Qu’est-ce qu’un reporting ?
Le reporting, également connu sous le nom de communication de donnée, consiste à communiquer des informations à un public spécifique, généralement en présentant les données sous forme de textes, de tableaux et de graphiques. Dans le monde des affaires, les différents départements d’une organisation utilisent les rapports pour consigner une activité spécifique et fournir des renseignements sur les réussites, les échecs ainsi que les points nécessitant des améliorations. Établir des objectifs clairs et des repères est crucial pour la croissance d’une société, et un reporting permet de démontrer à quel niveau l’entreprise se situe dans cette progression.
Quel est le rôle du reporting dans l’entreprise ?
Le reporting occupe une place déterminante au sein d’une entreprise en structurant les données de manière claire et accessible. À travers divers formats visuels et textuels, il rend les informations compréhensibles pour tous les niveaux de l’organisation.
Le reporting joue un rôle essentiel dans l’entreprise à plusieurs niveaux :
- Évaluation des performances : Le reporting mesure les performances de l’entreprise à différents niveaux (stratégique, opérationnel, financier), en surveillant les objectifs stratégiques fixés et en identifiant les écarts par rapport aux attentes.
- Aide à la décision : En fournissant des informations claires et structurées, le reporting aide les responsables à prendre des décisions éclairées pour atteindre les objectifs fixés.
- Transparence et communication : Il accroît la transparence en assurant une communication précise et cohérente des résultats et des performances de l’entreprise à toutes les parties prenantes, internes et externes, renforçant ainsi la confiance et la crédibilité de l’organisation.
- Optimisation des processus : En analysant les données opérationnelles, le reporting identifie les inefficacités et les opportunités d’amélioration, contribuant à optimiser les processus internes et à réduire les coûts.
- Suivi des objectifs et alignements stratégiques : Le reporting permet de suivre la progression des objectifs stratégiques à long terme, en évaluant régulièrement les performances par rapport aux indicateurs clés et en ajustant les approches pour maintenir un alignement avec les objectifs organisationnels.
Quels sont les types de reporting ?
Le type de reporting adopté dépendra de votre entreprise et de votre secteur d’activité, en fonction des objectifs stratégiques et opérationnels visés. Voici les principaux types de reporting :
Reporting stratégique
Le reporting stratégique se concentre sur le suivi à long terme des stratégies de l’entreprise. Il utilise des tableaux de bord pour analyser et comparer une gamme d’informations critiques basées sur l’évolution du marché, les indicateurs globaux et la concurrence.
Reporting tactique
Le reporting tactique fournit des informations détaillées orientées vers les opérations et la mise en œuvre d’initiatives spécifiques. Il permet aux cadres intermédiaires d’évaluer l’avancement des projets, les forces et les faiblesses des équipes, ainsi que les obstacles éventuels rencontrés.
Reporting client
Le reporting client vise à maintenir et à renforcer la relation entre l’entreprise et ses clients. Il inclut des rapports réguliers, comme hebdomadaires ou mensuels, présentant les résultats des projets commandés par les clients.
Reporting opérationnel
Le reporting opérationnel surveille et mesure les performances des opérations sur une échelle de temps relativement courte. Il peut inclure des rapports sur les ventes, les performances de produits ou de projets spécifiques, ainsi que sur la logistique. Ce type de reporting facilite la prise de décision rapide et l’optimisation des processus opérationnels.
Reporting analytique
Le reporting analytique utilise des tableaux de bord sophistiqués, enrichis de données, pour permettre aux analystes d’explorer en profondeur les tendances et les prévisions. Il aide l’entreprise à prendre des décisions éclairées en se basant sur une analyse détaillée des données disponibles. Souvent intégré à des solutions logicielles avancées, il est étroitement lié à la business intelligence (ou informatique décisionnelle) et à la gestion de la performance d’entreprise (EPM).
Reporting financier
Le reporting financier est primordial pour la gestion financière de l’entreprise. Il inclut des éléments tels que le compte de résultat, le bilan prévisionnel, les analyses financières détaillées et d’autres indicateurs financiers clés comme la rentabilité, les ventes, les marges, les charges d’exploitation, les bénéfices, les investissements et leurs impacts.
Comment faire un reporting de qualité ?
Pour assurer la qualité d’un reporting, il est capital de suivre une méthodologie rigoureuse en choisissant soigneusement les indicateurs et en déterminant la fréquence de collecte des données (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Ces mesures garantissent la précision et la pertinence des informations fournies. En outre, définir des objectifs clairs et maintenir une communication efficace avec toutes les parties prenantes sont essentiels pour assurer l’utilité et l’impact du reporting. Voici les étapes clés :
- Définissez les termes de référence : précisez le sujet, la nécessité, la date et l’objectif du rapport dès le début pour clarifier son importance.
- Effectuez votre recherche : collectez les données pertinentes liées à votre sujet. Organisez-les et établissez des graphiques ou des tableaux pour faciliter la compréhension.
- Créez un plan : élaborez une structure avec une page de titre, une table des matières, une introduction, les termes de référence, un résumé, les résultats, l’analyse, la conclusion et les références.
- Rédigez le premier brouillon : mettez vos idées principales sur papier sans vous soucier de la perfection. Notez les lacunes dans les données ou l’analyse pour y revenir plus tard.
- Examinez les données et présentez les résultats : interprétez les données et proposez des conclusions pertinentes en fonction de votre analyse.
- Faites des recommandations : soumettez des actions basées sur vos conclusions pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer la situation.
- Éditez et distribuez : corrigez les erreurs, vérifiez vos sources et assurez-vous que le rapport est clair et cohérent avant de le distribuer à votre audience.
Les outils pour établir un reporting
Les outils de reporting assurent la fiabilité des informations rapportées. Les logiciels de reporting professionnels permettent d’extraire et de présenter des données sous forme de graphiques, de tableaux et d’autres visualisations. Le choix des outils influence grandement l’attrait et l’efficacité du reporting, il est donc important de choisir judicieusement.
Il existe une variété d’outils couramment utilisés, tels que :
- Microsoft Excel ou PowerPoint : sont parfaitement adaptés pour débuter dans le reporting.
- Tableaux de bord et Google Data Studio : permettent de centraliser automatiquement les données et de les présenter sous diverses formes.
- Systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) : concentrent les bases de données de l’entreprise, simplifiant l’entrée et l’extraction des données.
- Logiciels open source et gratuits : proposent des solutions solides sans frais initiaux.
- Outils payants : offrent des fonctionnalités avancées moyennant un investissement financier.
Quels sont les avantages du reporting ?
Le reporting est devenu de plus en plus crucial tant pour les petites que pour les grandes entreprises, et s’il est configuré correctement, il peut offrir les avantages suivants :
Communication d’informations
Le reporting permet à une entreprise de communiquer ses efforts et de présenter des données pertinentes de manière pratique et standardisée à ses consommateurs, investisseurs ou partenaires. En fournissant des indicateurs compréhensibles, les investisseurs peuvent avoir confiance dans l’avenir de l’organisation, tandis que les consommateurs attentifs peuvent accroître leur confiance en ses produits. Cette transparence est cruciale, car elle renforce la crédibilité de l’organisation et favorise la communication interne aussi bien qu’externe de manière efficace.
Engagement envers la transparence
Le reporting témoigne de l’engagement d’une entreprise envers la transparence, renforçant ainsi la confiance avec ses parties prenantes. Cette transparence facilite la résolution rapide des problèmes, favorise une communication ouverte et précise, et motive les employés en les tenant informés de la trajectoire et des performances de l’entreprise.
Avantage compétitif
Le reporting confère à toute entreprise un avantage compétitif significatif en démontrant son engagement envers la transparence et en communiquant ses performances et ses succès. Cette transparence renforce la confiance des investisseurs et des consommateurs, attire de nouveaux clients sensibles à la qualité et à la responsabilité, et contribue à attirer et à fidéliser des employés motivés. Globalement, un reporting bien structuré positionne l’entreprise favorablement sur le marché, renforçant sa crédibilité et optimisant ses processus pour une croissance continue.
Attraction d’investissements
Les investisseurs avisés recherchent une évaluation approfondie des risques associés à leurs investissements. En mettant à disposition des informations complètes sur les risques environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), une entreprise augmente ses chances d’attirer les capitaux souhaités. Un plan de reporting bien élaboré soutient les efforts d’analyse de marché, les projections de rentabilité et les études de cas, tout en fournissant des détails sur les fonds déjà investis et ceux nécessaires pour faire progresser l’entreprise vers de nouveaux sommets.
Pour conclure, le reporting joue un rôle essentiel dans la gestion et le développement des entreprises modernes. En structurant et en communiquant clairement les données stratégiques et opérationnelles, il facilite la prise de décisions éclairées à tous les niveaux de l’organisation. De la gestion quotidienne des opérations à l’orientation à long terme des stratégies d’entreprise, le reporting permet non seulement de mesurer les performances, mais aussi de renforcer la transparence et la confiance avec les parties prenantes externes et internes. En adoptant une méthodologie rigoureuse et en utilisant les bons outils, les entreprises peuvent tirer parti du reporting pour optimiser leurs processus, accroître leur compétitivité et assurer une croissance durable.
