Qu’est-ce qu’une note de service?
La note de service, également appelée mémo, est un document rédigé par un membre de la direction d’une entreprise, dont l’objectif est de communiquer aux salariés des informations officielles. Selon le message délivré, elle peut s’accompagner d’instructions que les employés devront suivre ou faire simplement un état des lieux d’une situation.
Contrairement aux messages privés qui peuvent être partagés entre différents collaborateurs, la note de service est généralement accessible à une large audience. Elle peut notamment être utilisée à l’échelle d’une équipe ou concerner l’ensemble des effectifs. De ce fait, il est important que le ton employé et que l’information transmise soient correctement définis par le rédacteur. Il doit tenir compte de l’impact qu’il aura sur ses destinataires.
Il est possible de mettre la note de service à disposition des salariés au format papier, en l’affichant dans les locaux de l’entreprise, ou au format numérique, en l’envoyant par mail ou en la publiant sur le serveur interne de la société.
Pourquoi avoir recours aux notes de service?
Bien que les nouvelles technologies prennent chaque jour de l’ampleur au sein des entreprises, les notes de service traditionnelles ont toujours leur utilité. Effectivement, qu’elles soient partagées par voie physique ou électronique, elles supposent un caractère officiel et sont intégrées aux archives de la société, contrairement aux mails échangés quotidiennement. De ce fait, les informations qui y sont transmises sont généralement mieux prises en compte par les équipes, ce qui rend la communication des dirigeants plus efficace.
Ainsi, la note de service est plébiscitée par l’équipe des Ressources Humaines. Elle l’utilise à diverses occasions, telles que:
- l’arrivée ou le départ d’un collaborateur;
- l’intégration de nouveaux clients;
- la mise en place d’une nouvelle politique interne;
- l’annonce d’ordres du jour de réunions ou d’autres événements à venir;
- le partage d’un compte-rendu de réunion;
- le rappel des règles de sécurité dans les locaux;
- l’ouverture ou la fermeture d’un service, comme le restaurant d’entreprise.
L’objectif de cette communication est bien d’informer les collaborateurs des actualités de l’entreprise. Dans certaines situations, la note de service encourage également les employés à passer à l’action. Par exemple, si le mode d’accès à l’entreprise a évolué, les salariés devront se rapprocher de vous pour obtenir la nouvelle clé ou le nouveau badge, puis vous remettre les anciens exemplaires.
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Quels sont les différents types de note de service?
En fonction du contexte dans lequel vous souhaitez rédiger une note de service, cette dernière n’aura pas le même objet, ni le même public cible. Ainsi, quatre types de note de service peuvent être rédigés. Nous vous les présentons en détails ci-dessous.
Note de service de suggestion
Si vous souhaitez faire appel aux salariés pour vous aider à trouver des solutions aux problèmes de l’entreprise, il est recommandé d’avoir recours à une note de service de suggestion. Elle permet, effectivement, de créer une dynamique d’échanges d’idées et de discussions de groupe.
Afin d’encourager la réflexion de tous, ce document devra être rédigé avec des termes positifs et motivants.
Par exemple, la note de service de suggestion peut être utilisée dans le cadre de l’acquisition d’un nouveau client. Si votre entreprise travaille dans le secteur de la publicité, il peut s’agir de mettre à contribution vos collaborateurs pour soumettre une proposition originale à votre prospect.
Note de service de confirmation
La note de service de confirmation, comme son nom l’indique, a pour objectif de valider par écrit des faits énoncés préalablement, généralement à l’oral. Il s’agit alors de mettre en évidence les éléments importants à retenir, afin que vos collaborateurs puissent en prendre facilement connaissance et s’y rapporter dès que nécessaire.
Ce type de note de service est notamment utilisé pour rendre compte des conclusions d’une réunion ou pour rappeler les conditions de travail applicables à un nouveau projet.
Note de service de demande
La note de service de demande, quant à elle, doit vous permettre d’adresser une requête à vos collaborateurs. Les sujets abordés peuvent être multiples, comme la confirmation des dates souhaitées pour les congés estivaux, le partage des informations relatives au contrat d’assurance des salariés ou encore la convocation pour signer de nouveaux documents en lien avec un contrat de travail.
Pour être pertinente, cette note de service doit préciser l’objet de la demande et fixer les délais d’action de l’employé. Par exemple, vous indiquez qu’il a une semaine pour poser ses futures vacances.
Note de service d’information obligatoire
La note de service d’information obligatoire a pour mission de faire part des actualités de l’entreprise ou de rappeler des éléments qui sont, en principe, déjà connus des employés. Toutefois, les données qui y sont indiquées ont un caractère important, puisqu’il s’agit d’informations qui doivent impérativement être mises à disposition des salariés.
Elle est alors utilisée dans le cadre du recrutement d’un nouvel employé ou du départ d’un collaborateur. Elle peut aussi servir à mettre en lumière le règlement intérieur et les normes de sécurité.
Comment rédiger une note de service?
Comme toute communication officielle, la note de service se doit de respecter un certain formalisme. De ce fait, des mentions doivent obligatoirement figurer dans votre document. Afin de vous aider à rédiger correctement vos futures notes de service, nous vous les présentons ci-dessous.
Entête
Votre note de service doit débuter par un entête. Ce dernier permet de préciser des informations essentielles à l’identification de votre entreprise et du public cible. Ainsi, l’entête doit être composé des éléments suivants:
- nom et/ou logo de l’entreprise;
- nom de l’expéditeur;
- intitulé du service destinataire ou formule désignant l’ensemble des effectifs;
- date et lieu de rédaction;
- numéro de la note de service.
Les notes de service étant conservées dans les archives de l’entreprise, il est impératif d’adopter un mode de numérotation clair. Grâce à ce dernier, les membres de la direction, comme les employés, pourront s’y référer plus facilement.
Objet
À l’image d’un courrier envoyé au format papier ou d’un mail, il est également recommandé de préciser l’objet de votre note de service. De cette façon, vos destinataires sauront immédiatement de quoi il est question et seront plus attentifs à l’ensemble de votre message.
Pour être efficace, il convient de résumer votre démarche en quelques mots seulement, tout en évitant les généralités. Les précisions apparaîtront davantage dans le corps de votre note de service.
Par exemple, privilégiez la formule «Fête de Noël: date et activités» à celle de «Événement d’entreprise», qui ne donne aucune véritable information sur la nature du rendez-vous.
Corps du message
Le corps du message consiste à développer ce que vous annoncez dans l’objet. Il convient donc de donner des précisions, tout en faisant en sorte que votre discours reste concis. Effectivement, il ne s’agit pas de perdre vos lecteurs en leur transmettant trop d’informations.
Il est conseillé de diviser votre texte en plusieurs paragraphes, chacun abordant un sujet distinct. Le premier d’entre eux reviendra sur le sujet principal de votre note de service, en exposant votre démarche. Le deuxième donnera davantage de détails, comme les dates à respecter ou les actions à mener. Enfin, le troisième paragraphe consiste à exprimer votre demande ou vos remerciements. Si vous attendez des réponses, par exemple, vous devez clairement le formuler.
Exemple de note de service RH
À présent que vous connaissez les modes d’utilisation d’une note de service et les informations à y faire figurer, nous vous proposons un modèle à suivre. Vous pouvez vous en inspirer pour rédiger vos propres communications en interne.
[Nom de l’entreprise]
[Nom de l’expéditeur]
[Nom du service concerné]
Fait le [date], à [ville],
[Numéro de la note de service]
Objet: Fermeture provisoire du restaurant d’entreprise
En raison de travaux importants dans les cuisines et la salle de réception, le restaurant d’entreprise sera exceptionnellement fermé du 5 au 12 septembre 2022.
Des encas seront mis à la disposition de celles et ceux qui n’ont pas la possibilité de déjeuner chez eux ou dans un établissement public.
Si tel est votre cas, je vous prie de bien vouloir m’en informer avant le mercredi 31 août 2022, à 14 h 00. Je vous remercie pour votre collaboration.
[Nom et signature de l’expéditeur]
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La note de service n’a désormais plus de secrets pour vous. Quel que soit le contexte dans lequel vous y avez recours, il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit d’une communication officielle. De ce fait, vous devez respecter la charte rédactionnelle propre à votre entreprise et y faire figurer les éléments obligatoires relevant de ce type de document. En revanche, vous avez le choix de la partager au format papier ou numérique, selon les usages de votre société.
