En quoi consiste l’intégration ou onboarding ?
L’intégration d’une personne salariée, aussi appelée onboarding, est un processus essentiel qui vise à faciliter son adaptation à son poste, à son environnement de travail et à la culture de l’entreprise. Bien plus qu’un simple accueil, elle constitue un levier stratégique de fidélisation et de performance.
Quand commence l’onboarding ?
Dès la phase de recrutement, vous pouvez préparer cette intégration en partageant des informations claires sur le poste, les valeurs de l’organisation et les étapes à venir. Une fois le contrat signé, la réussite de l’onboarding repose sur plusieurs éléments clés :
- Une organisation structurée : préparation des documents administratifs, du poste de travail et des outils nécessaires à la prise de fonction.
- Un accompagnement personnalisé : présence d’une personne qui tient le rôle de référent ou de mentor, points réguliers avec la ou le manager, écoute et feedback continus.
- Une communication fluide : présentation de l’équipe, transmission des informations importantes et découverte progressive de la culture d’entreprise.
Pourquoi soigner l’intégration d’une nouvelle recrue ?
Une intégration réussie, c’est bien plus qu’un simple accueil chaleureux. C’est une étape déterminante pour la performance et la fidélisation des talents. Lorsqu’une nouvelle recrue se sent attendue, soutenue et accompagnée, elle trouve plus rapidement ses repères, comprend mieux les attentes liées à son poste et s’implique pleinement dans ses missions.
Côté entreprise, les bénéfices sont nombreux :
- Une prise de poste plus rapide et efficace
- Une meilleure motivation et une implication durable des collaborateurs
- Une réduction du turnover, souvent coûteux en temps et en ressources
- Une amélioration de la marque employeur, qui attire à son tour de nouveaux talents
En d’autres termes, soigner l’intégration, c’est investir dans la réussite collective. Une entreprise qui prend le temps d’accompagner ses nouvelles recrues envoie un message fort : ici, les collaborateurs comptent, et leur bien-être fait partie intégrante de la culture d’entreprise.
11 conseils pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs
Les étapes sont nombreuses afin de préparer convenablement une nouvelle recrue pour son poste. Une checklist d’intégration vous assure de n’oublier aucun élément crucial au cours de ces premières semaines bien remplies. Voici 11 idées à inclure dans votre modèle de checklist.
1. Officialiser l’arrivée auprès du service RH
Tout d’abord, vous devrez transmettre pour approbation un document de demande d’emploi auprès du service des ressources humaines. L’officialisation de l’arrivée implique le respect de procédures RH précises, incluant la vérification du statut de la candidate ou du candidat et la validation des modalités d’embauche. L’équipe des ressources humaines peut également exiger une vérification des références et un test de dépistage de drogues avant l’embauche officielle.
La fiche de poste et les procédures internes doivent être communiquées dès l’étape de recrutement. Il est important de rappeler que la gestion administrative s’inscrit dans le cadre des recrutements et de l’intégration des nouveaux candidats.
2. Préparer les documents administratifs
Rassemblez tous les documents à signer le premier jour, tels que les documents fiscaux, les contrats, etc. Le livret d’accueil, la fiche de poste et les procédures internes doivent également être remis à la personne nouvellement embauchée.
Préparez une documentation sur les avantages sociaux et imprimez le manuel de l’employé. La documentation doit inclure la définition du poste ainsi que les modalités d’intégration pour clarifier les conditions d’embauche et d’accompagnement.
Assurez-vous d’inclure vos coordonnées en cas de questions sur les avantages offerts ou la rémunération. Il peut également être utile d’imprimer la description du poste afin de rappeler de façon précise les attentes de l’entreprise.
3. Acquérir des appareils et équipements
Assurez-vous de demander le matériel nécessaire plusieurs jours à l’avance afin que tout soit prêt pour la date de début de travail de la personne que vous venez d’embaucher. Tout, depuis l’ordinateur et le téléphone jusqu’au clavier et la souris, doit être connecté et prêt à l’emploi dès son arrivée.
N’oubliez pas d’inclure un bloc notes dans le kit de fournitures. Veillez également à la qualité du matériel fourni pour garantir une prise de poste optimale et offrir une expérience positive dès les premiers jours.
4. Configurer des comptes et créer des identifiants
Contactez votre équipe informatique, votre responsable des installations et votre service comptabilité pour vous assurer que la nouvelle personne est configurée dans tous les systèmes appropriés et dispose de tous les éléments nécessaires pour entrer dans le bâtiment. Réunissez ses identifiants de connexion afin qu’elle puisse accéder facilement aux applications, aux logiciels et à chaque outil nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
5. Préparer l’espace de travail
Assurez-vous qu’elle dispose d’un bureau et d’une chaise propres, ainsi que de tous les éléments essentiels sur son poste de travail. L’aménagement des bureaux et du lieu de travail doit être pensé pour favoriser le bien-être au travail, en créant un environnement accueillant et propice à son intégration.
La qualité de l’accueil et l’image de l’entreprise passent aussi par la nature de l’environnement de travail proposé, qui doit refléter la culture et les valeurs de l’organisation. Si possible, rassemblez des outils et fournitures de bureau à l’effigie de l’entreprise afin de créer un kit de bienvenue sur son espace de travail.
6. Réserver du temps pour l’orientation
Réservez du temps lors de la première journée de votre nouvelle recrue pour l’orienter au maximum. L’accueil en présentiel favorise la création de relations solides et l’accompagnement tout au long du parcours d’intégration. Cette phase d’orientation doit inclure des modalités pratiques et des formations adaptées pour faciliter l’intégration, permettre au nouvel arrivant de développer une relation de confiance avec ses collègues et de s’immerger dans la culture de l’entreprise. Dans l’idéal, cela lui donnera non seulement le temps de signer des documents, mais aussi de se familiariser avec la culture de l’entreprise, de consulter l’organigramme et d’interagir avec les différents services.
7. Effectuer une visite guidée du bâtiment
Effectuez une visite guidée du bâtiment avec votre nouvelle recrue et présentez-la aux équipes de chaque service. Profitez de cette occasion pour lui faire découvrir le lieu de travail, les différents bureaux et les équipes, afin de faciliter la création de relations professionnelles et d’encourager le networking.
Cette visite favorise également l’établissement d’une relation de confiance entre le nouveau collaborateur et ses collègues, essentielle pour une bonne intégration et le développement de relations solides au sein de l’entreprise. Vous pouvez aussi en profiter pour lui donner des jeux de clés ou un code d’accès et lui expliquer le protocole de sécurité.
8. Attribuer un mentor
Présentez votre nouvelle recrue à une personne de son service qui fera office de mentor au cours de ses premières semaines de travail. Le mentor joue un rôle clé dans l’accompagnement lors de la prise de poste, en assurant un suivi régulier et en facilitant l’intégration.
Cette personne sera disponible pour répondre à ses questions, la présenter à d’autres membres du service et donner des renseignements à propos de l’entreprise. La relation de confiance qui s’établit avec la ou le mentor favorise l’adaptation rapide du nouvel employé à son nouvel environnement.
La présence d’un mentor est essentielle au succès du nouveau collaborateur, qui bénéficie ainsi de soutien dans l’exercice de ses nouvelles fonctions.
9. Présenter la nouvelle recrue à l’ensemble de l’entreprise
Vous pouvez présenter votre nouvelle recrue aux membres de l’entreprise par email et/ou lors d’une réunion générale. Informer l’ensemble des collaborateurs de l’arrivée d’une personne dans l’entreprise renforce l’image de marque et favorise la cohésion des équipes.
Informez vos collaborateurs des tâches de la nouvelle recrue et donnez quelques informations intéressantes qui pourraient inviter les autres à échanger avec elle. Par exemple, évoquez brièvement ses loisirs, ses centres d’intérêt et son expérience professionnelle.
Cette démarche encourage la création de relations entre les collaborateurs et contribue à un environnement de travail collaboratif. Cette communication devrait encourager les autres membres de l’équipe à saluer et à accueillir personnellement la nouvelle recrue.
10. Prévoir du temps pour répondre aux remarques éventuelles sur l’intégration
Prenez rendez-vous avec votre nouvelle recrue, après une semaine ou deux, pour faire un point à la fin de chaque phase du processus d’intégration. Cela permet d’évaluer son statut, son adaptation et de recueillir ses impressions sur les modalités et la qualité de l’accompagnement.
Cette conversation pourrait mettre en exergue des points à améliorer dans votre processus d’intégration ou des éléments supplémentaires pouvant être ajoutés à la checklist d’intégration des nouveaux salariés.
L’accompagnement et l’utilisation d’outils adaptés permettent, grâce à un suivi régulier, d’améliorer la qualité, la réussite, la productivité et le bien-être au travail, tout en réduisant le stress.
11. Mettre en place un suivi au bout de 30, 60 et 90 jours
Prévoyez du temps pour contacter la nouvelle recrue à intervalles réguliers, par exemple au bout du premier mois, du deuxième mois et du premier trimestre. Ces réunions devraient lui donner l’occasion de poser des questions ou de formuler des commentaires sur sa formation, mais aussi de déterminer son degré d’intégration.
Il est possible que vous ayez envie d’enrichir votre checklist pour les nouvelles recrues en fonction de vos objectifs. Vous pouvez aussi mettre à jour et réviser le document en fonction de l’évolution des besoins ou des commentaires reçus.
Néanmoins, avec une checklist bien étudiée pour les nouveaux collaborateurs, vous pouvez offrir une expérience plus intuitive et agréable aux nouveaux membres de l’équipe, aux responsables et à ses pairs.
