Flux de travail : définition
Le flux de travail ou workflow est le processus composé d’une série de tâches accomplies dans un ordre précis. On peut aussi le définir comme l’organisation répétée des ressources en processus, pour créer des produits, des services ou traiter des informations.
Les flux de travail existent dans tous les secteurs d’activité et sont un élément constitutif majeur de toute entreprise.
Origine du concept de flux de travail
Le concept de flux de travail a été inventé par les ingénieurs mécaniciens Frederick Taylor et Henry Gantt au début du XXe siècle pour rendre le secteur industriel plus efficace. Leurs travaux ont permis de supprimer les gestes redondants ou inutiles et de définir un processus précis pour que les ouvriers exécutent leurs tâches de façon performante.
Les différents types de workflows
On distingue trois types de flux de travail qu’il est possible d’utiliser en entreprise :
- Les flux de processus de travail : ce sont des flux figés, adaptés aux séquences de tâches systématiques et prévisibles comme la validation des factures, le remplissage d’un bon de commande ou l’intégration d’un nouvel employé.
- Les flux de travail par cas : à l’inverse des flux de travail par processus, ils sont complètement flexibles. Les tâches ne sont pas planifiées à l’avance et se construisent au fur et à mesure.
- Les flux de travail d’un projet : lorsqu’un projet implique de nombreuses variables et parties prenantes, les processus sont définis, mais flexibles. C’est souvent le cas pour les projets longs et uniques comme le lancement d’un site internet.
Comment créer des flux de travail automatisés ?
Une partie des tâches de vos équipes se répète fréquemment ? Vous souhaitez diminuer le risque d’erreurs ? Vous voulez rendre vos processus de travail plus efficaces ? Vous avez sûrement besoin d’un logiciel de workflow pour automatiser tous ces flux.
Qu’est-ce qu’un système de gestion du flux de travail ?
Un système de gestion de flux de travail est un logiciel qui automatise les processus en entreprise. Il organise, suive, contrôle et coordonne les flux de travail. Il permet de répartir les tâches entre les différents collaborateurs et de suivre l’avancée des projets. Ses fonctionnalités offrent aussi la possibilité d’organiser les activités qu’un salarié doit accomplir et de s’assurer que chaque tâche est bien réalisée.
Un système de gestion des flux de travail peut créer 3 types de flux différents :
- un flux de travail séquentiel : il est linéaire et progressif (comme un organigramme) ;
- un flux de machine à états : pour passer d’un état à un autre à travers plusieurs itérations ;
- un flux de travail piloté par des règles : c’est un flux séquentiel plus élaboré qui utilise des conditions et des règles pour progresser dans le flux de travail.
Comment structurer son système de workflow ? 5 étapes clés
Avant d’opter pour un logiciel de gestion des flux de travail, il est impératif de définir vos attentes et vos besoins.
Pour cela, vous pouvez suivre les 5 étapes suivantes :
- identifier et lister toutes les opérations de l’entreprise : pour repérer les tâches répétitives qui pourraient être automatisées ;
- définir des objectifs : pour déterminer si l’automatisation des flux permettra de les atteindre ;
- sélectionner le logiciel de workflow adapté : pour répondre à vos besoins et être bien compris des utilisateurs ;
- former tous les collaborateurs à l’outil de gestion : pour harmoniser l’ensemble des processus ;
- mettre en place des indicateurs de performance (KPI) : pour mesure l’efficacité du workflow.
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Pourquoi utiliser un système de workflow ? 6 avantages
Créer un flux de travail pour les procédures courantes et répétitives permet de rompre avec un travail inefficace. Voici 6 raisons pour lesquelles il est très avantageux de mettre en place des flux de travail dans votre entreprise.
Améliorer les processus métier
Le workflow met de l’ordre dans les processus métiers et aide à affecter les bonnes ressources aux bonnes tâches. En définissant les étapes nécessaires à l’exécution d’une tâche, vous optimisez vos opérations métier et vous vous assurez que le travail est effectué par les collaborateurs appropriés, dans le bon ordre et dans les délais impartis. Cela conduit aussi très souvent à des améliorations et à des optimisations.
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Éliminer les processus redondants et augmenter la productivité
Le flux de travail vous aide à identifier les tâches simples à automatiser. Débarrassées des activités redondantes, vos équipes peuvent se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée. Sur le long terme, cela aide votre entreprise à gagner en efficacité, en productivité et en rentabilité.
Réduire les coûts
En identifiant les redondances, en rationalisant les processus de travail et en définissant des bonnes pratiques, vous limitez la quantité de ressources nécessaires pour réaliser vos tâches. Vos collaborateurs sont plus efficaces et toute l’organisation devient plus productive. Cela permet d’atteindre les mêmes résultats avec moins de ressources.
Résoudre rapidement les problèmes
Lorsque vous modélisez les flux de travail, il est beaucoup facile de prendre conscience des différents obstacles ou des incohérences. Grâce à une vue d’ensemble, il est possible de s’assurer qu’il n’y a pas de goulots d’étranglement. En confiant ces tâches à un logiciel, il est plus simple de réagir et de s’adapter rapidement.
Travailler la culture d’entreprise
En donnant une vision d’ensemble des processus de l’entreprise, les flux de travail encouragent la responsabilité et l’indépendance des équipes. Chacun peut planifier son travail en ayant conscience de la façon dont son travail participe à la mission globale de l’organisation. Cela constitue un pilier fort dans une culture d’entreprise positive.
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Réduire le risque d’erreurs
Plus un projet est complexe et implique un nombre d’acteurs important, plus le risque d’erreurs augmente. Les flux de travail automatisés permettent de réduire les inexactitudes et d’obtenir des résultats plus fiables.
Le flux de travail permet d’orchestrer et d’organiser tout le processus d’une entreprise en harmonisant l’ensemble des tâches et les activités. Pour aller plus loin dans l’amélioration de la gestion de projet, découvrez comment la rendre plus rapide et plus efficace avec la méthode agile.
