Pour quelles raisons vos collaborateurs peuvent-ils avoir besoin d’une lettre de vérification d’emploi ?
En règle générale, un salarié demande une lettre de vérification d’emploi pour un des quatre motifs suivants :
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Compléter une demande de prêt
Avant d’accorder une hypothèque ou un crédit automobile, l’établissement prêteur peut requérir une lettre de vérification d’emploi afin de s’assurer que le demandeur dispose bien d’un travail stable et des revenus suffisants pour s’acquitter de ses obligations financières.
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Signer un contrat de location
De la même manière, une société de gestion immobilière ou un propriétaire peut être amené à vérifier que le futur locataire dispose de revenus suffisamment élevés et constants pour payer son loyer.
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Demander la révision ou le rééchelonnement d’un crédit
Les personnes rencontrant des difficultés financières peuvent également avoir besoin d’une lettre de vérification d’emploi afin d’appuyer une demande de réduction des mensualités de leur prêt ou de report de paiement.
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Apporter des éléments complémentaires dans le cadre d’une recherche d’emploi
Qu’ils soient encore en poste ou non, certains collaborateurs peuvent avoir besoin d’une lettre de vérification d’emploi pour justifier de leurs antécédents professionnels auprès d’une entreprise intéressée par leur profil.
Sachez que les salariés ne sont pas tenus d’exposer les motifs de leur demande à leur employeur. Ils devront toutefois indiquer les différents éléments qui devront apparaître sur la lettre, tels que le salaire, les dates du contrat ou le statut d’emploi.
Que doit contenir une lettre de vérification d’emploi ?
Les informations contenues dans les lettres de vérification d’emploi dépendent des besoins spécifiques du demandeur ainsi que de la règlementation en vigueur et de la politique de l’entreprise en matière de confidentialité et de partage des données. De plus, si le document est envoyé directement à l’organisme à l’origine de la requête, il peut être judicieux d’exiger du collaborateur qu’il remplisse un formulaire vous autorisant à divulguer des informations personnelles, notamment en ce qui concerne son salaire et son parcours dans l’organisation. La lettre de vérification d’emploi doit être rédigée sur un document papier ou numérique comportant l’en-tête officiel de l’entreprise et respectant le format standard des communications professionnelles. Elle peut notamment contenir tout ou partie des informations suivantes en fonction des besoins :
- les coordonnées de l’employeur ;
- le nom de l’employé ;
- l’intitulé du poste ;
- la date de début (et éventuellement de fin) du contrat ;
- le statut d’emploi ;
- la description du poste ;
- le salaire actuel de l’employé (bien que cet élément soit généralement plutôt transmis à l’aide des fiches de paie du collaborateur) ;
- le motif du licenciement.
Le document doit être concis (une centaine de mots environ) et se contenter de mentionner les éléments requis par le tiers demandeur.
Quelques exemples de lettres de vérification d’emploi
Voici deux exemples auxquels vous pouvez vous référer pour élaborer vos propres modèles de lettre de vérification d’emploi. Notez que si vous ne connaissez pas la tierce partie à laquelle le document est destiné, vous pouvez vous contenter d’utiliser la formule d’appel générale « à qui de droit ».
Modèle de lettre de vérification d’emploi pour un salarié en poste
Wavewood Technologie 23 avenue ABC 75001 Paris 01.02.03.04.05 À l’attention du service RH de DESTINATAIRE Date
Madame, Monsieur, Je confirme par la présente que Monsieur NOM PRÉNOM travaille actuellement pour le compte de l’entreprise PRO en tant que Responsable commercial à temps plein.
NOM PRÉNOM a commencé à occuper ce poste le 12 juillet 20XX et est toujours en fonction à ce jour. J’atteste également qu’il n’est ni en période d’essai ni en cours de licenciement/démission. Le cas échéant, un paragraphe supplémentaire peut permettre de décrire les missions réalisées ou d’ajouter des éléments complémentaires, comme le salaire.
Pour tout renseignement supplémentaire, vous pouvez me contacter par téléphone au 01.02.03.04.05 ou par email à l’adresse xyz@wavewoodtech.fr.
Cordialement, Nom et titre de la personne rédigeant la lettre
SIGNATURE
Modèle de lettre de vérification d’emploi pour un ancien salarié
Wavewood Technologie 23 avenue ABC 75001 Paris 01.02.03.04.05 Date
Madame, Monsieur, Je confirme par la présente que Monsieur NOM PRÉNOM a travaillé pour le compte de l’entreprise PRO en tant que responsable commercial à temps partiel du 15 mai 20XX au 27 septembre 20XX.
Nous avons dû mettre fin au contrat de NOM PRÉNOM le 27 septembre 20XX en raison d’une restructuration de l’entreprise.
Le cas échéant, un paragraphe supplémentaire peut permettre de décrire les missions réalisées. Pour tout renseignement supplémentaire, vous pouvez me contacter par téléphone au 01.02.03.04.05 ou par email à l’adresse xyz@wavewoodtech.fr.
Cordialement, Nom et titre de la personne rédigeant la lettre
SIGNATURE
Comment élaborer une procédure efficace pour répondre aux demandes de vérification d’emploi ?
Une fois vos modèles de lettre de vérification d’emploi créés, vous serez en mesure de répondre beaucoup plus rapidement aux sollicitations de vos employés. Toutefois, la collecte des informations nécessaires à la rédaction du document exige parfois un peu de temps. Il peut donc se révéler judicieux d’élaborer une procédure type et de la diffuser auprès de votre équipe. Le livret d’accueil est un support idéal pour faire connaître vos attentes et vos procédures. Voici un exemple de la manière dont vous pourriez les exprimer : Pour obtenir une lettre de vérification d’emploi, merci de transmettre votre demande par email (ou en remplissant le formulaire joint le cas échéant) au moins deux jours ouvrables avant la date visée, en incluant les informations suivantes :
- (listez tous les renseignements requis)
De plus, pour un envoi par voie postale, n’oubliez pas de prendre en considération les délais d’acheminement du courrier. Une communication de ce type devrait vous permettre de traiter sereinement les sollicitations de vos collaborateurs.
Les lettres de vérification d’emploi servent souvent à appuyer une demande de prêt ou de location. Il est donc important pour vos salariés que vous preniez le temps d’en soigner la rédaction. Pour les traiter efficacement, pensez également à vous doter d’une procédure claire et de la transmettre à tous.
