Qu’est-ce qu’une lettre de promesse d’embauche ?
Une lettre de promesse d’embauche est un document établi par une entreprise lorsqu’elle propose une offre d’emploi ferme et définitive à un candidat. Si les deux parties se mettent d’accord et signent cette promesse d’embauche, ce document sera alors considéré comme une garantie réciproque pour une future signature du contrat de travail à une date convenue. La lettre formalise ainsi l’accord entre l’entreprise et la candidate ou le candidat. Il est essentiel d’apporter une grande précision aux informations mentionnées dans la lettre afin d’éviter tout malentendu.
Une fois l’entretien final du candidat réalisé et le choix définitif validé en interne, vous avez trouvé la personne qu’il vous faut. Vous souhaitez donc formaliser son intégration dans votre entreprise par cette promesse d’embauche, dernière étape de votre processus de recrutement avant la signature du contrat de travail. La lettre de promesse d’embauche constitue un acte juridique engageant les deux parties et doit respecter un certain formalisme pour être valable. Elle doit également être adaptée au profil du candidat et à la proposition d’embauche faite par l’entreprise.
La promesse d’embauche est établie en deux exemplaires, doit être signée par les deux parties et elle vaut pour contrat de travail.
Comment rédiger une lettre d’embauche professionnelle ?
Une lettre de promesse d’embauche peut être établie sous format manuscrit, dactylographié, par fax ou par email. Elle doit respecter certaines règles d’usage reconnues par les professionnels du marché du travail.
4 conseils pour la rédaction d’une lettre d’embauche
Pour réussir la rédaction de ce document :
- Utilisez le format A4 utilisé pour les courriers classiques.
- Appliquez une police de caractère simple et professionnelle (Calibri, Arial).
- Optez pour une formulation claire, concise et la plus précise possible en fournissant des détails lorsque cela vous semble nécessaire.
- Utilisez un ton professionnel.
Idéalement, votre lettre ne devrait pas dépasser une page, mais selon le contexte et le type de poste, le document pourra être plus long.
Nous vous conseillons de créer et de garder un modèle standard de lettre de promesse d’embauche tel que celui présenté juste après. Vous pourrez l’utiliser comme base de travail pour vos futurs recrutements en l’adaptant à chaque futur salarié.
Les éléments à inclure dans une lettre de promesse d’embauche
Une lettre de promesse d’embauche est un document formel et engage chacune des parties. Elle doit contenir un ensemble d’informations précises et détaillées qui protégeront les deux parties :
- Les informations personnelles du salarié (nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse email)
- Les informations sur l’employeur (raison sociale et informations personnelles de la personne autorisée à réaliser le recrutement au sein de l’entreprise)
- L’objet de la lettre (par exemple : lettre de promesse d’embauche pour le poste de XX au sein de l’entreprise XX)
- La date et lieu d’émission de la lettre (par exemple : Paris, le 15 septembre 2023)
- La confirmation de l’embauche du futur salarié pour un poste précis (titre du poste) à une date précise (date d’entrée officielle au sein de l’entreprise)
- Les informations détaillées sur le poste, les heures de travail, les missions, les tâches, les responsabilités et les attentes
- La rémunération annuelle brute complète (avec les primes le cas échéant) et les avantages sociaux
- Les programmes de formation et de développement professionnel proposés par l’entreprise
- Le statut professionnel du salarié ainsi que son grade professionnel et son niveau hiérarchique
- L’ensemble des politiques mises en place par l’entreprise
- Le détail des prochaines étapes d’embauche (signature du contrat de travail, période d’intégration et de formation, visite médicale…)
- La signature manuscrite des deux parties (employeur et salarié) permettant de valider et de formaliser les informations mentionnées dans la lettre de promesse d’embauche
L’entreprise, avec l’accord du futur salarié, peut être amenée à ajouter d’autres informations en lien avec le recrutement et le poste à pourvoir.
Exemple de lettre de promesse d’embauche
Raison sociale de l’entreprise
Nom Prénom
Adresse
Code postal/Ville
N° Tél.
Nom Prénom du destinataire
Adresse
Code postal/Ville
À (Ville), le (Date)
Objet : Lettre de promesse d’embauche pour le poste de XX
Madame (ou Monsieur),
À la suite de notre dernier entretien du (date), nous avons le plaisir de vous annoncer que votre candidature pour le poste de (titre du poste) a été retenue.
Cet engagement sera matérialisé sous forme d’un contrat à durée (indéterminée ou déterminée ; préciser la durée si déterminée) et prendra effet à compter du (indiquer la date) assorti d’une période d’essai de (nombre) mois. Ce contrat de travail est régi par la convention collective (à préciser).
Vous serez sous l’autorité de (nom complet et/ou intitulé du poste du supérieur) et vous aurez les responsabilités suivantes (à préciser) :
Le montant de votre salaire annuel brut sera de (montant) euros. Ce montant pourra faire l’objet d’une révision au terme de votre première année de service. Merci de nous retourner avant le (date) un exemplaire de la présente lettre, avec votre signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé ».
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de nos équipes et vous prions de recevoir, Madame (ou Monsieur), l’expression de nos sentiments distingués.
Fait à (ville) en deux exemplaires.
Signature de l’employeur
Signature du salarié
Quel est l’objectif d’une lettre de promesse d’embauche ?
Le but de cette lettre est de formaliser l’accord entre l’entreprise et le candidat concernant une future collaboration professionnelle. L’objectif est aussi de confirmer le recrutement du futur salarié dans le cas où vous n’êtes pas en mesure de signer le contrat de travail immédiatement.
Dans quels cas une lettre de promesse d’embauche est-elle pertinente ?
Il peut y avoir plusieurs situations justifiant la signature d’une promesse d’embauche.
Licenciement d’un salarié de l’entreprise pour faute grave
Un employeur peut proposer une promesse d’embauche à un nouveau salarié remplaçant celui quittant l’entreprise afin d’anticiper et de préparer au plus vite son remplacement. L’embauche sera donc fixée à la date de départ du salarié licencié (ou à une autre date selon les préférences et disponibilités de l’entreprise ou du nouveau salarié).
Le futur salarié est toujours en poste dans une autre entreprise
Si un travailleur est encore sous contrat avec une autre entreprise, il peut être réticent à signer un contrat de travail avant sa démission. La lettre de promesse d’embauche lui permet ainsi d’avoir la garantie d’avoir un emploi qui l’attend et ainsi démissionner en toute sérénité. De plus, cette lettre permet également aux deux parties d’attendre la fin officielle du contrat de travail du futur salarié, incluant sa période de préavis.
Quelle est la valeur juridique d’une lettre de promesse d’embauche ?
En droit du travail, il existe deux types de promesse d’embauche :
- Une offre de contrat de travail : « est une simple proposition d’embauche que l’employeur ou le candidat peuvent ne pas conclure. »
- Une promesse unilatérale de contrat de travail : « est également une simple proposition d’embauche. Toutefois, le non-respect d’une promesse unilatérale de contrat par l’employeur est assimilé à un licenciement injustifié. »
Pour qu’une lettre de promesse d’embauche soit considérée officiellement comme une promesse unilatérale de contrat de travail, l’employeur devra mentionner les éléments suivants :
- L’emploi proposé au candidat retenu (définition du poste)
- La date d’entrée en fonction envisagée
- La rémunération
- Le lieu de travail
La candidate ou le candidat peut accepter ou refuser la promesse unilatérale de contrat de travail avant la fin du délai fixé par l’employeur. L’employeur peut retirer sa promesse unilatérale de contrat de travail pendant le délai laissé au candidat.
Différences entre offre de contrat, proposition d’embauche et lettre de promesse
Dans le cadre du recrutement, il est essentiel de distinguer les différents documents utilisés pour formaliser l’engagement entre l’entreprise et le candidat. L’offre de contrat, la proposition d’embauche et la lettre de promesse sont trois actes qui jalonnent le processus d’embauche, chacun ayant une portée et un objectif spécifiques.
L’offre de contrat
L’offre de contrat est un document formel par lequel l’employeur propose au candidat un contrat de travail précis, détaillant les conditions d’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonction et les principales modalités du poste. Lorsque le candidat accepte l’offre de contrat, cela équivaut à une acceptation ferme et engage les deux parties à conclure le contrat de travail. L’offre de contrat marque donc une étape avancée du processus de recrutement, souvent juste avant la signature officielle du contrat.
La proposition d’embauche
La proposition d’embauche est généralement moins formelle que l’offre de contrat. Elle permet à l’employeur d’exprimer son intention d’intégrer un candidat au sein de l’entreprise, sans pour autant détailler l’ensemble des conditions du futur contrat. La proposition d’embauche sert souvent à sonder l’intérêt du candidat et à amorcer les discussions sur les modalités du poste. Elle n’engage pas juridiquement les parties de la même manière qu’une offre de contrat ou une lettre de promesse.
La lettre de promesse d’embauche
La lettre de promesse d’embauche, quant à elle, est un document intermédiaire qui formalise l’accord entre l’employeur et le candidat sur les principales conditions d’embauche, en attendant la signature du contrat de travail définitif. Elle engage les deux parties et précise les éléments essentiels du futur contrat, tels que le poste, la rémunération, la date d’entrée en fonction et le lieu de travail. La lettre de promesse d’embauche a une valeur juridique importante et peut, dans certains cas, être assimilée à un contrat de travail si elle contient toutes les mentions obligatoires.
En résumé, la proposition d’embauche amorce le dialogue, l’offre de contrat formalise l’accord sur les conditions d’emploi, et la lettre de promesse d’embauche engage les parties dans la perspective d’une collaboration future. Bien choisir le type de document à chaque étape du processus de recrutement permet d’éviter tout malentendu et de sécuriser la relation entre l’entreprise et le futur salarié.
Les conséquences d’un non-respect de la promesse d’embauche
Si la lettre de promesse d’embauche respecte les critères pour avoir une valeur juridique, le candidat autant que l’entreprise encourent des sanctions s’ils décident de rompre l’accord mentionné dans ce document.
- Si l’employeur décide de rompre l’accord et ne respecte pas sa promesse, cela équivaut à une forme de licenciement sans motif valable et sérieux, et le candidat peut alors décider de poursuivre l’entreprise aux prud’hommes.
- Si le candidat décide de ne pas intégrer l’entreprise avec laquelle il était lié par cette promesse, l’employeur peut se retourner contre lui et réclamer une réparation d’ordre financier au titre du temps consacré à la recherche et au recrutement du candidat.
Cependant, il est possible de rompre l’accord si les deux parties s’entendent sur l’abandon du recrutement ou si la lettre de promesse d’embauche mentionnait clairement et précisément une clause conditionnelle.
La lettre de promesse d’embauche n’est pas une simple formalité : c’est un engagement clair et sécurisant, autant pour l’employeur que pour le futur salarié. Bien rédigée, elle permet de poser les bases d’une collaboration saine, transparente et professionnelle. Avant de passer à la signature du contrat, elle marque un vrai tournant dans votre processus de recrutement. Prenez le temps de la personnaliser, de bien cadrer les termes et de la faire relire, au besoin.
