Comment réaliser un plan de continuité d’activité ?
En suivant une méthode élaborée avec précision, toutes les entreprises peuvent réaliser un plan de continuité d’activité optimal. Notez qu’un plan de continuité d’activité n’est pas un simple document comprenant les axes à appliquer en cas de crise. Son but est de prévenir les conséquences des imprévus sur les entreprises, parfois irréversibles. Un tel plan permet au moins de limiter certains impacts et d’assurer la continuité des activités, malgré une perte de ressources ou la présence d’autres contraintes critiques. La pandémie a été l’illustration d’un événement imprévisible majeur, imposant aux entreprises de s’adapter très rapidement. Faire preuve d’agilité est donc essentiel. Les différentes étapes permettent de s’adapter aux risques et aux effets de différents scénarios.
1. Définir le contexte
La première étape est de bien comprendre le contexte afin de mieux y faire face. L’objectif est de répondre à différentes interrogations pour récolter le maximum d’informations et adapter la stratégie. Faire l’impasse sur cette démarche mettrait en péril le déploiement d’un plan de continuité efficace.
Contexte externe
Sous forme de liste, choisissez plusieurs questions qui permettront de définir le contexte externe. Par exemple :
- Quelle est la nature de la crise ? Pour connaître les facteurs extérieurs liés. S’ils sont environnementaux, politiques, sociaux ou économiques, le plan ne sera pas le même.
- Quelles sont les obligations juridiques ? Pour comprendre quelles responsabilités l’entreprise doit assurer face à cette crise.
- Quelles sont les demandes des actionnaires et des parties prenantes ? En effet, la gestion de l’entreprise concerne plusieurs acteurs, il est essentiel de tous les considérer.
- Quels sont les contrats existants et les impératifs financiers ? Aucun détail ne doit être négligé, l’entreprise doit avoir connaissance de l’ensemble des éléments pour envisager la suite de son activité.
Contexte interne
Pour le contexte interne, il est également recommandé d’établir une liste de points à vérifier, à savoir :
- Quelle est la culture de l’organisation ? Pour comprendre comment les décisions sont prises.
- Quels sont les processus existants ? Pour évaluer leur adaptabilité et leur résilience face aux perturbations en cours.
- Quelle politique s’applique pour la gestion des ressources humaines ? Pour savoir si le bien-être et la sécurité des collaboratrices et collaborateurs seront remis en cause.
- Quels sont les systèmes d’information utilisés et à privilégier ? Pour réaliser un état des lieux pour chacun d’entre eux et s’assurer de la continuité d’activité.
- Quels flux de travail existent au sein de l’organisation ? Pour déterminer si certains sont dans un état critique et comment les flux doivent être adaptés.
Grâce à ce processus analytique, l’entreprise sait quelle direction prendre pour la suite de l’élaboration du plan.
2. Identifier les objectifs
Face aux contextes externe et interne, vous avez toutes les cartes en main pour déterminer les objectifs. Ils varient selon les entreprises et les secteurs d’activité. Vous savez ainsi quelles sont les obligations à respecter et sur quels axes concentrer les efforts et les ressources.
3. Formaliser les besoins
Ici, l’enjeu est de définir, pour chaque activité essentielle et chaque processus critique, le niveau de service minimum indispensable. Il peut être également intéressant d’identifier la durée d’indisponibilité maximale acceptable. Ceci permet de savoir si des mesures de chômage technique ou de chômage partiel doivent être mises en place, par exemple.
Identifier les besoins passe par quantifier les pertes : humaines, financières (ressources ou biens non assurés, conséquences juridiques, pertes de marchés) et morales (telles que les conséquences environnementales, la motivation des salariés, la responsabilité pénale du dirigeant).
4. Évaluer les risques
Indépendamment du registre des risques existants, vous devez évaluer les risques prioritaires et leur potentiel impact sur les objectifs à respecter, en fonction de la crise actuelle. De plus, connaître les points faibles permet de penser aux mesures préventives et correctives à appliquer.
Concrètement, l’entreprise doit recenser les différents types de risques, avant de les analyser au regard de leur fréquence et de leur gravité, puis de les regrouper par scénarios pertinents. Il s’avère important de ne pas omettre les risques résiduels. Si la probabilité qu’ils aient lieu est faible, ils peuvent néanmoins se produire et provoquer une perte de ressources critique ou un arrêt de l’activité.
Ensuite, ces risques sont évalués en tenant compte du contexte et des enjeux spécifiques pour l’entreprise, tels que les activités stratégiques, la chaîne de valeur, la conjoncture, les opportunités, la concurrence et la capacité financière. Avoir connaissance de tous les risques est majeur pour la suite de l’élaboration du plan d’activité : définir des scénarios possibles et déterminer différentes stratégies.
5. Définir les scénarios possibles
Pour aller plus loin, une fois que vous savez quel est le contexte, quels sont les objectifs à tenir et quels sont les risques encourus, l’étape suivante reste de définir les scénarios possibles. Par exemple, dans le cas d’un plan d’urgence, il peut s’agir d’identifier certaines urgences liées aux déversements de produits chimiques ou de matières dangereuses ou aux catastrophes naturelles, comme les tremblements de terre, les incendies ou les tempêtes.
Ceci permet d’anticiper les risques internes et externes face à une situation précise, de gagner du temps et réagir rapidement lorsqu’une crise survient, tout en analysant son impact. Ainsi, les scénarios peuvent être nombreux : pandémie mondiale, arrêt d’un fournisseur majeur ou panne d’un outil informatique crucial. L’objectif est de formuler le plus de scénarios possible. Certes, cette démarche prend du temps, mais vous aurez ainsi des solutions prêtes à l’emploi pour réagir face aux différents scénarios que vous pourrez rencontrer.
Une fois que les scénarios sont identifiés, vous devez décrire pour chacun d’entre eux le contexte, les déclencheurs et les conséquences possibles. Réfléchissez aux événements qui pourraient suivre afin de pouvoir répondre à toutes les situations.
6. Formaliser la stratégie à suivre
En ayant connaissance du contexte, des objectifs et des risques, une entreprise dispose de toutes les informations nécessaires pour choisir l’axe à suivre. En effet, le but est de décrire la stratégie adéquate pour chaque scénario. Il s’agit de décrire le service retenu pour chaque activité essentielle, ainsi que les ressources et procédures permettant d’atteindre les objectifs, sans oublier la durée d’interruption maximale admissible. De plus, préciser les procédures de sauvegarde existantes, le plan de communication à adopter et autres mesures variées se révèle très utile en cas de crise. Ainsi, vous devez avoir un plan d’action pour chaque stratégie.
7. Préparer la reprise d’activité
Un plan de continuité d’activité vise à assurer les activités partielles et à maintenir l’activité pendant la crise. Par ailleurs, une entreprise doit être capable de reprendre ses différents services après les perturbations. La transition n’est pas une tâche aisée, c’est pourquoi il est si important de la planifier avec précision.
8. Maintenir et mettre à jour le plan
Même s’il est précis et optimal, le plan de continuité d’activité doit être évolutif. Pour ce faire, il faut régulièrement l’actualiser. Tout d’abord, puisqu’il est lié aux évolutions de l’entreprise, ce qui signifie que le contexte, les objectifs et les risques changent. Aussi, une crise réelle ou un événement majeur peut modifier de nombreux aspects. Revoir le plan de continuité d’activité permet d’assurer son efficacité à long terme.
En résumé, un plan de continuité d’activité est essentiel pour être préparé à des crises majeures, qu’elles soient sociales, politiques, environnementales ou causées par d’autres événements. Des exercices de simulation peuvent être une piste de réflexion pour affronter toute éventualité.
