables) afin de préparer votre examen. Ces jours sont cumulables avec les autres jours de congés qui vous reviennent. Vous pouvez les prendre le mois qui précède votre examen.

Sommes à inclure dans le calcul du paiement des congés payés

Le calcul de l’indemnité de congés payés est soumis à plusieurs règles. Sont prises en compte uniquement les sommes qui constituent votre salaire :

  • votre salaire de base ;
  • le salaire perçu pendant un congé de maternité, de paternité ou d’adoption, un arrêt de travail justifié par un accident du travail ou une maladie professionnelle ;
  • les heures de nuit et supplémentaires ;
  • les indemnités de congés payés de l’année précédente ;
  • certaines primes (ancienneté, astreinte, expatriation, assiduité) ;
  • les avantages en nature comme la mise à disposition d’un véhicule de fonction ou d’un logement ;
  • les commissions.

Les sommes suivantes ne sont en revanche pas prises en compte :

  • les primes d’intéressement, de fin d’année, de participation et de bilan ;
  • les frais de transport, de logement et autres frais professionnels ;
  • les 13e mois.

Calculer la rémunération des congés payés

Lorsque votre employeur a séparé votre salaire de base et les autres sommes prises en compte dans le total des congés payés des autres sommes, il procède au calcul de votre indemnité de congés payés de deux façons :

  • maintien de salaire ;
  • dixième de la rémunération brute.

Le montant le plus élevé déterminera le choix de la méthode à adopter.

Formule du maintien de salaire

Pour ce procédé, l’employeur prend en compte vos horaires et les heures de travail effectuées. Supposons que vous ayez un salaire brut annuel de 23 000 €. Le total des sommes à inclure dans le calcul est de 1 930 € et vous souhaitez connaître le montant de votre indemnité pour 2 semaines de congés payés. Si votre contrat de travail fixe 35 heures de travail par semaine, vous travaillez 7 heures par jour pendant 21 jours ouvrés. Le total d’heures travaillées s’élève à 21 x 7 = 147. Le nombre d’heures non travaillées rémunérées en tant que congés payés est de 70. Vous devez dans ce cas multiplier le total des sommes à prendre en compte par le nombre d’heures non travaillées rémunérées en tant que congés payés, puis diviser le total obtenu par le nombre d’heures travaillées pendant le mois : 1 900 x 70 / 147 = 904,76 €.

Formule du 10e

Pour cette méthode, il est important de distinguer les jours ouvrés des jours ouvrables :

  • jours ouvrés : jours pendant lesquels l’entreprise réalise son activité, par exemple 5 jours ouvrés par semaine du lundi au vendredi pour les sociétés qui ferment le week-end ;
  • jours ouvrables : jours pendant lesquels les salariés d’une entreprise peuvent légalement travailler, autrement dit tous les jours de la semaine du lundi au samedi (dimanches et jours fériés exclus).

Commencez par diviser par 10 votre salaire brut annuel : 23 000 / 10 = 2300. Si le calcul de l’indemnité de congés payés se réalise sur la base de 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés, vous devrez prendre en compte 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés pour 2 semaines de congés.

  • Calcul en jours ouvrables : 2 300 x (12 / 30) = 920 €
  • Calcul en jours ouvrés : 2 300 x (10­ /­25)­ = 920 €

Dans votre situation, la méthode du 10e est plus avantageuse. C’est donc celle-ci que devra utiliser votre employeur.

Rémunération des congés payés et période de référence

Le calcul de l’indemnité de congés payés se réalise pendant un laps de temps précis appelé période de référence. Cette période ne correspond pas à l’année civile. Elle figure généralement dans la convention de l’entreprise s’il existe un accord collectif. S’il n’existe aucun accord, la période de référence débute automatiquement le 1er juin, parfois le 1er avril.

Indemnité de congés payés et arrêt de travail

Comment les congés payés sont-ils payés en cas d’arrêt maladie ou d’accident ? Le calcul de la rémunération dépend du moment de la maladie ou de l’accident, pendant ou avant vos congés payés. Si votre maladie ou accident survient pendant vos congés, vous devrez retourner sur votre lieu de travail le jour initialement prévu avant le début de vos congés. Vous percevrez, en plus de l’indemnité de congés payés, les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale. Si votre maladie ou accident survient avant la prise de vos congés, vous avez la possibilité de solliciter un report de vos congés à votre employeur.

Indemnité compensatrice de congés payés

Si votre contrat de travail prend fin, vous vous demandez probablement comment sont payés les congés payés dans une telle situation. Un dispositif prévoit ce cas de figure : l’indemnité compensatrice de congés payés. L’indemnité compensatrice de congés payés a été mise en place pour garantir le paiement des congés payés aux salariés n’ayant pu bénéficier de la totalité de leur congé prévu par l’accord collectif ou le Code du travail. Elle est concédée au salarié quel que soit le motif de la rupture du contrat : fin de contrat à durée déterminée ou temporaire (mission d’intérim), démission, licenciement, retraite… Pour calculer cette indemnité, les sommes prises en compte sont les mêmes que celles qui entrent dans le calcul de l’indemnité de congés payés des autres salariés. L’employeur utilise également les deux techniques de calcul (10e et maintien du salaire) et retient celle qui vous est favorable.

Paiement des congés payés et litiges

Pour rappel, c’est l’employeur qui paie les congés payés de ses salariés. Il arrive que l’indemnité de congés payés soit comprise dans le salaire. Cette pratique concerne principalement les médecins et les enseignants, ainsi que les travailleurs dont le nombre d’heures travaillées est très différent d’un mois à l’autre. L’employeur qui souhaite recourir à l’introduction de l’indemnité de congés payés dans le salaire mensuel doit obtenir le consentement écrit de son salarié. Le renoncement à l’indemnité de congés payés et son remplacement par une majoration est envisageable. Cette compensation doit être négociée entre le salarié et l’employeur. Si votre employeur refuse de vous verser une partie ou la totalité de l’indemnité de congés payés qui vous revient pour cause d’incertitude économique ou autre, vous pouvez le dénoncer en saisissant le conseil de prud’hommes. L’article L3245-1 du Code du travail prévoit un délai de 3 ans pour réclamer votre indemnité. Cette période est appelée délai de description. Ce délai commence au terme de la période de prise de congés. La prise de congés payés est un droit fondamental octroyé à tous les travailleurs qui exercent dans le secteur privé ou public. Dans la sphère privée, ce droit est prévu et réglementé en France par le Code du travail. En principe, tout salarié bénéficie de 2,5 jours de congés ouvrables par mois travaillé. Le calcul du paiement des congés payés est une opération complexe qui doit tenir compte de plusieurs éléments tels que certaines sommes qui constituent votre salaire brut mensuel, ainsi que le nombre de jours et d’heures travaillés. Dans toutes les entreprises privées, il revient à l’employeur de verser les congés payés à ses salariés. Pour connaître les règles qui vous concernent en matière d’indemnité de congés payés, lisez attentivement votre contrat de travail et l’accord collectif de votre entreprise. Et surtout, n’hésitez pas à aborder ce sujet avec votre employeur afin de mieux connaître vos droits relatifs au paiement des congés payés.

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