Qu’est-ce qu’une grille d’entretien d’embauche ?
La grille d’entretien d’embauche ou grille d’entretien de recrutement est un support utilisé pour donner un cadre aux entretiens conduits lors d’un processus de recrutement. Elle liste l’ensemble des questions à poser ou des thèmes à aborder avec les candidats et permet de recenser les informations recueillies sur chacun d’entre eux. Elle prend souvent la forme d’un tableau, et c’est pour cela que l’on parle de grille d’entretien. Préparée en amont du recrutement, elle doit cibler les points pertinents pour le poste et pour l’entreprise. Il est important d’utiliser la même grille pour tous les candidats afin de pouvoir les comparer objectivement. En revanche, il n’existe pas de grille unique et il est nécessaire de créer une grille adaptée à chaque fois qu’un nouveau poste est à pourvoir.
Pourquoi utiliser une grille d’entretien d’embauche ?
L’utilisation d’une grille d’entretien d’embauche constitue une base pour conduire les entretiens et permet de recueillir toutes les informations nécessaires sur un candidat. Ainsi vous êtes sûr de ne rien oublier lors des entretiens que vous conduisez. Elle présente aussi l’avantage de fixer un cadre identique pour tous les candidats en leur donnant une chance de répondre aux mêmes questions et de fournir des informations sur les mêmes sujets. Son utilisation simplifie la sélection d’un candidat puisqu’il est plus facile de les comparer en fonction des réponses qu’ils ont apportés aux mêmes questions et de noter les différences. Elle rend donc le processus de recrutement plus pertinent en permettant des comparaisons objectives et en limitant les biais d’analyse.
Comment préparer une grille d’entretien ?
Choisir les critères d’évaluation
La première chose à faire est de réunir vos collaborateurs pour discuter ensemble des critères d’évaluation des candidats à faire figurer sur la grille d’entretien de recrutement, en fonction des besoins du poste à pourvoir. Cette étape est facilitée par le fait qu’en principe vous avez déjà effectué une partie de ce travail lors de la rédaction de la fiche de poste.
Définir une structure
Pour faciliter l’utilisation de la grille, il faut réussir à imaginer l’ordre dans lequel seront naturellement abordés les différents sujets pendant l’entretien. Cela permettra de pouvoir utiliser le document facilement en suivant et annotant les différentes catégories disposées dans un ordre logique. Vous pouvez par exemple diviser votre grille en 6 parties :
- formation ;
- expériences ;
- compétences techniques ;
- savoir être ;
- motivation ;
- connaissance de l’entreprise.
Les éléments ou questions figurant au sein de chaque sous-partie devront être adaptés en fonction du poste pour lequel vous recrutez, il peut s’agir de la maîtrise d’une langue étrangère comme d’un outil ou logiciel ou encore d’une qualité humaine particulière comme le sens de l’écoute ou l’esprit d’équipe.
Décider d’un système de notation
Cela est particulièrement nécessaire lorsque plusieurs personnes font passer des entretiens. Dans ce cas, il est indispensable de convenir à l’avance du système de notation utilisé. En effet, le but étant de pouvoir comparer les candidats, les notes prises et les points attribués à un candidat doivent pouvoir être compris par tous les collaborateurs impliqués dans le processus. Parfois de simples cases à cocher (« oui » ou « non ») peuvent suffire mais vous pouvez aussi opter pour un système d’échelle à 3, 4 ou 5 échelons, une notation chiffrée, ou encore une échelle descriptive (passable, médiocre, bien, très bien, excellent).
Adapter la grille au poste
Même si vous pouvez vous inspirer d’une grille existante, chaque recrutement nécessite de créer une nouvelle grille adaptée aux enjeux du poste. En effet, certains postes techniques nécessitent plus de vérifications spécifiques que d’autres pour lesquels vous accorderez plus d’importance au savoir-être et aux soft skills. Il est toujours utile de se référer à la fiche de poste.
Tester votre grille
Pour être sûr d’avoir une grille efficace et pertinente que vous pourrez facilement utiliser lors des entretiens, n’hésitez pas à la tester avec vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi vérifier l’enchaînement logique des sujets abordés et l’améliorer grâce aux observations que vous aurez pu faire lors de ce test : l’enchaînement des thématiques était-il fluide et logique ? Vos collaborateurs ont-ils tous la même compréhension des critères ? Des points importants ont-ils été oubliés ? Tester votre outil vous permettra de faire les ajustements qui s’imposent avant son utilisation en situation réelle.
Que doit contenir une grille d’entretien d’embauche ?
La première impression
La première impression que vous avez d’un candidat peut être décisive et vous apporter des informations importantes sur la personne que vous rencontrez. Elle mérite d’être consignée, ne serait-ce que pour pouvoir la comparer avec celle que vous aurez à l’issu de l’entretien. Selon le type de poste il peut être intéressant de prêter une attention particulière à la ponctualité du candidat, à sa façon de se présenter ou encore de prendre la parole lors de vos échanges.
La formation et les compétences
Vous êtes à la recherche d’un certain profil pour répondre aux besoins de votre organisation et aux exigences du poste à pourvoir. L’entretien est l’occasion d’en savoir plus sur les expériences passées du candidat dont vous avez eu un aperçu sur son CV. Vous pouvez le faire parler de ses postes précédents mais également lui poser des questions techniques ou encore le mettre en situation pour voir comment il appréhende une situation concrète.
Le savoir être
Si les compétences techniques et l’expérience d’un candidat transparaît de façon évidente sur son CV, le savoir être (ou les soft skills), c’est-à-dire ses qualités humaines et relationnelles, sont des aspects extrêmement intéressants à observer lors d’un entretien d’embauche. Y prêter attention vous permettra de vous assurer que le candidat s’adaptera dans l’équipe et au sein de l’entreprise. Vous avez donc tout intérêt à lister les qualités requises pour le poste dans votre grille d’entretien et à observer l’attitude de la personne que vous recevez en entretien.
Le niveau d’expérience
L’expérience constitue un critère important et même s’il n’est pas toujours essentiel pour un candidat d’avoir de l’expérience dans les mêmes types de postes que celui pour lequel il postule, c’est un critère que vous devez intégrer à votre grille d’entretien. Gardez toutefois à l’esprit que ce critère dépend largement du poste à pourvoir. Et si certaines activités nécessitent des compétences techniques très spécifiques qui ne peuvent être acquises que grâce à une longue expérience, d’autres postes peuvent être confiés à des personnes peu expérimentées dès lors qu’elles possèdent des qualités qui leur permettront de s’y adapter rapidement et font preuve de motivation et d’intérêt.
L’intérêt et la motivation pour le poste
C’est lors de la rencontre avec un candidat que vous pourrez évaluer sa motivation et son intérêt pour le poste en l’interrogeant sur ses attentes et ses ambitions. Plutôt que d’évoquer directement sa motivation, interrogez-le sur son projet professionnel ou demandez-lui ce qu’il attend du poste. Cela vous permettra de savoir s’il se projette dans votre entreprise et comment il envisage le poste (perspectives d’évolution, responsabilités, travail en équipe, etc.) vous pourrez ensuite comparer ces éléments avec les perspectives offertes par votre entreprise pour vérifier leur cohérence. Prêtez une attention particulière à son langage non verbal (sa posture, la recherche de contact visuel, le ton de la voix).
La rémunération et la date de disponibilité
Généralement abordés en fin d’entretien la rémunération attendue par le candidat et sa date de disponibilité sont des aspects pratiques qui ne doivent pas être négligés. Des attentes disproportionnées par rapport aux ressources de votre entreprise ou une date de disponibilité trop tardive par rapport au poste à pourvoir sont des éléments qui pourront faire la différence au moment de faire votre choix entre les différentes personnes que vous aurez rencontrées.
La connaissance de l’entreprise
L’utilité d’évaluer les connaissances du candidat sur l’entreprise est parfois contestée par certains recruteurs. Pourtant il s’agit d’un excellent moyen d’évaluer la motivation du candidat et sa bonne compréhension de son futur environnement de travail. Aussi, n’hésitez pas à intégrer dans votre grille une partie sur la connaissance de l’entreprise qui vous permettra d’évaluer si le candidat a un réel intérêt pour votre entreprise et s’il saura s’adapter à sa culture. Vous pouvez par exemple demander au candidat pourquoi il a choisi votre entreprise, s’il s’est renseigné avant de postuler, et si oui, ce qui lui a plu.
