Pourquoi embaucher une personne en stage ?
Avoir recours à un stage, plutôt qu’à une embauche en CDD ou en CDI, peut représenter de nombreux avantages. Tout d’abord, il convient de garder en tête que le ou la stagiaire cherche à découvrir un métier, mais aussi une entreprise. Si vous avez le goût du partage, collaborer avec une personne en stage peut s’avérer être une expérience enrichissante. Effectivement, en l’accompagnant dans ses tâches, vous êtes en mesure de lui transmettre votre savoir-faire, mais aussi certaines qualités morales et compétences techniques. En ouvrant les portes de votre entreprise dans le cadre d’un stage, vous pouvez donc contribuer à sa pérennité. Si le travail qu’effectue votre stagiaire vous convient, il est parfaitement envisageable que vous lui proposiez par la suite un emploi sur le long terme. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de former une nouvelle recrue et ne prendrez pas le risque d’être déçu par la qualité des tâches qu’il a réalisées. Vous pouvez alors gagner du temps dans le processus de recrutement, mais vous augmentez également vos chances d’être satisfait de votre choix. Contrairement à une embauche salariée, quelle que soit la durée du contrat, un stage ne nécessite pas la création d’un emploi ou l’attribution d’un poste vacant au sein de votre entreprise. Les missions du stage ont pour vocation d’être pédagogiques. De ce fait, vous allez devoir superviser ce stage. Si cela peut paraître contraignant au premier abord, il s’agit, en réalité, d’une bonne opportunité pour vous permettre de vous libérer de tâches parfois chronophages, mais nécessaires au développement de votre entreprise. Votre stagiaire évolue au cœur de votre métier, apprenant ce que vous faites au quotidien, et vous donne la possibilité de vous consacrer à des projets plus importants ou d’épauler les membres de votre équipe.
Quelles sont les obligations pour une entreprise ?
Pour accueillir un ou plusieurs stages au sein de leur structure, les entreprises des secteurs privé, public et associatif sont soumis à une réglementation stricte. Ces obligations concernent divers sujets, à l’image de la durée maximale du stage, de la rédaction d’une convention de stage ou encore des droits des stagiaires. Découvrez, à présent, à quelles règles vous devez vous conformer si vous souhaitez embaucher une personne en stage.
Conditions d’accueil
Le stage a vocation à être pédagogique. Ainsi, il est interdit de recruter quelqu’un qui ne soit pas inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire. De même, un stage ne peut pas être utilisé dans les situations suivantes :
- remplacer une personne absente, suspendue ou licenciée ;
- exécuter une tâche récurrente, correspondant à un poste permanent ;
- combler un manque de personnel lors d’un accroissement temporaire de l’activité ;
- occuper un emploi saisonnier.
Nombre de stagiaires autorisé selon la taille de l’entreprise
Le nombre de stagiaires que vous pouvez accueillir au sein de votre entreprise dépend de l’effectif de votre personnel. Si votre société compte moins de 20 personnes, vous pouvez embaucher trois stagiaires au maximum, dans le même laps de temps. En revanche, si votre entreprise a plus de 25 personnes , le nombre de stagiaires dans une même semaine civile ne doit pas dépasser 15 % de l’effectif. Par exemple, si vous avez 45 personnes salariées, vous pouvez recruter 7 stagiaires. Dans un cas comme dans l’autre, chaque tuteur ou tutrice ne peut se voir attribuer que trois stagiaires maximum.
Durée maximale du stage
Un stage ne doit pas excéder six mois par organisme d’accueil et par année d’enseignement. Toutefois, cette durée n’est pas calculée selon l’année civile, mais bien en fonction de la présence effective du stagiaire. Ainsi, la limite maximale du stage est égale à 924 heures.
Délai de carence
Avant de pouvoir accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste, vous devez respecter un délai de carence. Celui-ci correspond à un tiers de la durée du stage précédent. Cette obligation n’est pas valable si le stage a été interrompu à l’initiative du ou de la stagiaire.
Convention de stage obligatoire
Une convention de stage doit être obligatoirement rédigée, puis signée par le ou la stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’organisme de formation. Diverses informations sont à y indiquer, comme nous l’aborderons prochainement.
Attestation de stage
À la fin du stage, l’entreprise doit être en mesure de remettre une attestation de stage aux stagiaires. Ce document a pour objectif de confirmer la durée totale du stage, ainsi que le montant de la gratification versée, s’il y en a eu une.
Congés et absences des stagiaires
Si le stage dure plus de deux mois, les stagiaires doivent pouvoir prendre des congés ou s’absenter. Toutefois, la rémunération des congés est facultative, tout comme celle des absences.
Santé et sécurité des stagiaires
L’entreprise doit veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité de la part des stagiaires. Si ces derniers ne s’y soumettent pas, ils s’exposent à des sanctions venant de leur organisme de formation, à une suspension ou à la fin de leur stage. En cas d’accident sur le lieu du stage ou sur le trajet, l’entreprise doit procéder à une déclaration d’accident. Elle s’adresse au chef d’établissement d’enseignement, qui la transmettra ensuite à la Sécurité sociale. L’entreprise a 24 heures pour la lui faire parvenir.
Sanctions à l’encontre de l’entreprise
Si vous ne respectez pas vos obligations, en tant qu’entreprise accueillant un ou une stagiaire, vous vous exposez à une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire. En cas de récidive dans l’année qui suit, cette amende peut être doublée.
Quel est le coût d’un stage pour une entreprise ?
Pour l’entreprise, l’obligation de verser une gratification aux stagiaires dépend de la durée effective du stage :
- si le stage dure plus que deux mois consécutifs, soit 44 jours composés de 7 heures de travail, dans la même année scolaire, une gratification minimale est obligatoire. Le montant doit figurer sur la convention de stage et être au minimum de 3,9 € par heure de stage ;
- si le stage est effectué en discontinu, la gratification minimale est versée à partir de la 309e heure de stage. Le montant horaire est le même que pour un stage en continu.
Comme pour une personne salariée, la gratification doit être versée à la fin de chaque mois. Cependant, il existe deux modes de versement :
- un versement en fonction du nombre réel d’heures effectuées dans le mois ;
- un versement par lissage par mois, selon la totalité du nombre d’heures effectuées pendant le stage.
Au-delà de la rémunération qui est accordée aux stagiaires, vous devez également prendre en compte les avantages qui leur sont attribués. C’est le cas notamment du remboursement des frais de repas et de transport. Les indemnités des stagiaires doivent être les mêmes que celles de votre personnel.
Quelles sont les formalités à effectuer pour une entreprise?
Pour que le stage puisse s’effectuer dans les meilleures conditions possibles et que votre entreprise soit en règle avec la loi en vigueur, vous devez respecter un certain nombre de formalités. Tout d’abord, il est nécessaire de désigner un tuteur ou une tutrice, pour accompagner la personne en stage dans la réalisation des tâches qui lui sont attribuées. Cette personne doit impérativement faire partie de votre personnel et être en capacité de répondre à l’aspect pédagogique du stage. Ensuite, une convention de stage doit être rédigée. Comme nous le verrons dans la prochaine partie, elle contient de nombreuses informations relatives à votre entreprise, au stagiaire et aux modalités de stage. Pour qu’elle soit valable, la convention de stage doit être signée par la personne stagiaire, le ou la responsable de votre entreprise et l’organisme de formation auquel se rattache votre stagiaire. Enfin, bien que les stagiaires ne fassent pas partie de l’effectif de votre entreprise, vous devez les inscrire dans votre registre unique du personnel. Il existe une partie spécifique, réservée à l’enregistrement des stagiaires. Ce document doit être conservé pendant cinq ans minimum après le départ des stagiaires de votre entreprise.
Comment obtenir une convention de stage ?
La convention de stage est un document qui permet de définir les modalités du stage :
- le nom du ou de la stagiaire ;
- le nom de l’entreprise et du tuteur ou de la tutrice ;
- les dates de début et de fin du stage ;
- les missions confiées et les enjeux pédagogiques ;
- les conditions d’absence ou de congés ;
- le montant de la gratification et le mode de versement ;
- les avantages dont la personne stagiaire bénéficie ;
- le régime de protection sociale.
En tant qu’entreprise, vous n’avez pas à rédiger la convention de stage. Effectivement, cette tâche revient à l’organisme de formation dont dépend votre futur(e) stagiaire. Avant de lui délivrer le document, l’organisme de formation s’assure que le stage s’inscrit dans une logique pédagogique, en lien avec la formation suivie. De ce fait, lorsque vous désirez embaucher une personne en stage dans votre entreprise, c’est à elle de faire les démarches auprès de son établissement pour élaborer le document. De votre côté, vous n’avez plus qu’à le lire, puis à signer les trois exemplaires qui seront mis à votre disposition (le vôtre, celui du ou de la stagiaire et celui de l’organisme de formation).
3 conseils pour un stage réussi
Prendre la décision d’engager un ou une stagiaire au sein de son entreprise résulte rarement d’un simple hasard. En effet, les raisons peuvent être personnelles (l’envie de partager son savoir-faire), économiques (la découverte d’un nouveau talent, en vue d’une embauche) ou encore idéologiques (la volonté de contribuer à la formation de la nouvelle génération). Quel que soit le motif qui vous pousse à embaucher des stagiaires, vous désirez certainement mettre toutes les chances de votre côté pour que le stage se déroule correctement. Voici donc trois conseils qui vous aideront à faire de cette expérience un succès.
Faciliter l’intégration de votre stagiaire au sein de l’entreprise
En tant que responsable, vous avez pour mission principale d’accueillir votre stagiaire au sein de votre société. Encore en études, votre stagiaire peut ne pas connaître les codes de la vie en entreprise, ni être à l’aise à l’idée de partager ses journées avec des inconnus. Il vous revient alors de lui simplifier la tâche, en lui montrant l’exemple. Voici quelques astuces pour contribuer à sa bonne intégration :
- présentez-lui les personne avec qui il ou elle sera amené(e) à travailler ;
- faites-lui visiter les locaux ;
- expliquez-lui de façon précise et claire ce que vous attendez de ce stage.
Encadrer sérieusement votre stagiaire
Les objectifs de votre stagiaire sont de découvrir un métier, mais aussi de gagner en compétences. Leur réalisation dépend en grande partie de vous, puisque vous devez désigner son tuteur ou sa tutrice, voire prendre en charge vous-même votre stagiaire. Pour y parvenir, assurez-vous d’avoir bien saisi les enjeux du stage et les points qui doivent être traités pendant cette période d’insertion dans le monde professionnel. Précisez également à votre stagiaire vos attentes, afin que les bénéfices de ce stage soient à double sens.
Être attentif aux besoins et attentes de votre stagiaire
Pour que le stage se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est important d’instaurer une relation de confiance entre la personne en stage et vous. Ainsi, prenez le temps d’écouter ses commentaires et ses demandes, pour tenter d’y répondre. Votre stagiaire est dans votre entreprise pour apprendre, et aura probablement de nombreuses questions à vous poser. Si elles sont utiles pour son développement, elles le seront également pour voir votre entreprise d’un nouvel œil. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour embaucher sereinement une personne stagiaire. Comme nous avons pu le voir, la mise en place d’un stage au sein d’une entreprise est strictement encadrée. En tant que responsable d’entreprise, il est important d’être conscient de vos droits et de vos devoirs.
