En quoi consiste un ATS ?
Un ATS, Applicant Tracking System en anglais, est un outil de suivi des candidatures. Son fonctionnement repose sur la centralisation et l’automatisation de la gestion des candidatures tout au long du processus de recrutement. Un ATS peut aussi être appelé logiciel de recrutement ou logiciel de gestion des candidatures.
En d’autres termes, il s’agit d’un système de suivi automatisé des candidatures, permettant de gérer efficacement chaque étape du recrutement. La documentation de chacune de ces étapes, comme la constitution d’un dossier du personnel, vous donne une vision globale et en temps réel du processus interne.
Un ATS vous aide également à répondre à des enjeux économiques et stratégiques. Vous pouvez filtrer les candidatures en fonction de critères précis, et ainsi économiser du temps et des ressources. La mise en place d’un ATS constitue ainsi une étape clé pour garantir une intégration efficace dans votre organisation et maximiser les bénéfices du système.
Les fonctionnalités de l’ATS facilitent :
- L’évaluation des candidates et candidats
- L’amélioration de la marque employeur
- Le suivi des performances
- L’automatisation des tâches
- La diffusion des offres d’emploi sur des sites spécialisés
- La création d’une CVthèque interne
- La gestion et la création d’un site Carrières pour valoriser votre marque employeur et personnaliser le parcours candidat
- La multidiffusion des offres d’emploi sur plusieurs plateformes pour maximiser la visibilité
Outil complet et indispensable, l’ATS est utilisé par la plupart des professionnels des ressources humaines. Il est adapté à toutes les entreprises, des start-up aux grandes sociétés, et soutient la croissance ainsi que l’efficacité des processus de recrutement.
Comment fonctionne un système ATS ?
En utilisant un système ATS, vous simplifiez votre processus de recrutement, en définissant les différentes étapes que devront franchir les candidates et candidats à chaque phase du parcours, depuis la publication des offres d’emploi jusqu’à l’embauche finale.
Lorsqu’un candidat postule à une offre d’emploi en ligne, son CV et sa lettre de motivation sont d’abord analysés par ce logiciel. L’ATS extrait ensuite les informations clés, comme le nom, les coordonnées, les compétences, l’expérience professionnelle ou la formation, et les classe dans une base de données.
Grâce à des filtres et à des mots-clés prédéfinis, le système évalue les profils par rapport au poste à pourvoir. Les candidatures les plus pertinentes remontent ainsi en priorité dans la liste des recruteurs, qui gagnent du temps pour la sélection et le suivi des candidats.
En somme, l’ATS fonctionne comme un assistant numérique qui automatise les tâches administratives du recrutement tout en optimisant la recherche des meilleurs profils.
Voici les différentes fonctionnalités d’un ATS :
- Rédiger une offre d’emploi et gérer la publication sur plusieurs plateformes
- Élaborer un parcours de candidature, composé d’étapes distinctes
- Attribuer des tâches à votre équipe pour travailler ensemble efficacement
- Diffuser l’offre d’emploi sur des sites spécialisés, facilitant la publication et la visibilité des offres d’emploi
- Consulter la fiche d’un candidat, évaluer la pertinence de son profil, suivre les entretiens et partager des commentaires avec votre équipe
- Programmer l’envoi de messages ou la création d’événements
- Mettre en place un vivier de profils pertinents
- Améliorer l’expérience candidat, en travaillant votre marque employeur
- Analyser vos performances grâce à des rapports détaillés, pour en tirer des conclusions utiles à vos prochaines campagnes de recrutement, notamment sur la durée moyenne des étapes et le coût par embauche
Les fonctionnalités pourront varier en fonction de l’outil choisi, mais l’objectif restera identique : accélérer vos campagnes de recrutement, optimiser vos performances et répondre aux besoins spécifiques de votre service RH.
Quel type d’ATS choisir ?
Il existe actuellement deux types de systèmes ATS :
- Les logiciels directement installés sur le serveur interne de l’entreprise
- Les logiciels SaaS, c’est-à-dire Software as a Service, qui sont hébergés par le fournisseur de l’ATS et accessibles grâce au cloud
La mise en place d’un ATS est une étape clé : elle conditionne l’intégration du système dans vos processus de recrutement et doit être adaptée à vos besoins spécifiques. Sur le marché, on trouve une grande variété de solutions ATS, chacune répondant à des exigences différentes selon la taille et le secteur de l’entreprise.
Si vous souhaitez vous équiper d’un tel outil, vous devrez comparer les avantages et les inconvénients des solutions disponibles, afin de répondre à vos propres problématiques.
La simplicité des logiciels SaaS explique leur prise en main rapide par les utilisateurs, qu’ils soient RH, managers ou candidats. Un simple accès Internet permet de consulter les informations centralisées dans le tableau de bord. De même, vous n’aurez pas de frais supplémentaires pour les serveurs et l’hébergement, et vous bénéficierez de mises à jour régulières, ces services étant à la charge du fournisseur d’ATS.
Pourquoi utiliser un ATS pour assurer le recrutement dans son entreprise ?
Les ATS sont adaptés à toutes les entreprises, qu’il s’agisse de start-up, de PME ou de grandes organisations. Ils soutiennent ainsi la croissance ainsi que l’efficacité des processus de recrutement. L’ATS constitue un véritable atout stratégique pour l’entreprise, comparable à un assistant qui optimise la gestion des talents.
Avoir recours à un système ATS au sein de votre entreprise présente un certain nombre d’avantages :
Attirer plus de candidats
L’ATS est une bonne solution pour attirer plus de profils si vos offres d’emploi reçoivent un nombre insuffisant de candidatures. En effet, l’utilisation de formulaires intelligents et une meilleure expérience en ligne incitent les visiteurs des pages d’annonces à postuler. La publication et la gestion des offres d’emploi sont facilitées grâce à l’ATS, permettant une diffusion efficace sur différents canaux.
Un site Carrières attractif joue également un rôle clé dans l’attraction des candidats, en valorisant la marque employeur et en centralisant les candidatures.
Cela s’explique par trois raisons principales :
- La fluidité des démarches favorise le dépôt complet d’une candidature.
- Les formulaires sont adaptés à chaque candidature, ce qui améliore l’engagement.
- Le référencement, la multidiffusion et la publication des offres d’emploi contribuent à améliorer le sourcing et à toucher un plus large public.
Filtrer davantage les candidats
Si vos offres d’emploi reçoivent un surplus de candidatures, l’ATS vous aidera à retenir les plus pertinentes. Vous pourrez notamment inclure une question spécifique dans vos formulaires de candidature afin de mieux filtrer les profils dès le départ.
Il est également essentiel de bien définir le rôle recherché lors de la présélection, ce qui permet d’automatiser le tri et les notifications pour chaque poste. Ainsi, vous n’aurez pas à attendre l’étape de l’entretien d’embauche pour éliminer les candidats ne répondant pas à vos critères de sélection.
Le suivi des candidatures tout au long du processus est alors optimisé, garantissant une gestion centralisée et efficace. De même, si un profil attire votre attention, mais ne correspond pas au poste à pourvoir, vous pouvez décider de l’intégrer à votre vivier de profils pertinents. Vous pourrez ainsi répondre plus rapidement à tout nouveau besoin.
Respecter la loi en termes de recrutement
Le recrutement est confronté à de multiples contraintes légales, telles que le respect du RGPD ou encore l’encadrement contre les pratiques discriminatoires. Dans ce cadre, un ATS vous permet de stocker les données à caractère personnel des candidats tout en respectant les normes françaises et européennes.
L’outil vous aidera également à rédiger des annonces conformes au Code du travail. Vous pourrez utiliser les modèles mis à votre disposition ou les suggestions de réécriture automatique des titres, pour y faire figurer la mention « H/F/X », par exemple.
Mesurer l’efficacité des actions
Grâce aux outils d’analyse et de génération de rapports intégrés à votre tableau de bord, vous êtes en mesure de déterminer si vos actions sont pertinentes ou non. L’analyse des rapports permet également de suivre des indicateurs clés comme la durée moyenne des différentes étapes du processus de recrutement, afin d’optimiser chaque phase et de prendre des décisions éclairées.
Ainsi, d’une campagne de recrutement à une autre, vous pouvez procéder à des ajustements. Ces derniers ont pour objectifs de rendre l’expérience candidat plus fluide et agréable, mais aussi de vous aider à augmenter vos performances. Vous pourrez, entre autres, diminuer les délais avant l’embauche et améliorer les candidatures reçues.
Enfin, l’ATS facilite la fin du processus de recrutement en automatisant la clôture des campagnes et l’envoi des offres aux candidates et candidats sélectionnés.
Assurer une meilleure communication
Utiliser un ATS au sein d’une entreprise contribue fortement au développement d’une meilleure communication interne et externe. En effet, la centralisation des informations dans un seul et même logiciel permet aux recruteurs, managers et autres professionnels des ressources humaines d’avoir accès à l’ensemble des données en temps réel, favorisant ainsi la collaboration entre tous les intervenants.
Le suivi du projet se voit alors simplifié puisqu’il ne repose plus sur un seul interlocuteur. L’ensemble des intervenants possèdent les outils adéquats pour accomplir les tâches qui leur sont confiées, ce qui améliore la conduite quotidienne de la communication et optimise l’efficacité du processus.
De plus, l’utilisation d’un ATS contribue à améliorer la qualité de vie au travail en simplifiant les échanges et en réduisant la charge administrative liée au recrutement.
D’un point de vue externe, la communication entre l’entreprise et les candidats se voit également améliorée. En suivant au fur et à mesure la validation des différentes étapes du processus de recrutement, des dispositions peuvent être prises pour assurer un contact permanent entre les deux parties, que ce soit à l’aide d’un email de remerciement ou bien d’un entretien téléphonique.
Comment tirer profit des fonctionnalités ATS d’Indeed ?
En utilisant Indeed pour publier vos offres d’emploi, vous pouvez bénéficier des fonctionnalités d’un logiciel ATS. Vous pourrez donc :
- Consulter la liste des emplois auxquels un candidat a postulé
- Lire les commentaires relatifs à un candidat
- Filtrer la liste des candidatures pour un recrutement précis
- Afficher les candidats ayant passé une évaluation ou répondu aux questions de présélection
- Retrouver un profil ayant postulé à une ancienne offre d’emploi
- Définir le statut de chaque candidature (actif, à évaluer, CV examiné, en communication, embauché ou bien non retenu)
- Envoyer des emails automatiques
Parmi les fonctionnalités clés, Indeed permet également la gestion de votre site Carrières, ce qui valorise votre marque employeur et optimise la gestion personnalisée des candidatures.
Indeed propose une solution adaptée au marché français, en tenant compte des spécificités locales et en offrant un outil de gestion du recrutement conforme aux attentes des entreprises en France. Un outil simple et rapide, qui se distingue par la variété de ses options et sa capacité à s’adapter aux besoins des structures de toutes tailles.
L’ATS représente aujourd’hui un allié incontournable pour moderniser et optimiser vos recrutements. En centralisant les candidatures, en automatisant les tâches et en améliorant la communication, il permet de gagner du temps tout en attirant les meilleurs talents. Adopter un ATS, c’est faire un pas vers un processus de recrutement plus fluide, stratégique et efficace.
