Qu’est-ce qu’un système ERP ?
Un ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, est une plateforme complète et intégrée (en local ou sur un cloud) qui permet de gérer la production et la distribution d’une entreprise.
Système ERP : définition
Un système de planification des ressources d’entreprise prend la forme d’un logiciel intégré, qui, à l’image d’une colonne vertébrale, permet de gérer l’ensemble des processus opérationnel d’une organisation. Il utilise une base de données unique pour stocker les informations de l’entreprise émanant des différents services. Cela permet une meilleure collaboration entre les équipes et une meilleure visibilité de toutes les activités.
Un système ERP opère selon 2 principes fondamentaux :
- les différents modules du logiciel sont indépendants, mais fonctionnent sur une base de données commune et unique ;
- un moteur de workflow organise l’ensemble des tâches et des processus.
Comment fonctionne un système ERP ?
Un ERP est un ensemble d’applications qui relient les différents départements de l’entreprise : ressources humaines, comptabilité, marketing, ventes, production. Le logiciel fournit une vue unifiée de toutes les informations de l’organisation et permet à tous les utilisateurs d’accéder aux données et aux fonctionnalités nécessaires à leur travail à tout moment.
Un système ERP se base sur plusieurs fonctionnalités :
- collecter les données : à partir de plusieurs sources pour les centraliser dans le système ;
- stocker les données : dans une base commune, accessible à tous les services de l’entreprise ;
- traiter les données : pour qu’elles soient exploitables par les différents utilisateurs ;
- analyser les données : pour aider à prendre des décisions éclairées ;
- réaliser des reportings : générés à partir des données collectées, ils aident à comprendre les performances.
Les fonctionnalités clés d’un système ERP
La plupart des ERP incluent des modules indispensables au fonctionnement d’une entreprise.
Ils permettent notamment :
- La gestion financière et comptable : pour gérer les factures, le suivi de la comptabilité clients, le reporting financier, les comptes, les budgets et les déclarations fiscales.
- La gestion des achats et du sourcing : pour piloter les commandes, les devis, les contrats fournisseurs et l’approvisionnement.
- La gestion des opérations et de la production : pour piloter les stocks, les plans de productions, la qualité et l’amélioration des processus.
- La gestion des ventes : pour centraliser les échanges, créer les contrats et suivre la facturation et la performance.
- La gestion de la supply chain : pour gérer pour la chaîne d’approvisionnement, les stocks, la logistique et les transports.
- La gestion de la R&D : pour suivre la conception et le développement, gérer le cycle de vie des produits et vérifier la conformité aux normes.
- La gestion des ressources humaines : pour gérer le suivi des employés, les paiements des salaires, les congés payés, le temps de présence et les différentes obligations légales.
- La gestion de l’e-commerce : pour suivre les stocks et les ventes en ligne.
Pourquoi utiliser un ERP ? 4 avantages
La mise en place d’un système de planification des ressources offre de nombreux bénéfices, notamment en termes de collaboration, de productivité et de qualité.
Une meilleure productivité
Grâce à une base de données unique, les modules du logiciel ERP aident à rationaliser le fonctionnement de l’entreprise. Ils permettent aux collaborateurs d’avoir un accès en temps réel aux données et de travailler plus efficacement. Tous les processus métiers sont alors optimisés, offrant un gain de temps, une meilleure efficacité et une précision accrue des opérations.
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Une meilleure collaboration entre les équipes
La centralisation des données permet un partage des informations plus facile. Grâce à l’ERP, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise a accès aux mêmes données, actualisées en temps réel. Cela facilite la coopération entre les différentes équipes et services. Pouvoir se baser sur les mêmes données contribue à la réactivité, la collaboration et la prise en décision au niveau global de l’organisation.
Une réduction des risques et une qualité améliorée
Les logiciels ERP réduisent fortement les risques d’erreur grâce à une surveillance accrue des données. Conformité financière, règlementations sur les données, qualité des produits : le système ERP offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de façon générale.
Une meilleure performance pour l’entreprise
Les systèmes ERP permettent de générer des reportings opérationnels et financiers basés sur des données complètes, vérifiées et actualisées. Grâce un fort degré de précision, les dirigeants peuvent s’appuyer sur des prévisions exactes pour piloter l’activité de manière efficace. L’ERP est un outil précieux pour gérer la performance et accompagner la stratégie de croissance.
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Comment bien choisir son système ERP ?
Vous voulez mettre en place un ERP dans votre entreprise ? Le choix du logiciel de planification des ressources est une décision stratégique importante. Pour faire le meilleur choix pour votre organisation, nous vous donnons 6 conseils pour bien choisir votre système ERP.
1. Définir ses besoins
L’achat d’un ERP est un investissement important qui doit servir un objectif clair et s’inscrire dans une stratégie globale. Il est donc essentiel de dresser la liste des besoins spécifiques de votre entreprise :
- Quels processus clés voulez-vous automatiser ?
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour optimiser votre efficacité opérationnelle ?
- Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Quel est votre objectif de croissance ?
Il existe une multitude de systèmes ERP sur le marché, disponibles en local ou via un cloud. Assurez-vous de choisir un logiciel adapté à vos besoins actuels, mais qui peut vous accompagner dans vos ambitions de développement.
2. Comparer et tester les différents systèmes du marché
Une fois que vous avez défini vos besoins, il est conseillé de comparer les différentes offres des fournisseurs. Lors de votre processus de sélection, prenez en compte la réputation et l’expérience de l’entreprise fournisseuse dans votre secteur d’activité. Vous pouvez aussi demander des avis ou des références de clients actuels pour évaluer la qualité des prestations offertes. Une fois que vous avez fait vos différentes recherches, vous pouvez contacter les 2 ou 3 fournisseurs qui vous paraissent correspondre à vos besoins pour les rencontrer.
3. Faire appel à des consultants externes
Un système ERP peut être complexe à mettre en place, surtout s’il n’en existe pas encore dans votre entreprise. C’est pourquoi il peut être intéressant de faire appel à un spécialiste externe pour vous aider sur ce projet. Grâce à son œil extérieur et son expérience dans l’installation d’ERP, il peut vous aider à choisir la technologie la plus adaptée à votre organisation et à former vos collaborateurs.
4. Choisir les fonctionnalités clés
Les systèmes ERP offrent de nombreuses fonctionnalités et options et il peut être facile de s’y perdre.
Voici une liste non exhaustive des éléments clés à privilégier :
- une interface utilisateur conviviale et intuitive pour faciliter son adoption par les utilisateurs ;
- une formation extensive des collaborateurs par le fournisseur pour maximiser l’efficacité du système ;
- un logiciel flexible et évolutif pour s’adapter aux changements de votre entreprise ;
- un système facilement personnalisable pour répondre à vos exigences spécifiques ;
- une intégration fluide avec vos systèmes existants (comme votre CRM ou votre logiciel de comptabilité) pour ne pas créer de blocages dans vos processus.
5. Inviter les collaborateurs à participer au choix d’ERP
Vos collaborateurs sont les spécialistes de vos processus et connaissent parfaitement les besoins spécifiques de leur métier. Il est donc important de les faire participer à la sélection du logiciel ERP. Cela vous assure d’avoir un outil rapidement adopté, répondant aux besoins des utilisateurs. Bien choisi, votre système ERP sera un outil puissant pour accroitre la rentabilité de votre entreprise.
6. Prendre en compte l’ensemble des coûts
Un système ERP est un investissement important. Assurez-vous de bien considérer l’ensemble des coûts :
- le prix initial du système ;
- les frais de mise à jour ;
- le coût de la maintenance et du support technique ;
- le prix de la formation des utilisateurs ;
- le coût de la migration des données de votre système actuel au nouvel ERP.
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Un système ERP est un outil précieux pour avoir une bonne visibilité de vos processus, faciliter la collaboration, prendre des décisions éclairées et gagner en productivité. Si vous souhaitez installer un système ERP dans votre entreprise, découvrez les offres d’emploi Indeed pour trouver un consultant ERP.
