Qu’est-ce qu’un tableau de bord pour les ressources humaines ?

Un tableau de bord est un outil qui aide les entreprises à piloter leur activité en suivant différents indicateurs clés. Il existe plusieurs types de tableaux de bord dédiés aux départements stratégiques d’une entreprise et se basant sur les différents indicateurs qui leur sont pertinents.

Pour les ressources humaines, le tableau de bord permet de gérer et de paramétrer les données et les résultats précis qui se présentent sous la forme d’indicateurs RH sur une période donnée. Les indicateurs choisis sont présentés et organisés de manière claire et compréhensible dans le tableau de bord afin d’avoir une vue à la fois globale et détaillée de la situation des ressources humaines et de l’ensemble des collaborateurs en temps réel ou à un instant T.

De tels tableaux de bords facilitent la prise de décision pour la direction dans la mesure où ils permettent également de suivre les prévisions de l’activité et d’atteindre les objectifs fixés. Un tableau de bord doit être simple et efficace, c’est pour cette raison qu’il se présente généralement avec des graphiques facilement lisibles et compréhensibles intégrant des codes couleurs simples (par exemple des feus tricolores où le vert indique que tout va bien, l’orange indique que la situation est à surveiller et le rouge indique un risque immédiat ou invite à réaliser une action ou un ajustement immédiat.

Pourquoi les services RH utilisent des tableaux de bord ?

Le département RH est particulièrement plus complexe à gérer car il comporte plusieurs sujets stratégiques pour les entreprises comme, le recrutement, la gestion globale du personnel, la gestion de la paie, les absences et les congés, la formation… Les directions RH doivent être en mesure de piloter l’ensemble de ces sujets et d’avoir une vue en temps réel et à 360 degrés pour répondre à ces différents enjeux.

Les directions utilisent les tableaux RH dans le but de :

• Réaliser un diagnostic précis et à un moment précis de la situation de l’entreprise.
• Communiquer en interne et d’informer l’ensemble des salariés sur des sujets importants.
• Prendre la température du climat social de l’entreprise.
• Préparer et prévoir les stratégies RH de l’entreprise.

Même si cet outil est principalement dédié à la direction RH, les autres membres de la direction ainsi que les responsables peuvent également l’utiliser dans leur activité comme outil d’aide à la décision pour atteindre leurs objectifs.

Que contient un tableau de bord RH ?

La donnée principale d’un tableau de bord est l’indicateur clé de performance (ICP), également souvent nommé dans sa version anglaise Key indicator Performance (KPI). Ce terme fait référence à des données et des informations quantifiables utilisées pour évaluer ou analyser les différentes performances d’une entreprise afin de pouvoir prendre les décisions pour piloter son activité.

Les données sont donc primordiales pour suivre ces indicateurs et disposer d’un tableau de bord efficace et à jour. Sans une stratégie de gestion des données efficace, l’entreprise ne peut pas tirer le plein potentiel de la puissance des tableaux de bord.

Chaque entreprise utilisera son propre tableau de bord RH présentant les indicateurs choisis par la direction et le département RH. Ces KPI seront en rapport direct avec les stratégies et les objectifs fixés. Il est nécessaire de réaliser un important de travail de réflexion pour concevoir le tableau de bord qui correspondra parfaitement aux attentes et aux objectifs RH de l’entreprise.

Comment sont organisés les indicateurs d’un tableau de bord RH ?

Un tableaux de bord RH est paramétrable et son organisation sera différente selon le profil ou les objectifs de l’entreprise. Cependant, nous observons que de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, distinguent 4 principales catégories dans leur tableau de bord RH :

Les aspects financiers des ressources humaines ;

• le climat social ;
• la santé et la sécurité au travail ;
• l’aspect prévisionnel des ressources humaines.

Chaque catégorie peut comprendre un ou plusieurs indicateurs clés de performance choisis pour leur pertinence et leur rapport avec la catégorie en question.

Exemples d’indicateurs clés de performance RH

Voici les indicateurs RH les plus souvent utilisés par les entreprises dans leur tableau de bord RH :

• La masse salariale ;
• la qualité de vie au travail (QVT) ;
• la satisfaction et l’engagement des collaborateurs (eNPS) ;
• le turn-over global de l’entreprise ;
• le turn-over des nouveaux salariés ;
• le taux d’absentéisme ;
• les coûts liés à la formation des salariés ;
• le temps lié à la formation des salariés ;
• le temps d’embauche moyen ;
• le taux d’acceptation des propositions d’embauche ;
• le coût moyen lié à un recrutement ;
• le taux de promotion ;
• le chiffre d’affaire par collaborateur ;
• le taux de productivité des salariés.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, chaque entreprise doit choisir les indicateurs clés de performance RH les plus pertinents pour atteindre les objectifs de son département RH. Par exemple, si vous avez l’impression que les absences sont de plus en plus nombreuses dans l’un de vos services, vous pouvez favoriser le suivi du taux d’absentéisme de ce service. Les données chiffrées organisées vous permettront de vérifier votre impression et finalement de prendre des mesures correctives.

Quels sont les avantages apportés par un tableau de bord RH ?

Certaines entreprises ont compris l’importance d’utiliser des tableaux de bord RH pour piloter leur activité, pouvant leur apporter les bénéfices suivants :

Au niveau de l’entreprise

Assurer son développement et sa croissance : un tableau de bord RH peut participer au développement de l’entreprise en anticipant par exemple les besoins en recrutement, en identifiant certaines compétences recherchées et en améliorant la productivité individuelle ou collective.

Améliorer la réputation et la marque employeur : grâce à un tableau de bord RH efficace, une entreprise peut prendre des décisions éclairées et pertinentes quant à sa stratégie pour réduire le turn-over, améliorer la satisfaction de ses collaborateurs, la qualité de vie au travail ou son taux de promotion interne.

Optimiser la gestion financière: cet outil de pilotage peut améliorer la gestion financière de l’entreprise en identifiant certains postes d’économies ou réductions des coûts liés au recrutement et à la formation ou encore certaines optimisations de sa masse salariale.

Au niveau du département des ressources humaines

Définir et utiliser un tableau de bord RH présente plusieurs intérêts pour un département RH et favorise notamment :

• L’amélioration des politiques RH ;
• des économies sur le budget RH ;
• l’optimisation des processus de recrutement;
• la fidélisation des meilleurs talents.

Les avantages qu’apportent un tableau de bord RH sont nombreux si l’on considère tous les indicateurs RH disponibles. L’enjeu principal pour l’entreprise et son département RH est de correctement identifier les avantages recherchés et de mettre en place les indicateurs pertinents afin de ne pas se perdre dans un tableau trop complexe ou inutilement détaillé.

Comment se lancer avec un tableau de bord RH ?

Il existe différents formats pour concevoir un tableau de bord :

• Les tableurs tels que Microsoft Excel avec sa feuille de calcul ;  
• les tableaux de bord personnalisables en ligne (sur le cloud) ;
• le logiciel SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) intégrant des tableaux de bord RH.

Le choix du format dépend des compétences techniques internes en matière de développement et de gestion des données ainsi que du budget disponible en interne pour cet outil. Les tableurs sont moins coûteux et rapidement accessibles, mais il est indispensable d’en maîtriser l’utilisation (notamment si elle est partagée entre plusieurs équipes ou personnes) pour s’assurer que les données soient à jour et fiables. Les logiciels proposés par des sociétés spécialisées sont souvent plus efficaces et dignes de confiance et facilitent la collaboration, mais présentent le plus souvent un coût plus important.

Un outil de gestion des données efficace pour un tableau de bord RH efficace

Comme vous l’avez compris, un bon tableau de bord a besoin de données de qualité. Il est donc important d’avoir un outil dédié à la gestion des données qui pourra gérer les points suivants :

• Centraliser les données au sein d’une base de données ;
• collecter les données ;
• extraire des données ;
• analyser les données ;
• créer des indicateurs clés de performance ;
• sécuriser les données.

Il est également crucial que vos données soit à jour pour tirer tout le potentiel de votre tableau de bord RH.

Pour mieux comprendre les tendances de votre gestion RH et identifier les points d’amélioration nécessaires pour réduire le turn-over, fidéliser vos salariés ou mieux maîtriser vos coûts RH, un tableau de bord bien pensé peut s’avérer une aide particulièrement précieuse. Définissez vos objectifs et suivez les bons indicateurs, vous pourrez ainsi rationnaliser et améliorer vos résultats.