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Heures supplémentaires : ce que vous devez savoir en tant qu’employeur

En tant que chef d’entreprise, il peut vous arriver de demander à vos salariés d’effectuer des heures supplémentaires. Vous êtes dans l’obligation de payer ces heures, mais leur rémunération ne se fait pas toujours de la même manière selon le cas. Cela dépend en partie des accords internes ou de la convention collective de votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons les règles relatives au temps de travail supplémentaire.

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Tout ce que vous devez savoir sur les heures supplémentaires

En tant qu’employeur, vous êtes en droit de demander à vos collaborateurs d’effectuer des heures supplémentaires dans certains cas. Cela peut être un projet en cours à terminer ou une mission urgente à remplir avant une date limite. Voici quelques points à connaître pour éviter tout conflit interne dans l’entreprise.

Quelle différence entre les heures supplémentaires et les heures complémentaires ?

Les heures supplémentaires sont bien différentes des heures complémentaires. Ce que l’on appelle plus communément « heures sup » sont les heures effectuées en plus, par les employés à temps plein. Dans le cas des salariés à temps partiel (les salariés qui travaillent moins de 35 heures par semaine), il s’agit d’heures complémentaires. Ces heures représentent le temps de travail effectué en plus par un salarié à mi-temps. Les heures supplémentaires et les heures complémentaires se calculent différemment.

Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire exactement ?

Une heure supplémentaire est une heure qui dépasse la durée légale de travail hebdomadaire. Cette durée est de 35 heures par semaine. Les heures sup sont rémunérées différemment selon les cas. Ces heures peuvent donner lieu à une majoration de salaire, mais pas toujours. Dans certaines entreprises, l’employé peut avoir des heures de repos en compensation du temps passé en plus dans l’entreprise. C’est ce que l’on appelle le repos de remplacement. Ainsi, une heure supplémentaire majorée à 25 % donne droit à 1 h 15 de repos, tandis qu’une heure supplémentaire majorée à 50 % donne droit à 1 h 30 de repos en plus.

Votre collaborateur peut-il refuser d’effectuer des heures supplémentaires ?

Sauf exception, votre employé ne peut pas refuser d’effectuer des heures supplémentaires, si vous le lui demandez. Il faut, bien sûr, que votre demande soit justifiée :

  • Ces heures doivent correspondre à un réel besoin de l’entreprise.
  • Si le salarié ne peut pas effectuer ces heures en raison d’un motif légitime, vous ne pouvez pas les lui imposer.

En revanche, si le salarié ne dispose d’aucun motif légitime et refuse simplement de les effectuer, cela constitue une cause réelle et sérieuse de licenciement. À lire également : 7 compétences efficaces pour vous aider à devenir un meilleur leader

Que faire en cas de litige avec un employé ?

En cas de litige, ce n’est pas au salarié d’apporter la preuve qu’il a bien effectué ces heures supplémentaires. En revanche, il doit étayer sa demande en apportant au juge des éléments précis comme des copies de captures d’écran qui vous permettront de répondre à son accusation.

Quelles sont les lois concernant les heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont encadrées par une législation qui évite certains abus.

Peut-on demander autant dheures sup que lon veut à un salarié ?

Le nombre d’heures supplémentaires est limité par le Code du travail. Vous ne pouvez donc pas demander à un salarié de travailler :

  • plus de 10 heures par jour ;
  • plus de 48 heures par semaine ;
  • plus de 60 heures par semaine (en cas de circonstances exceptionnelles) ;
  • plus de 44 heures par semaine si la période de travail est de 12 semaines consécutives.

La notion de contingent

La loi fixe un contingent d’heures qui s’applique à la plupart des salariés, sauf pour les cadres dirigeants et les personnes ayant une convention de forfait. Le plafond de ce contingent est fixé par :

  • la convention collective de l’entreprise ;
  • ou par accord d’établissement.

Si aucun plafond n’a été fixé, la loi prévoit un contingent annuel de 220 heures supplémentaires. Le salarié bénéficie d’une contrepartie en repos, une fois qu’il a dépassé ce contingent. Si aucun accord n’a été défini dans votre entreprise, vous devez vous conformer aux règles fixées par la loi. Tout dépend du nombre de salariés qui travaillent dans votre société :

  • Si vous employez moins de 21 salariés, le calcul de la contrepartie est égal à 50 % des heures supplémentaires réalisées au-delà du contingent annuel.
  • Si vous employez plus de 21 salariés, le calcul de cette contrepartie est égal à 100 % des heures effectuées au-delà du contingent annuel.

En d’autres termes, si votre entreprise ne compte que 15 salariés et qu’un de vos employés dépasse le contingent annuel de 16 heures, vous devez effectuer le calcul suivant :

  • 50 % x 16 heures = 8 heures de repos, ce qui correspond à un jour de congé, car la durée journalière de travail est de 8 heures.

Si votre entreprise compte 30 salariés et qu’un salarié dépasse le contingent annuel de 16 heures, vous devez effectuer le calcul suivant :

  • 100 % x 16 heures = 16 heures de repos. Ce salarié bénéficiera de 2 jours de repos en plus.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Les entreprises concernées par les heures de travail supplémentaires sont celles du secteur privé. Certains salariés font cependant exception à la règle, comme les salariés en forfait annuel en jours et les cadres dirigeants de l’entreprise.

Comment calculer les heures supplémentaires ?

Ce calcul varie selon que votre entreprise est soumise ou non au régime légal des 35 heures.

Pour les entreprises soumises au régime légal des 35 heures

Si votre salarié effectue des heures de travail au-delà des 35 heures réglementaires, ses heures seront majorées.

Pour les entreprises non soumises au régime légal des 35 heures

Si votre entreprise applique l’ancien régime légal des 39 heures ou un régime inférieur à 35 heures, vous ne devez pas majorer les heures de votre salarié. La durée de travail hebdomadaire est spécifiée dans les conventions collectives ou dans les accords de l’entreprise.

Exemple de calcul en fonction de la durée de travail hebdomadaire de lentreprise

La durée de travail de votre salarié est de 25 heures hebdomadaires. La semaine dernière, votre salarié a travaillé 30 heures au total. Le nombre d’heures réalisées en plus est donc de : 30 h – 25 h = 5 h. Ces 5 heures ne sont pas majorées, car elles ne dépassent pas les 35 heures hebdomadaires légales. Ces heures sont donc payées au même tarif que les 25 heures de travail habituelles. En revanche, si votre salarié a travaillé 37 heures au lieu de 25, les 10 premières heures ne seront pas majorées et les 2 dernières le seront. En effet, 25 + 10 = 35. Les 10 premières heures travaillées en plus permettent d’atteindre les 35 heures légales de travail. Les 2 dernières heures travaillées dépassent ces 35 heures réglementaires. Elles seront donc majorées.

Le cas particulier des heures supplémentaires structurelles

Si votre entreprise se base sur une durée hebdomadaire de 39 heures, les 4 heures travaillées en plus des 35 heures sont considérées comme des heures supplémentaires et doivent donner lieu à une majoration.

Les conditions propres aux heures supplémentaires

Il existe deux conditions principales à la rémunération des heures supplémentaires :

  1. C’est vous, l’employeur, qui avez demandé à votre employé de les effectuer.
  2. Vous ne vous êtes pas opposé à ce que votre employé effectue ces heures. Dans ce cas précis, votre employé doit vous informer qu’il réalise des heures en plus de son travail habituel.

Majoration des heures supplémentaires : comment la calculer ?

L’article L 3121-33 du Code du travail stipule que chaque entreprise doit indiquer le montant du taux de majoration des heures complémentaires dans sa convention collective ou ses accords d’entreprise. Si votre entreprise n’a pas de convention collective ou d’accord, le Code du travail prévoit que les huit premières heures sont majorées de 25 % et que les suivantes sont majorées de 50 %. À savoir : Le taux défini dans vos accords ou votre convention collective doit être de 10 % minimum. Les heures sup sont comptabilisées en semaine civile, à savoir qu’une semaine débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures selon le Code du travail. Pour exemple, si votre entreprise ne prévoit pas la rémunération des heures supplémentaires en raison d’un accord, les règles suivantes s’appliquent :

  • Si un salarié a travaillé pour une durée de 41 heures mensuelle et a réalisé 6 heures supplémentaires avec un salaire horaire de 20 € brut, les 6 heures en plus sont majorées de 25 %.
    • Le calcul à effectuer : 20 € x 25 % = 5 €. Le salarié percevra 5 € brut de plus par heure supplémentaire travaillée. Il recevra donc 6 x 25 = 150 € brut en plus de son salaire à la fin du mois.
  • Dans le cas où votre entreprise ne prévoit aucun accord sur la rémunération des heures supplémentaires, si un employé travaille pour 30 € brut de l’heure et qu’il a travaillé 10 heures de plus ce mois-ci, le calcul à effectuer est le suivant :
    • Les 8 premières heures travaillées seront majorées à 25 %, ce qui fait un total de 300 € brut.
      • 30 € x 25 % = 7,5 €
      • 30 + 7,5 = 37,5 €
      • 8 x 37,5 = 300 €
    • Les 2 dernières heures travaillées en plus sont majorées à 50 %. Le calcul est le suivant :
      • 30 € x 50 % = 15
      • 30 + 15 = 45 €
      • 2 x 45 = 90 €
  • Ce salarié recevra donc la somme de 390 € en plus à la fin du mois.

La mention des heures supplémentaires sur la fiche de paie

Vous devez faire figurer toutes les heures supplémentaires sur la fiche de paie de votre salarié et payer ces heures en même temps que son salaire. À lire également : 10 questions révélatrices du candidat

Les heures de travail supplémentaires sont-elles soumises à l’impôt sur le revenu ?

Normalement, aucune heure supplémentaire n’est exonérée d’impôt, mais en cette période de crise sanitaire, certaines heures de travail supplémentaires effectuées en 2020 sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 € par an. Au-delà de ce plafond, ces heures sont soumises à l’impôt sur le revenu. Si ces heures ont été réalisées durant la période d’urgence sanitaire, la limite annuelle est augmentée. Si ces heures ont été effectuées entre le 16 mars et le 10 juillet 2020 inclus, la limite annuelle est augmentée à 7 500 €. En revanche, l’exonération des heures effectuées en dehors de cette période ne peut pas être supérieure à la somme de 5 000 € par an et par salarié. À savoir : La plupart des heures supplémentaires sont soumises à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Tout salarié a un droit au repos lorsque la durée de la contrepartie atteint un minimum de 7 heures. Ce repos peut être pris sur des journées entières ou des demi-journées. Ce temps de repos est comptabilisé dans le calcul des droits du salarié, car il est assimilé à du travail effectif. Vous connaissez à présent toutes les règles en termes d’heures supplémentaires. Vous êtes donc en mesure de les imposer à vos employés, tout en respectant leurs droits et en appliquant le bon calcul de majoration.

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